5S چیست؟ آشنایی با نظام آراستگی محیط کار یا ۵ اس (فایو اس)

5S چیست؟ نظام آراستگی محیط کار یا 5S سیستمی برای سازماندهی محیط کار است و شما را ملزم به ایجاد فضایی مناسب، کارآمد و ایمن می‌کند. این سیستم را بر اساس اصولی پنج‌گانه‌ای استوار کرده‌اند که بر مرتب و تمیز نگه‌داشتن محل کار تمرکز دارد. پیاده‌سازی این اصول به افراد کمک می‌کنند بدون اتلاف وقت یا خطر آسیب، کار خود را آسان‌تر و با بازده بیشتر انجام دهند. در حال حاضر، سیستم ۵ اس برای طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها و صنایع فعال در حوزه‌های تولیدی، مراقبت‌های بهداشتی، آموزشی، خدماتی و غیره مورداستفاده قرار می‌گیرد.

5S چیست؟

5S به زبان ساده سیستمی است که به سازماندهی محیط کار و ایجاد فضایی کارآمد و ایمن کمک می‌کند. این سیستم با تکیه بر اصول پنج‌گانه مرتب ‌کردن، نظم و ترتیب بخشیدن، پاکیزه‌سازی، استانداردسازی و پایداری، به افزایش بهره‌وری منجر می‌شود.

سیستم ۵S (سیستم فایو اس) از تصاویر و نمادها استفاده می‌کند تا به کارکنان نشان دهد که چه کاری را، چگونه باید انجام دهند؛ به این ترتیب کارمندان درک بهتری از وظایف خود پیدا می‌کنند و می‌توانند بهینه‌ترین راه‌ها را برای پیش بردن کارها پیدا کنند.

پنج مرحله نظام آراستگی 5S چیست؟

۵S سیستمی است که کارایی مجموعه را بهبود می‌بخشد و باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود. اسم این سیستم به پنج مرحله پیاده‌سازی آن اشاره دارد. هر کدام از این اصول فایو اس که با حرف S شروع می‌شوند، در ادامه به صورت مختصر توضیح داده شده‌اند:

• Sort (مرتب کردن): موارد غیرضروری را از هر منطقه حذف کنید.
• Set in order (نظم و ترتیب بخشیدن): هرچیز را در جای خود قرار دهید.
• Shine (پاکیزه‌سازی): هر منطقه را به طور منظم بازرسی و تمیز کنید.
• Standardize (استانداردسازی): ۳ اصل اول را به عنوان استانداردی برای انجام کارها در رویه‌های عملیاتی خود بگنجانید.
• Sustain (پایداری): چرخه فوق را ادامه دهید تا به صورت یک عادت برای شما و کارکنان در بیاید.

5S مخفف چیست؟

همان‌طور که در بخش قبل توضیح دادیم، 5S پنج مرحله دارد و هر کدام از این مراحل که با حرف S شروع می‌شوند. این اصطلاحات در اصل از پنج کلمه ژاپنی گرفته شده است که در ادامه می‌توانید دلیل این نامگذاری را ببینید:

1. Seiri (سیری)
2.  Seiton (سیتون)
3. Seiso (سیسو)
4. Seiketsu (سیکتسو)
5. Shitsuke (شیتسوکه)

هدف اصلی از پیاده‌سازی نظام ۵ اس، بهبود کارایی، ایمنی و کیفیت در محیط کار است. این سیستم با ایجاد و حفظ یک محیط کاری منظم، پاکیزه و استاندارد، به کاهش اتلاف وقت، کاهش خطاها، افزایش بهره‌وری و بهبود روحیه کارکنان کمک می‌کند. همچنین پایه‌ای برای بهبود مستمر می‌سازد، تا مشکلات را سریع‌تر قابل شناسایی کرده و فرهنگ انضباط و مسئولیت‌پذیری را در سازمان ترویج دهد. در نهایت، این نظام به ایجاد یک محیط کار ایمن‌تر، کارآمدتر و مطلوب‌تر منجر می‌شود که می‌تواند به افزایش رضایت مشتری و بهبود عملکرد کلی سازمان بینجامد.

تشریح اصول نظام آراستگی محیط کار

در این بخش مراحل نظام آراستگی محیط کار را شرح میدهیم. با ما همراه باشید…

1. سازماندهی Seiri – تفکیک و جداسازی

این مرحله به معنای شناسایی و جداسازی اقلام ضروری از غیرضروری در محیط کار است. هدف از این مرحله حذف موارد غیرضروری است که فضای کار را اشغال کرده و باعث هدررفت زمان یا کاهش بهره‌وری می‌شوند.

• حذف اقلامی که به ندرت یا هرگز استفاده نمی‌شوند.
• مرتب کردن و دسته‌بندی وسایل براساس میزان نیاز و استفاده.

