نحوه اخذ ایزو معمولا یکی از مباحث مورد سوال بسیاری مدیران و موسسان کسبوکارهای کوچک و بزرگ است. گواهینامههای ایزو (ISO) یکی از مهمترین استانداردهای جهانی برای کیفیت و مدیریت هستند. این گواهینامهها به سازمانها کمک میکند فرآیندهای خود را بهبود بدهند و برای ورود به بازارهای گستردهتر آماده شوند. بر خلاف تصور عموم مردم، اخذ این گواهینامهها به هیچ عنوان دشوار و پرهزینه نیست. در این مقاله به نحوه اخذ گواهینامه ایزو میپردازیم و تمام نکات مورد نیاز برای دریافت این گواهینامهها را بیان میکنیم.
آنچه در این مطلب میخوانید:
- اخذ ایزو برای شرکتها
- نحوه اخذ ایزو برای شرکتها
- استانداردهای ایزو برای چه کسبوکارهایی مناسب هستند؟
- گواهینامه ایزو برای شرکتها چیست؟
- مراحل اخذ گواهینامه ایزو
- شرکتها به چه گواهینامههای ایزو نیاز دارند؟
- حفظ گواهینامه ایزو
- مدارک لازم برای اخذ گواهینامههای ایزو
- انتخاب مرجع صدور
- هزینه دریافت گواهینامه ایزو چقدر است؟
- چرا دریافت گواهینامه ایزو برای شرکتها مهم است؟
- شرایط لازم برای اخذ گواهینامه ایزو چیست؟
- جمعبندی
- سوالات متداول
- از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اخذ ایزو برای شرکتها
اخذ گواهینامه ایزو نشان میدهد یک سازمان توانسته است استانداردهای تعیین شده توسط سازمان بینالمللی استاندارد را رعایت کند. این استانداردها برای موارد مختلفی از کیفیت محصولات گرفته تا مدیریت موثر منابع و انرژی مورد استفاده قرار میگیرند. نحوه اخذ ایزو بسیار ساده است و دریافت آن نشاندهنده تعهد سازمان به ارائه محصولات و خدمات، با کیفیتی در سطح ایدهآلهای جهانی است و میتواند به سازمانها در جلب اعتماد مشتریان کمک کند.
نحوه اخذ ایزو برای شرکتها
برای اخذ ایزو، شرکتها باید مسیری پر پیچ و خم را طی کنند. اول از همه، باید تصمیم بگیرند کدام نوع ایزو برای آنها مناسب است. بعد، یک تیم داخلی تشکیل میدهند که روی این پروژه کار کنند. حالا نوبت ارزیابی وضع موجود است – یعنی بررسی کنند الان کجا ایستادهاند و چقدر با استانداردها فاصله دارند. بعد از آن، باید سیستمها را با الزامات ایزو تطبیق بدهند، که شامل بهبود فرآیندها و مستندسازی همه چیز است.
یک مرحله مهم دیگر، آموزش کارکنانه تا همه بدانند باید چه کارهایی انجام بدهند. وقتی همه چی آماده شد، یه ممیزی داخلی انجام میدهند تا مطمئن بشن همه چیز طبق برنامه پیش میره. در نهایت، یه شرکت گواهیدهنده ممیزی خارجی رو انجام میدهد. اگه همه چیز خوب پیش برود، شرکت گواهینامه ایزو را دریافت میکند.
استانداردهای ایزو برای چه کسبوکارهایی مناسب هستند؟
سازمان بینالمللی استاندارد تاکنون هزاران استاندارد در زمینههای گوناگون تدوین کرده است که الزامات کیفیت در انواع صنایع را پوشش میدهند. علاوه بر این استانداردهای تخصصی، این سازمان استانداردهایی عمومیتر هم برای بهبود سیستمهای مدیریتی مختلف در کسبوکارها ارائه کرده است که میتوانند برای تمامی سازمانهای کوچک و بزرگ مناسب باشند.
پس استانداردهای این سازمان به یک صنعت یا حرفه بهخصوص، اختصاص ندارند و شما در هر صنعت یا کسبوکاری که فعال باشید، میتوانید گواهینامههای این سازمان را دریافت کنید و به دنبال آن، در مسیر پیشرفت قدم بگذارید.
