دریافت ایزو و پیاده‌سازی الزامات آن می‌تواند تأثیری چشمگیر بر افزایش بهره‌وری یک سازمان داشته باشد. استانداردهای ایزو با تمرکز روی بهبود مستمر فرایندها، بهینه‌سازی عملکرد سیستم و تضمین کیفیت و سلامت خدمات یا محصولات موجب پیشرفت و گسترش کسب‌وکار شما می‌شوند. همچنین جلب اعتماد مشتریان، سهامداران و شرکای تجاری را به‌همراه دارند. در ادامه این مقاله با گواهینامه‌های ایزو و شرایط و مراحل دریافت آن‌ها آشنا می‌شویم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
ایزو؛ سازمان بین‌المللی استاندارد
سازمان بین‌المللی استاندارد یا ایزو (ISO) سازمانی است مستقر در ژنو سوئیس. این سازمان وظیفه تدوین استانداردهایی در سطح بین‌المللی برای صنایع و کسب‌وکارهای فعال در حوزه‌های مختلف را برعهده دارد. سازمان بین‌المللی استاندارد در حال حاضر با ۱۶۴ عضو از کشورهای مختلف، از جمله ایران، درحال فعالیت است. این سازمان با هدف تدوین استانداردهایی برای تضمین کیفیت محصولات و خدمات، ایمنی کارکنان، حفاظت از محیط‌زیست و غیره به فعالیتش ادامه می‌دهد.
دریافت ایزو برای کسب‌وکارهای کوچک
گاهی مدیران کسب‌وکارهای کوچک و تازه‌تأسیس گمان می‌کنند دریافت ایزو مختص صنایع بزرگ و گسترده است. اما اخذ گواهینامه ایزو به پیشرفت همه کسب‌وکارها، در هر رده‌ای و هر سطح گستردگی‌ای کمک می‌کند.
به کسب‌وکارهای کوچک پیشنهاد می‌شود ابتدا استانداردهای پایه مانند ایزو ۹۰۰۱، ایزو ۴۵۰۰۱ و یا پکیج کامل گواهینامه IMS را اخذ کنند. اخذ استانداردها پایه به پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت کارآمد، کاهش ریسک‌های زیست‌محیطی و خطرات تهدیدکننده سلامت و ایمنی کارکنان کمک می‌کند.
اگر در برنامه‌ریزی برای آینده کسب‌وکار خود دنبال رسیدن به اهداف زیر هستید، دریافت ایزو می‌تواند به کمک شما بیاید:
- شرکت در مناقصات بین‌المللی یا مناقصات داخلی بزرگ
- ورود به بازار جهانی و صادرات محصول
- شرکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی
- طراحی برنامه‌ای مدون جهت ارتقای سیستم‌های مدیریتی
- جلب رضایت مشتری و سایر ذی‌نفعان
- اعتمادسازی برای مشتریان و سهامداران
- تبدیل نام تجاریتان به یک برند معتبر و شناخته شده
هزینه دریافت گواهینامه ایزو چقدر است؟
هزینه دریافت ایزو برای یک سازمان به عوامل متعددی مثل نوع گواهینامه موردنظر، حجم و پیچیدگی فعالیت‌های سازمان، تعداد کارمندان و واحدها، تعداد شرکت‌ها یا کارگاه‌های زیرمجموعه، نوع محصول تولیدی و غیره بستگی دارد. به همین دلیل اعلام هزینه گواهینامه ایزو بدون بررسی سازمان مورد نظر کار دشواری است.
برخی مراجع صدور برای کمک به مشتریان در تصمیم‌گیری، برای شرکت‌های کوچک و متوسط، قیمت‌های پایه استانداردهای ایزو را در سایت‌ها یا کانال‌های ارتباطی خود اعلام کرده‌اند. اما شرکت‌های بزرگ (با پرسنل حدوداً بیشتر از ۱۰۰ نفر) باید فرم اطلاعات شرکت را پر کنند و به مرجع صدور مورد نظرشان تحویل بدهند تا قیمت دقیق صدور گواهینامه مورد نظر به آن‌ها اعلام شود.
شرایط دریافت ایزو و بهره‌مندی از مزایای آن
دریافت گواهینامه ایزو شرایط خاص و دشواری ندارد. همین که شما مراحل دریافت ایزو را که در بخش بعد بیان خواهیم کرد طی کنید، واجد شرایط اخذ گواهینامه ایزو می‌شوید. با دریافت گواهینامه‌های ایزو و پیاده‌سازی الزامات آن‌ها، مدیریت سیستم مؤثرتر، مطمئن‌تر و با صرفه‌جویی در وقت، هزینه و نیروی انسانی انجام می‌شود. علاوه بر این نظارت بر بخش‌های مختلف و شناسایی و حل مشکلات نیز ساده‌تر و با هزینه و ریسک کم‌تر انجام می‌شود.
توجه داشته باشید صرف دریافت ISO برای بهره‌مندی از مزایای این گواهینامه‌ها کافی نیست. برای بهره‌مندی از مزایای استانداردهای ایزو، باید بعد از اخذ گواهینامه، بر اساس دستورالعمل‌های پیشنهادی استاندارد اقدام به پیاده‌سازی الزامات کنید.
مراحل دریافت ایزو
گواهینامه‌های ایزو به تمام جنبه‌های کسب‌وکار، از جمله فروش و بازاریابی، برنامه‌ریزی استراتژیک، مشارکت و تعهد کارکنان و غیره نظارت دارند. همچنین کسب‌وکار شما را برای ورود به بازارهای گسترده‌تر آماده می‌کند. این گواهینامه‌ها طی چند مرحله ساده صادر می‌شوند که عبارت‌اند از:
- آماده‌سازی و تخصیص منابع
- پیش‌ممیزی و تجزیه و تحلیل مشکلات
- انتخاب مرجع صدور معتبر
- ممیزی و صدور گواهینامه
در ادامه هر یک از این مراحل را بررسی می‌کنیم.
