صدور ایزو (صدور گواهینامه ایزو) به مشتری‌ها و شرکای تجاری یک کسب‌وکار اطمینان می‌دهد مجموعه موردنظر سیستم‌های مدیریتی مؤثر مانند سیستم مدیریت کیفیت، امنیت اطلاعات و بهداشت و ایمنی شغلی را پیاده‌سازی کرده است و محصولات و خدماتی هم‌تراز با استانداردهای جهانی ارائه می‌دهد. برای اخذ ایزو باید در نظر داشته باشید خود سازمان ایزو برای استانداردهایی که منتشر می‌کند، گواهینامه صادر نمی‌کند. این سازمان وظیفه صدور گواهینامه ایزو را برعهده مراجع صدور که زیر نظر یک نهاد اعتباربخشی بین‌المللی فعالیت دارند، قرار داده است.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
- ایزو چیست؟
- ضرورت صدور ایزو برای کسب و کارها
- برای صدور گواهینامه ایزو به کجا مراجعه کنیم؟
- صدور گواهینامه ایزو در شش مرحله
- شرایط اخذ گواهینامه ایزو چیست؟
- مدارک لازم برای اخذ ایزو شامل موارد زیر است:
- نحوه اخذ فوری ایزو معتبر
- هزینه صدور گواهینامه‌های ایزو
- نحوه تمدید گواهینامه ایزو
- نکات کلیدی برای صدور گواهینامه ایزو
- جمع‌بندی
- سوالات متداول
- از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
ایزو چیست؟
ایزو چیست؟ حتما تابه‌حال نام ایزو را شنیده‌اید یا نشان آن را روی بسته‌بندی کالاهای مختلف و یا در اسناد شرکت‌های طرف قرارداد دیده‌اید، اما ممکن است با سازمان ایزو و گواهینامه‌های آن آشنایی کافی نداشته باشید. قبل از پرداختن به مبحث صدور ایزو، مختصر توضیحی درباره خودِ ایزو می‌دهیم تا بتوانید با آگاهی بیشتر درباره اخذ گواهینامه‌های این سازمان تصمیم بگیرید.
ایزو نام یک سازمان بین‌المللی غیردولتی مستقر در ژنو سوئیس است. این سازمان مسئولیت تدوین و انتشار استانداردهایی برای یکسان‌سازی فرایند تولید محصول و ارائه خدمات در صنایع گوناگون را برعهده دارد. گواهینامه‌ها یا نشان‌هایی که پیروی از استانداردهای صادر شده توسط این سازمان را تایید می‌کنند، گواهینامه یا نشان ایزو نام دارند. در ادامه درباره ضرورت اخذ این گواهینامه‌ها و پروسه صدور آن‌ها صحبت خواهیم کرد.
ضرورت صدور ایزو برای کسب و کارها
مدیران هر کسب‌وکاری در آغاز مسیر به این که روزی نام تجاری‌شان به عنوان برندی معتبر شناخته شود، می‌اندیشند. پیش از هر چیزی، برای اینکه به این سطح از موفقیت برسید باید محصولات و خدمات باکیفیت و مطابق با انتظار مصرف‌کننده ارائه دهید. صدور ایزو و پیاده‌سازی الزامات آن، نقشهای است که مسیر دستیابی به این مهم را به کسبوکارها نشان می‌دهد.
با پیروی از دستورالعمل‌های گواهینامه‌های ایزو تک‌تک مراحل و فرایندهای اجرایی در پروسه تولید محصولات یا ارائه خدمات، مورد بررسی و درصورت لزوم، اصلاح قرار خواهند گرفت. این موضوع تاثیر بسزایی بر ارتقای سطح کیفی محصولات و خدمات و به دنبال آن جلب رضایت مشتریان خواهد داشت.
علاوه بر این، روزبه‌روز تقاضا برای کالاهای دارای نشان ایزو بیشتر می‌شود. همچنین، با درج این نشان روی محصولات، ارزش خرید آن‌ها حداقل ۳۰ درصد افزایش پیدا می‌کند و کسبوکارها مجوز شرکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی را نیز دریافت می‌کنند.