گواهینامه ایزو برای شرکتها چیست؟
گواهینامه ایزو مدرکی است که نشان میدهد یک شرکت استانداردهای بینالمللی مدیریت کیفیت و ایمنی را رعایت کرده است. این استانداردها توسط سازمان بینالمللی استانداردسازی (ISO) تدوین میشوند و هدفشان بهبود کیفیت محصولات و خدمات، افزایش کارایی و ایجاد اعتماد در مشتریان است. شرکتهایی که گواهینامه ایزو دریافت میکنند، میتوانند با بهبود فرآیندهای داخلی، کاهش هزینهها و افزایش رضایت مشتری، در بازار رقابتی موفقتر عمل کنند و همچنین به بازارهای بینالمللی دسترسی بهتری داشته باشند.
مراحل اخذ گواهینامه ایزو
نحوه اخذ ایزو برای کسبوکارهای کوچک و تازهتاسیس، برای سازمانها و شرکتهای بزرگ و گسترده و برای مشاغل آزاد و کارفرمایان مستقل تفاوتهایی با هم دارد؛ با این حال همه این سازمانها برای دریافت ایزو باید شش گام اصلی را طی کنند. با دنبال کردن دقیق این گامها، شما میتوانید به سادگی گواهینامه ایزو را اخذ کنید و از مزایایی مثل جلب اعتماد مشتریان و بهبود عملکرد سازمان، بهره ببرید. در ادامه با این شش گام آشنا میشویم:
گام ۱: تعیین استاندارد مناسب
این گام اولین و مهمترین اقدام برای اخذ گواهینامه ایزو است. ابتدا باید تعیین کنید که سازمان شما به چه استانداردی نیاز دارد. نوع این استانداردها بر اساس حوزه فعالیتهای سازمان و اهداف شما متغیر است. برای مثال، استاندارد ISO 9001 برای مدیریت کیفیت، و استاندارد ISO 14001 برای مدیریت محیط زیست مورد استفاده قرار میگیرد.
گام ۲: پیشممیزی
بعد از تعیین استاندارد، شما باید سازمان خود را برای اخذ گواهینامه آماده کنید. این مرحله شامل شناسایی فرایندهای مورد نیاز جدید یا روشهای بهبود فرآیندها، سیستمها، و دستورالعملهایی است که به اجرای استانداردها کمک میکنند. همچنین باید یک تیم مسئول برای اجرای این اقدامات در نظر بگیرید و بررسی جزئیات نحوه اخذ ایزو و پیادهسازی الزامات گواهینامهها را بر عهده آنها بگذارید.
گام ۳: اجرای تغییرات
در این مرحله، سازمان باید تغییرات مورد نیاز را در فرآیندها، فرهنگ سازمانی، و سیستمهای اطلاعاتی اجرا کند تا با استانداردهای ایزو هماهنگ شود. این تغییرات ممکن است نیاز به آموزش کارکنان داشته باشد و لازم است به طور مستمر پیگیری شود.
گام ۴: ارزیابی و ممیزی
در این مرحله، شما باید تطابق سازمان خود با استانداردهای ایزو را با آزمونها و ارزیابیهای مختلف اثبات کنید. این گام ممکن است شامل برگزاری ممیزیهای داخلی یا بیرونی و گاه انجام ارزیابیهای مستقل توسط سازمانهای صدور گواهینامه باشد.
گام ۵: درخواست گواهینامه
پس از آشنایی با نحوه اخذ ایزو و بعد از اینکه سازمان تطابق خود را با استانداردها اثبات کرد، باید درخواست گواهینامه ایزو را به مرجع صدور گواهینامه ارائه دهید. درخواست شما باید اطلاعاتی مانند نوع استاندارد، دامنه تطبیق و اطلاعات مربوط به سازمان شما از جمله تعداد کارکنان، حوزه فعالیت و غیره را شامل شود.
گام ۶: بررسی نهایی و صدور گواهینامه
مرجع صدور گواهینامه بعد از دریافت درخواست و مدارک و مستندات شما، آنها را بررسی میکند و اگر تشخیص بدهد سازمان شما به استانداردها پایبند است، گواهینامه را صادر میکند. این گواهینامه نشاندهندهی تطابق شما با استانداردهای ایزو و کارآمد بودن سیستمهای مدیریتی شماست.