مرحله اول
همان‌طور که گفتیم هر یک از استانداردهای ایزو متشکل از الزاماتی متعدد هستند. در مرحله اول دریافت ایزو، شرکت باید برای پیاده‌سازی این الزامات آماده شود. همچنین شرایط اجرایی کردن دستورالعمل‌های مربوطه را فراهم و هزینه‌های پیش‌بینی شده را تأمین کند.
مرحله دوم
این مرحله از دریافت گواهینامه ایزو خود شامل سه گام مهم است. اول این که کارشناسان واحدها، فعالیت‌ها و فرایندهای سازمان را مطالعه و بررسی می‌کنند. هدف از انجام این کار تخمین میزان انطباق روش‌های اجرایی حال حاضر سازمان با دستورالعمل‌های استاندارد مورد است. پس از رسیدن به نتیجه، در صورت نیاز برنامه‌ریزی جهت تغییر فرایندها آغاز می‌شود.
گام دوم آموزش کارکنان است. تک‌تک کارکنان باید برای اجرای دستورالعمل‌ها آماده و به اهمیت آن‌ها آگاه باشند. گام سوم، نظارت بر اجرای درست دستورالعمل‌ها و تهیه مستنداتی از این مراحل است. مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند انتخاب کنند که تیمی از کارمندهای خود مجموعه این مسئولیت را بر عهده بگیرند یا برای انجام این کار به طور موقت یک ممیز یا مشاور ایزو استخدام کنند.
مرحله سوم
سازمان بین‌المللی استاندارد کار صدور گواهینامه‌های ایزو را بر عهده مراجع صدور (Certify Body) یا به اختصار CBها گذاشته است، در مرحله سوم شما باید یک مرجع صدور مطمئن پیدا کنید. متاسفانه این روزها برخی افراد سودجو اقدام به تاسیس دفاتر جعلی صدور ایزو کرده‌اند. چون این دفاتر چون جزو مراجع معتبر نیستند و مجوز صدور گواهینامه‌های ایزو را ندارند، گواهینامه‌های صادر شده توسط آن‌ها جعلی و فاقداعتبار است و می‌تواند به شهرت کسب‌وکار شما لطمه بزند. پس شما قبل از ثبت تقاضای دریافت ایزو، باید حتما مرجع صدور موردنظرتان را مطابق مراحلی که در مقاله استعلام گواهینامه ایزو توضیح داده‌ایم، اعتبار‌سنجی کنید.
مرحله چهارم
پس از طی این مراحل، کارشناسانی از مرجع صدور مورد نظرتان برای انجام ممیزی در سازمان حضور می‌یابند و فرایندهای تولید شما را برای اطمینان از رعایت دستورالعمل‌ها بررسی و در صورت مطابقت آن‌ها با الزامات استاندارد مورد نظر، گواهینامه را صادر می‌کنند. البته این مرحله مختص برخی گواهینامه‌های حساس است و در حالت کلی فقط با ارائه مستنداتی از جانب شما مبنی بر پیاده‌سازی الزامات، گواهینامه صادر و برای شما ارسال می‌شود و می‌توانید به راحتی از مزایای آن بهره ببرید.
جمع‌بندی
دریافت ایزو نشانه انطباق با استانداردهای جهانی است و اعتماد مشتری را جلب و مبادلات بین‌المللی کالا و خدمات را آسان می‌کند و سبب توسعه همکاری‌های تجاری می‌شود. دریافت گواهینامه ایزو مختص صنایع، کارخانه‌ها و شرکت‌های تولیدی بزرگ و گسترده نیست؛ اخذ گواهینامه ایزو به پیشرفت همه کسب‌وکارها، در هر رده‌ای و با هر تعداد کارمندی کمک می‌کند. فقط باید توجه داشته باشید صرف دریافت ISO برای بهره‌مندی از همه مزایای آن کافی نیست و به این منظور باید بعد از اخذ گواهینامه، اقدام به پیاده‌سازی الزامات و تنظیم فرایندها بر اساس دستورالعمل‌های پیشنهادی گواهینامه بکنید.
سوالات متداول
در این مقاله بررسی کردیم که استانداردهای ISO در بسیاری از حوزه‌ها و صنایع از جمله مدیریت کیفیت، محیط زیست، ایمنی و بهداشت حرفه‌ای، امنیت اطلاعات و سیستم مدیریت اطلاعات استفاده می‌شوند و دریافت آن‌ها در بسیاری از صنایع و قوانین کشورها ضروری است. در ادامه به برخی از سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:
دریافت گواهینامه ISO برای همه شرکت‌ها ضروری نیست و به عوامل مختلفی مانند نوع فعالیت شرکت، نیازهای بازار، الزامات قانونی و میزان تمایل شرکت به بهبود عملکرد و کیفیت بستگی دارد.
عملیات اخذ گواهینامه ISO معمولا زمان بر است و نیازمند مراحلی از جمله بررسی مجموعه و پیاده‌سازی سیستم استاندارد است. اما در شرایط استثنایی و در مواردی که شرکت به صورت فوری به این گواهینامه نیاز دارد، می‌توان تلاش کرد تا روند اخذ را تسریع کرد.
هزینه دریافت گواهینامه ISO برای یک شرکت متناسب با اندازه و نوع فعالیت شرکت، استانداردهای مورد نظر و منطقه جغرافیایی متغیر است.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