برای صدور گواهینامه ایزو به کجا مراجعه کنیم؟
از کجا ایزو بگیریم؟ بسیاری از مدیران و مسئولین کسبوکارها تصور می‌کنند صدور ایزو به صورت مستقیم توسط سازمان بین‌المللی استاندارد (ایزو) انجام می‌شود. این تصور اشتباه باعث می‌شود فکر کنند پروسه صدور گواهینامه ایزو، دشوار و زمان‌بر و پرهزینه است؛ در صورتی که سازمان بین‌المللی استاندارد (ایزو) فقط مسئول تدوین استانداردها و الزامات آن‌ها است و مسئولیت صدور گواهینامه‌ها و تأیید پیاده‌سازی دستورالعمل‌ها را به مراجع صدور که نماینده‌هایش در کشورهای عضو هستند، واگذار کرده است.
مرجع صدور ایزو یک شخص ثالث مستقل است که زیر نظر یک نهاد اعتباربخشی بالادستی فعالیت می‌کند و با صدور گواهینامه برای یک سازمان رعایت استانداردهای تعیین شده توسط سازمان ایزو را در سازمان موردنظر تأیید می‌کند.
صدور گواهینامه ایزو در شش مرحله
مزایای بسیار پیاده‌سازی استانداردهای ایزو کسبوکارها را به این استانداردها علاقه‌مند کرده است. سازمان بین‌المللی ایزو، استانداردهای بسیاری در زمینه‌های مختلف منتشر کرده است که همه صنایع و فعالیت‌های تجاری و غیرتجاری را پوشش می‌دهند. صدور ایزو برای یک مجموعه کار پیچیده‌ای نیست؛ کسب‌وکارهای علاقه‌مند می‌توانند با طی کردن شش مرحله زیر گواهینامه ایزو خود را دریافت کنند:
- آماده‌سازی و تخصیص منابع
- پیش‌ممیزی و تجزیه و تحلیل مشکلات
- توسعه و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت مناسب
- انجام یک ممیزی داخلی
- انتخاب یک نهاد اخذ ایزو معتبر
- صدور گواهینامه
در ادامه هر یک از این مراحل را توضیح می‌دهیم.
مرحله ۱: آماده‌سازی و تخصیص منابع
اگر می‌خواهید گواهینامه ایزو بگیرید، ابتدا باید پشتیبانی مدیر ارشد شرکت خود را جلب و منابع مالی موردنیاز را آماده کنید. تیم مدیریت باید متعهد شود تمام منابع موردنیاز برای صدور گواهینامه و پیاده‌سازی الزامات آن را فراهم کند. می‌توانید برای تخمین منابع مالی موردنیاز برای انجام تعهدات استاندارد، با کارشناسان یک مرجع صدور معتبر مشورت کنید.
مرحله ۲: پیش‌ممیزی و تجزیه‌وتحلیل مشکلات
شناسایی و تجزیه و تحلیل مشکلات یکی از مراحل ضروری صدور ایزو است. این ارزیابی اولیه به شما کمک می‌کند تا از اشکالات موجود در سیستم مدیریت فعلی خود و همچنین میزان انطباق کسب‌وکارتان با الزامات استاندارد و اقدامات لازم برای تکمیل این انطباق مطلع شوید.
برای انجام پیش‌ممیزی می‌توانید از کارشناسان داخلی شرکت خودتان کمک بگیرید یا در صورت نیاز یک نیروی ممیز از شرکت مشاور موردنظرتان استخدام کنید. در پیش‌ممیزی باید نحوه پیاده‌سازی الزامات گواهینامه موردنظر را هم بررسی و هزینه‌های هر مرحله را برآورد کنید.
مرحله ۳: توسعه و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت مناسب
در ادامه باید یک سیستم جامع از راه‌حل‌هایی برای تمام مشکلات کشف شده در مرحله قبلی ایجاد کنید. ایجاد این سیستم مدیریت می‌تواند شامل معرفی فرایندها و رویه‌های کنترلی جدید، ارائه مسئولیت‌های جدید به کارکنان، ساختاردهی سیاست‌های موردنیاز و غیره باشد. سپس باید برای پیاده‌سازی این سیستم و عملیاتی‌کردن آن، برای کارکنان‌تان جلسات آموزشی برگزار و آن‌ها را با نقشهای جدیدشان آشنا کنید.