شرکتها به چه گواهینامههای ایزو نیاز دارند؟
نوع گواهینامه ایزو مورد نیاز هر شرکت به نوع فعالیت و اهداف آن بستگی دارد. در زیر چند نوع رایج ایزو برای شرکتها آمده است:
- ایزو ۹۰۰۱ (مدیریت کیفیت)
این استاندارد برای بهبود کیفیت محصولات و خدمات در تمامی صنایع به کار میرود و کمک میکند شرکتها فرآیندهای خود را بهتر کنترل کنند. - ایزو ۱۴۰۰۱ (مدیریت زیستمحیطی)
شرکتهایی که به دنبال کاهش اثرات زیستمحیطی خود هستند، از این استاندارد استفاده میکنند تا سازگاری خود با محیط زیست را بهبود دهند. - ایزو ۴۵۰۰۱ (مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی)
این ایزو برای شرکتهایی مناسب است که به دنبال بهبود ایمنی کارکنان و کاهش حوادث کاری هستند. - ایزو ۲۷۰۰۱ (مدیریت امنیت اطلاعات)
شرکتهایی که با اطلاعات حساس کار میکنند، مانند سازمانهای فناوری اطلاعات، با اخذ این ایزو میتوانند امنیت اطلاعات خود را تقویت کنند.
حفظ گواهینامه ایزو
گواهینامههای ایزو معمولا تا سه سال اعتبار دارند، اما گاهی لازم است سالی یک بار، ممیزیهای داخلی انجام شود. با انجام ممیزیهای سالانه هم ارزش و اعتبار گواهینامه حفظ میشود و هم کسبوکارها میتوانند به طور مستمر فرایندهای خود را بهبود بدهند و از تمام مزایای این گواهینامهها بهرهمند بشوند. در ادامه، به توضیحاتی در مورد چگونگی حفظ گواهینامه ایزو میپردازیم:
۱. رعایت استانداردها
برای حفظ گواهینامه ایزو، باید رعایت دستورالعملها و الزامات استاندارد مورد نظر را پس از اخذ گواهینامه نیز در دستورکار خود داشته باشید. رعایت این الزامات شامل استفاده مداوم از فرآیندها و سیستمهایی است که برای ایجاد تطابق با استاندارد مورد نظر ایجاد کردهاید.
۲. ممیزیهای داخلی
برای اطمینان از رعایت مداوم استانداردها، باید ممیزیهای داخلی منظمی انجام بدهید. این ممیزیها باید توسط تیم داخلی سازمان یا افراد متخصصی که به این منظور استخدام میکنید انجام شود تا نقاط ضعف و قوت سیستم را شناسایی و آنها را برطرف کنند.
۳. آموزش و آگاهی
کارکنان سازمان باید به طور مستمردر خصوص الزامات و نحوه اخذ ایزو آموزش داده شوند تا با تغییرات در استانداردها و فرآیندهای سازمان آشنا شوند. آگاهی از تغییرات به کارکنان کمک میکند تا در تطابق با استانداردها بهتر عمل کنند.
۴. بهروزرسانی مستندات
مستندات مرتبط با گواهینامه ایزو باید بهروز باشند. هر تغییر در فرآیندها و سیستمها باید در مستندات ثبت شود تا تطابق با استانداردها حفظ شود.
۵. مرتبسازی سوابق
سوابق مرتبط با گواهینامه ایزو باید به دقت نگهداری شوند. این شامل سوابق ممیزیها و همچنین اطلاعات مرتبط با تغییرات و بهبودهاست.
۶. پیگیری نقاط ضعف
در صورتی که نقاط ضعفی در تطابق با استانداردها شناسایی شوند، باید به تصحیح آنها پرداخته شود. این شامل بررسی علل نقاط ضعف و ایجاد برنامههای بهبود است.
۷. ارتقاء مدیریت کیفیت
مدیریت کیفیت باید به طور مداوم بهبود یابد. این به معنای بهبود مستمر فرآیندها و سیستمها و افزایش کارایی و کیفیت خدمات یا محصولات شماست.
حفظ گواهینامه ایزو نیاز به تعهد مداوم و ارتقای مستمر دارد و به شما کمک میکند علاوه بر بهرهمندی از مزایای اخذ گواهینامه ایزو، اعتبار سازمان خود را هم حفظ کنید.
مدارک لازم برای اخذ گواهینامههای ایزو
برای دریافت گواهینامه ایزو متقاضی باید مجموعهای از اسناد و مدارک به مرجع صدور مورد نظر خود ارائه بدهید. برخی مدارک مورد نیاز برای دریافت گواهینامههای ایزو مختلف، منحصر به استاندارد مورد نظر هستند و برخی مدارک عمومیترند.
این اسناد به دو دستهی اسناد و مدارک فنی و اسناد و مدارک حقوقی تقسیم میشوند. مدارک فنی و تخصصی، مستنداتی هستند که نشان میدهد الزامات گواهینامه ایزو مورد نظر در یک سازمان پیاده شده است. مدارک حقوقی شامل اسناد ثبتی شرکتها و مدارک ثبتی مثل پروانه و جواز کسب صاحبین علائم تجاری و کسبوکارها است. آمادهسازی و ارائه به موقع این مدارک، نحوه اخذ ایزو را برای شما سادهتر و سریعتر میکند.
انتخاب مرجع صدور
اگر گواهینامه صادر شده برای شما نامعتبر یا تقلبی باشد، اعتبار مجموعه شما زیر سؤال میرود؛ به همین دلیل سازمان بینالمللی استاندارد به کسبوکارها توصیه میکند پیش از ثبت درخواست برای دریافت گواهینامه ایزو، از اعتبار مرجع صدور مورد نظر خود مطمئن شوند. برای انتخاب مرجع صدور موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- تجربه: مرجع صدور گواهینامه باید تجربه کافی در صنعت و استاندارد مورد نظر داشته باشد.
- اعتبار: بررسی اعتبار و شهرت مرجع صدور مورد نظر میتواند شما را به سمت انتخابی درست راهنمایی کند.
- مجوزها و اجازهنامهها: مطمئن شوید که مرجع صدور انتخابی مجوزها و اجازهنامههای مورد نیاز را دارد و نامش در سایت نهاد اعتباربخشی بالادستی ثبت است.
- هزینه: میزان هزینههای اعلامی مراجع صدور مختلف را بررسی و آنها را با هم مقایسه کنید. اما در نظر داشته باشید مقدار هزینهها گرچه مهم است، اما نباید تنها فاکتور برای تصمیمگیری قرار داده شود.
بعد از انتخاب چندین کاندید برای صدور گواهینامه احتمالی، میتوانید جلسات ملاقات یا مشاوره با آنها ترتیب دهید. در این جلسات، میتوانید سؤالات خود را از آنها بپرسید و نیازهای خاص سازمان خود را برایشان تشریح کنید تا بهترین خدمات را دریافت کنید.
هزینه دریافت گواهینامه ایزو چقدر است؟
هزینه اخذ گواهینامه ایزو به عوامل مختلفی بستگی دارد که شامل نوع استاندارد ایزو، میزان پیچیدگی فرآیندهای سازمان، اندازه کسبوکار و مدت زمان لازم برای پیادهسازی و آمادهسازی میشود. برای مثال، شرکتهای کوچک با فرآیندهای ساده معمولاً هزینه کمتری دارند، در حالی که سازمانهای بزرگتر با ساختارهای پیچیدهتر نیاز به منابع بیشتری دارند. این هزینه معمولاً بین ۵ تا ۲۰ میلیون تومان متغیر است و بسته به نیازهای خاص هر سازمان و نوع استاندارد، ممکن است کمی متفاوت باشد.
چرا دریافت گواهینامه ایزو برای شرکتها مهم است؟
اخذ گواهینامه ایزو به شرکتها کمک میکند تا استانداردهای جهانی را رعایت کنند و بهبود مستمر داشته باشند. در ادامه، برخی از دلایل اهمیت این گواهینامه آمده است:
- افزایش اعتبار و اعتماد مشتریان
گواهینامه ایزو نشاندهنده تعهد سازمان به کیفیت و استانداردهای بینالمللی است که باعث افزایش اعتماد مشتریان میشود. - بهبود کارایی و کاهش هزینهها
استانداردهای ایزو بر بهبود فرآیندها تمرکز دارند که به افزایش کارایی و کاهش اتلاف منابع در سازمان کمک میکند. - دسترسی به بازارهای جدید
بسیاری از بازارهای بینالمللی داشتن ایزو را الزامی میدانند؛ با این گواهینامه، کسبوکارها میتوانند به بازارهای بیشتری وارد شوند. - افزایش رضایت کارکنان
اجرای استانداردهای ایزو محیط کاری منظمتری ایجاد میکند که منجر به افزایش رضایت شغلی و بهرهوری کارکنان میشود.