مرحله ۴: انجام یک ممیزی داخلی
قبل از اینکه برایصدور ایزو درخواست بدهید، باید مطمئن شوید که سیستم مدیریت پیاده‌سازی شده تمام الزامات استاندارد موردنظر را برآورده می‌کند. حسابرسی داخلی بسیار مهم است و باید توسط تواناترین کارشناسان شرکت شما که دانش و بینش لازم را در مورد سیستم‌های مدیریت دارند، انجام شود. همچنین می‌توانید برای انجام ممیزی داخلی، از ممیزهای واجد شرایط و متخصصی که مرجع صدورتان به‌عنوان یک شخص ثالث به شما معرفی می‌کند، کمک بگیرید.
نتایج ممیزی داخلی اهمیت بسیاری در صدور گواهینامه دارد. همچنین هنگامی که یک ممیزی داخلی کامل انجام می‌دهید، شما از وضعیت انطباق مجموعه خود با سیستم مدیریت طراحی شده مطلع خواهید شد و متوجه می‌شوید کدام الزامات را کاملاً برآورده کرده‌اید و کدام الزامات را تا حدی برآورده کرده یا اصلاً برآورده نکرده‌اید؛ بنابراین، بر اساس گزارش حسابرسی می‌توانید اقدامات اصلاحی لازم را برای رفع کلیه موارد عدم انطباق مشخص کنید.
مرحله ۵: انتخاب یک مرجع صدور ایزو معتبر
سازمان بین‌المللی استاندارد توصیه می‌کند پیش ازاینکه برای دریافت گواهینامه ایزو درخواست بدهیم، اعتبار مرجع صدور موردنظر خود را بررسی کنیم؛ چرا که گذراندن یک فرایند دقیق صدور گواهینامه به سود خود کسبوکارها خواهد بود.
برای اینکه از اعتبار مراجع صدور مطمئن شویم ابتدا باید تصویر یک گواهینامه نمونه از آن‌ها درخواست و سپس مشخصات مرجع صدور و مرجع اعتباردهی آن را از روی گواهینامه پیدا کنیم. در نهایت باید به وب‌سایت مرجع اعتباردهی مراجعه و نام مرجع صدور موردنظر خود را جستجو کنیم. اگر نام مرجع صدور در لیست نهاد اعتباردهی ثبت نشده باشد، گواهینامه‌های صادر شده توسط این مجموعه معتبر نیستند. برای دریافت اطلاعات تکمیلی دراین‌باره می‌توانید مقاله «استعلام گواهینامه ایزو» را مطالعه کنید.
مرحله ۶: صدور گواهینامه
برای صدور برخی گواهینامه‌های حساس، مرجع صدور انتخابی یک ممیز را به مجموعه شما ارسال می‌کند. ممیز سیستم مدیریت شما را برای اطمینان از برآورده‌شدن تمام الزامات گواهینامه موردنظر ارزیابی می‌کند و نظرات خود را در مورد هرگونه نارسایی که در سیستم مشاهده شده و باید برطرف شود، به اشتراک می‌گذارد.
پس از اینکه کارآمدی سیستم مدیریت و سازگاری آن با استاندارد موردنظر را ثابت کردید، گواهینامه ایزو را برای شما صادر می‌کنند. این گواهینامه سه سال اعتبار دارد و پس از آن، باید برای تمدید اقدام کنید. همچنین برای حفظ انطباق با ایزو در طولانی‌مدت، می‌توانید ممیزی‌های داخلی دوره‌ای انجام دهید.
شرایط اخذ گواهینامه ایزو چیست؟
برای اخذ گواهینامه ایزو، سازمان‌ها باید معیارهای استانداردسازی مشخصی را رعایت کنند. این معیارها شامل اجرای یک سیستم مدیریت منسجم، تطابق با قوانین محلی و بین‌المللی، آموزش کارکنان برای درک الزامات استاندارد و ارزیابی مستمر فرایندها می‌شود. همچنین، سازمان‌ها باید توانایی مستندسازی تمامی فرایندها را داشته باشند و بتوانند اقدامات اصلاحی لازم را برای بهبود کیفیت خدمات و محصولات خود انجام دهند. این اقدامات به کسب اطمینان در دستیابی به استانداردهای ایزو و دریافت موفقیت‌آمیز گواهینامه کمک می‌کنند.
مدارک لازم برای اخذ ایزو شامل موارد زیر است:
- مستندات فرایندها: جزئیات مراحل اجرای هر فرایند در سازمان
- دستورالعمل‌های اجرایی: توضیح گام‌به‌گام نحوه انجام فعالیت‌ها
- سیاست‌های مدیریت کیفیت: بیان اهداف و رویکردهای کیفیت در سازمان
- گزارش‌های ارزیابی داخلی: نتایج بررسی‌های دوره‌ای داخلی برای ارزیابی انطباق با استاندارد
- فرم‌های پیگیری اقدامات اصلاحی: مدارک مربوط به اقدامات انجام‌شده برای رفع عدم انطباق‌ها
- چارت سازمانی: نمایش ساختار و سلسله‌مراتب سازمان
- سوابق آموزش کارکنان: مستندات دوره‌ها و آموزش‌های برگزارشده برای کارکنان
- نتایج ارزیابی ریسک: تحلیل خطرات و برنامه‌ریزی برای کاهش آن‌ها
نحوه اخذ فوری ایزو معتبر
برای اخذ فوری گواهینامه ایزو، ابتدا باید استاندارد مناسب را انتخاب کرده و با یک مشاور معتبر در این زمینه همکاری کنید. پس از انجام ارزیابی داخلی سریع برای شناسایی نقاط ضعف، مستندسازی فرایندها و تهیه دستورالعمل‌های لازم را آغاز کنید. همچنین، آموزش‌های فوری به کارکنان برای رعایت الزامات استاندارد ضروری است. در نهایت، با هماهنگی یک نهاد معتبر برای ممیزی نهایی، می‌توانید گواهینامه ایزو را در کوتاه‌ترین زمان ممکن دریافت کنید.
هزینه صدور گواهینامه‌های ایزو
تا قبل از بررسی یک سازمان، نمی‌توان درباره هزینه صدور ایزو صحبت کرد؛ زیرا عواملی مثل تعداد کارکنان، تعداد واحدها و زیرمجموعه‌های فعال، تعداد فرایندهای اجرایی و پیچیدگی آن‌ها و غیره، همگی بر هزینه صدور گواهینامه‌های ایزو تاثیر دارند. همچنین هزینه صدور گواهینامه‌های مختلف ایزو، با توجه به میزان پیچیدگی و گستره نظارت آن‌ها متفاوت است.
اما در مجموع می‌توان گفت هزینه صدور از مراکز معتبر، بسته به کیفیت و اعتبار مرجع صدور، از ۵.۰۰۰.۰۰۰ تا ۲۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان متغیر است.
البته مراجع صدور معمولا برای راحتی کار مشتریان، اقدام به اعلام قیمت پایه برای هریک از گواهینامه‌های ایزو می‌کنند. اما شما در مجموعه خود بیش از ۱۰۰ نفر پرسنل دارید، می‌توانید درخواست مشاوره رایگان بدهید. کارشناسان ما در طی مشاوره علاوه بر راهنمایی کامل، هزینه دقیق صدور ایزو مورد نظر را نیز برایتان محاسبه خواهند کرد.
نحوه تمدید گواهینامه ایزو
اعتبار گواهینامه‌های ایزو معمولاً ۳ساله است، اما نیازمند تمدیدهای مراقبتی سالانه است. برای تمدید گواهینامه ایزو، اقدامات زیر ضروری است:
ابتدا باید از موعد تمدید مراقبتی اطلاع داشته باشید؛ سازمان‌های صادرکننده گواهینامه ایزو معمولاً قبل از تاریخ انقضا به شما یادآوری می‌کنند.
۱.برنامه‌ریزی برای ارزیابی مجدد: در هر دوره سالانه، سازمان‌ها باید یک ممیزی داخلی کامل انجام دهند. این ممیزی به‌منظور بررسی رعایت مستمر استانداردهای ایزو و شناسایی نقاط قابل‌بهبود انجام می‌شود.