شرایط لازم برای اخذ گواهینامه ایزو چیست؟
برای اخذ گواهینامه ایزو، سازمانها باید به سطح مشخصی از آمادگی و شرایط دست پیدا کنند تا اطمینان حاصل شود که استانداردهای لازم را رعایت میکنند. این شرایط شامل موارد زیر است:
- وجود فرآیندهای مستند و شفاف
سازمان باید فرآیندها و رویههای کاری مشخص و مستندی داشته باشد تا بتواند آنها را برای ممیزان به وضوح ارائه دهد. این شفافیت در فرآیندها باعث کاهش خطاها و بهبود کیفیت میشود. - تعهد مدیریت به رعایت استانداردها
یکی از مهمترین شرایط برای دریافت ایزو، تعهد و حمایت مدیریت ارشد سازمان از اجرای استانداردها است. بدون حمایت قوی مدیریت، پیادهسازی استانداردهای ایزو و دریافت گواهینامه دشوار خواهد بود. - تطابق با الزامات قانونی و مقرراتی
سازمان باید مطمئن باشد که تمامی الزامات قانونی و مقرراتی مرتبط با صنعت خود را رعایت میکند. عدم رعایت این الزامات میتواند مانع دریافت گواهینامه شود. - آموزش کارکنان برای پیادهسازی استانداردها
کارکنان باید آموزشهای لازم را دیده باشند و با اصول و روشهای ایزو آشنا باشند تا بتوانند به طور مؤثر استانداردها را در کار خود اجرا کنند.
جمعبندی
در این مقاله، به بررسی نحوه اخذ ایزو پرداختیم و گامهای مهمی که برای اخذ گواهینامه ایزو باید انجام دهید، را مورد بررسی قرار دادیم. این گامها شامل تعیین استاندارد مناسب، آمادهسازی، اجرا، پیشممیزی، درخواست گواهینامه، بررسی نهایی و صدور گواهینامه میشوند. البته باید توجه داشته باشید صدور گواهینامه ایزو، برخلاف چیزی که به نظر میرسد بسیار ساده است و در کوتاهترین زمان ممکن انجام میشود. فقط کافی است که مشاور یا مرجع صدور مطمئن پیدا کنید و باقی مراحل را به آنها بسپارید.
سوالات متداول
در این مقاله با نحوه اخذ ایزو آشنا شدیم و گفتیم این داشتن گواهینامهها نشانگر این هستند که سازمان مورد ارزیابی، به طور کامل به الزامات استانداردها پایبند بوده و توانسته به کیفیت و استانداردهای جهانی تاییدیه کسب کند. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ میدهیم:
گواهی ایزو نشانگر این است که یک سازمان یا محصول مشخص، مطابق با استانداردها و معیارهای بینالمللی تایید شده توسط سازمان بینالمللی استانداردها (ISO) عمل میکند. این گواهی نشان دهنده تعهد سازمان یا محصول به ارتقاء کیفیت، ایمنی و پایداری است.
برای اخذ گواهینامه ایزو فوری، ابتدا سازمان یا شرکت متقاضی باید فرآیندها و عملکرد خود را با استانداردهای مرتبط با فعالیتش مقایسه کرده و اصول ایزو را به صورت کامل اجرا کند. سپس، اقدام به تدوین مستنداتی میشود که نشان دهنده تطابق با استانداردها و رعایت اصول ایزو است. پس از آن، یک سازمان ارزیابی مستقل و معتبر ، فرآیندها و عملکرد سازمان را ارزیابی میکند و در صورت تطابق با استانداردها، گواهی ایزو در مدت کوتاهی صادر میشود.
دریافت ایزو برای شرکت نشان دهنده این است که محصول یا خدمات مربوطه مطابق با استانداردها و الزامات بینالمللی مربوط به آن حوزه عملکرد فعالیت دارد. برای کسب این گواهی، سازمانها باید به طور دقیق فرآیندها و فعالیتهای خود را مورد بازرسی قرار دهند و به نحوی عمل کنند که با استانداردهای جهانی هماهنگ باشند.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکتهای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامهای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نامبرده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر میتوانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.