۲.انجام ممیزی توسط یک ممیز مستقل: برای تمدید، لازم است از یک شرکت صدور گواهینامه معتبر درخواست ممیزی مستقل کنید. این ممیزی مراقبتی از سازمان، عملکرد، فرایندها و مستندات را ارزیابی کرده و از تطابق مداوم با الزامات ایزو اطمینان حاصل می‌کند.
۳.آماده‌سازی و ارائه مدارک به‌روز: مستندات مربوط به فرایندهای داخلی، سوابق بازبینی‌ها و تغییرات انجام‌شده باید به‌روز و آماده باشند. این مدارک اثبات رعایت الزامات استاندارد و بهبودهای اجرایی سازمان را ارائه می‌دهند.
۴.ثبت درخواست تمدید با سازمان صادرکننده: پس از آماده‌سازی مدارک و گذراندن موفقیت‌آمیز ممیزی، می‌توانید درخواست تمدید گواهینامه را به شرکت صادرکننده ارسال کنید. این مرحله معمولاً شامل ارائه گزارش ممیزی و پرداخت هزینه‌های تمدید است.
انجام دقیق این مراحل به سازمان کمک می‌کند تا اعتبار گواهینامه خود را حفظ کرده و از انطباق مداوم با استانداردهای ایزو اطمینان حاصل کند.
نکات کلیدی برای صدور گواهینامه ایزو
برای صدور گواهینامه ایزو، سازمان‌ها باید چند مرحله مهم را طی کنند تا به استانداردهای بین‌المللی ایزو دست یابند و نشان دهند که فرایندهایشان با معیارهای کیفی و مدیریتی هماهنگ است. در اینجا، نکات کلیدی و مراحلی که می‌تواند این مسیر را هموارتر کند، آورده شده است:
آمادگی کامل سازمان: اطمینان حاصل کنید که فرایندها، منابع و کارکنان با الزامات ایزو هم‌راستا هستند.
گرفتن مشاور ایزو: همکاری با یک مشاور ایزو می‌تواند به بهبود فرایندها و تسهیل در پیاده‌سازی استاندارد کمک کند.
تعیین نماینده مدیریت برای نظارت بر فرایند ایزو: فردی را به‌عنوان مسئول نظارت بر مراحل اخذ و اجرای ایزو تعیین کنید تا هماهنگی بیشتری حاصل شود.
جمع‌بندی
اخذ گواهینامه‌های ایزو و پیاده‌سازی الزامات آن‌ها موجب افزایش رضایت مشتری، صرفه‌جویی در زمان، هزینه و تعداد پرسنل و گسترش کسب‌وکار می‌شود. ابتدا باید با راهنمایی مشاوران مرجع صدور موردنظرتان مشخص کنید کدام یک از استانداردهای ISO برای کسب‌وکار شما مناسب و کاربردی است. پس از آن با طی کردن مراحل مقابل صدور ایزو برای شما انجام می‌شود: آماده‌سازی و تخصیص منابع، پیش‌ممیزی و تجزیه و تحلیل مشکلات، توسعه و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت مناسب، انجام یک ممیزی داخلی، انتخاب یک مرجع صدور معتبر، صدور گواهینامه.
سوالات متداول
در این مقاله بررسی کردیم که صدور استانداردها و گواهینامه‌های ISO اهمیت بسیاری در جوامع صنعتی و تجاری دارد. این استانداردها مبتنی بر بهترین عملکردها و تجارب جهانی است و باعث می‌شوند که سازمان‌ها به طور مداوم بهبود کیفیت و کارایی خود را مورد بررسی قرار دهند. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:
گواهی ISO نشانگر این است که یک سازمان، شرکت یا سیستم مدیریت، الگوها و روش‌های مورد استفاده خود را با استانداردهای مربوطه سازمان بین‌المللی استانداردسازی هماهنگ کرده است.
دریافتISO به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهبود عملکرد خود را تضمین کنند، ریسک‌ها را کاهش دهند، مشتریان بین‌المللی را جذب کنند و اعتماد مشتریان خود را افزایش دهند.
برخی مدارک اخذ ایزو برای دریافت گواهینامه‌های ایزو مختلف، منحصر به استاندارد مورد نظر هستند و برخی مدارک عمومی‌ترند و ارائه آن‌ها برای دریافت هر کدام از گواهینامه‌های ایزو الزامی است.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