2. ساماندهی Seiton – مرتب‌سازی

این مرحله بر سازماندهی اقلام و وسایل به شکلی تمرکز دارد که به راحتی قابل دسترس و استفاده باشند. همه چیز باید جای مشخصی داشته باشد تا کارها سریع‌تر و کارآمدتر انجام شوند.

• تعیین مکان مناسب برای هر ابزار و وسیله.
• اطمینان از اینکه وسایل بعد از استفاده به محل مشخص خود بازگردانده شوند.

3. پاکیزگی Seiso – تمیز کردن

در این مرحله، محیط کار باید به طور مرتب تمیز و بدون کثیفی یا آلودگی نگه داشته شود. پاکیزگی منجر به محیط کاری بهتر، ایمنی بیشتر و کاهش خطاها می‌شود.

• تمیز کردن منظم تجهیزات، ماشین‌آلات و محیط کار.
• پیشگیری از تجمع آلودگی‌ها و شناسایی مشکلاتی که ممکن است منجر به خرابی تجهیزات شوند.

4. استانداردسازی Seiketsu – استانداردسازی

این مرحله مربوط به ایجاد استانداردها و رویه‌های مشخص برای اجرای مراحل قبلی است. هدف از استانداردسازی، تضمین این است که نظم و آراستگی به طور مستمر حفظ شود.

• تدوین قوانین و دستورالعمل‌های مشخص برای حفظ نظم و پاکیزگی.
• مستندسازی روش‌ها و آموزش کارکنان برای پیروی از آنها.

5. انضباط Shitsuke – انضباط و آموزش

آخرین مرحله بر ایجاد انضباط شخصی و تعهد کارکنان به رعایت اصول 5S تاکید دارد. در این مرحله، تلاش می‌شود که اصول آراستگی به یک عادت تبدیل شود.

• آموزش کارکنان برای پذیرش و پایبندی به اصول 5S
• نظارت مداوم و بازبینی اجرای اصول و تشویق به بهبود مداوم.

ممیزی 5s چگونه انجام می‌شود؟

ممیزی 5S معمولاً به صورت منظم و با استفاده از چک‌لیست‌های استاندارد انجام می‌شود. تیم ممیزی، که شامل مدیران، سرپرستان و کارکنان هستند، محیط کار را بررسی و هر یک از اصول پنج اس (سیری، سیتون، سیسو، سیکتسو و شیتسوکه) را ارزیابی می‌کنند. آنها به هر بخش امتیاز می‌دهند، موارد عدم انطباق را ثبت می‌کنند و فرصت‌های بهبود را شناسایی می‌کنند. این فرآیند معمولاً شامل مشاهده مستقیم، مصاحبه با کارکنان و بررسی مستندات است. پس از ممیزی، نتایج تحلیل شده و گزارشی تهیه می‌شود که شامل نقاط قوت، ضعف و اقدامات اصلاحی پیشنهادی است. این گزارش برای پیگیری پیشرفت و برنامه‌ریزی بهبود مستمر استفاده می‌شود.

چک‌لیست 5S چیست؟

پس از اجرای اولیه ۵S، شرکت‌ها اغلب چک‌لیست‌هایی از مواردی که باید بررسی شوند تهیه می‌کنند تا از رعایت استانداردها و درست به‌کار بردن پیشنهادات این سیستم اطمینان حاصل کنند؛ این چک‌لیست‌ها را چک‌لیست‌های ۵S نامیده می‌نامند. حفظ استانداردهای ایمنی و نظم و ترتیب در محیط کار می‌تواند چالشی مداوم برای کارکنان و مدیران باشد؛ چک‌لیست‌های ۵S با ساده‌سازی فرآیندها در این موارد به کمک شما می‌آیند. در ادامه با چند نکته مهم درباره این چک‌لیست‌ها آشنا می‌شویم:

1. چک‌لیست ممیزی ۵S چک لیستی است که می‌توانید از آن برای بررسی نحوه اجرای نظام آراستگی در یک واحد تولیدی، یک انبار یا یک سازمان خدماتی استفاده کنید.
2. دو ممیزی مختلف ۵S هیچ‌گاه یکسان نیستند؛ به همین دلیل چک‌لیست‌ها می‌توانند ابزاری مفید برای کمک به اپراتورها باشند تا هیچ مرحله‌ای را در طول مسیر از قلم نیندازند.
3. چک‌لیست متدولوژی ۵s به شما کمک می‌کند فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهبود بخشید و اعتبارتان را پیش مراجعین و کارکنان افزایش بدهید.
4. این چک‌لیست همچنین به نظارت بر بهبود اجرای ۵S از طریق نمودارهای راداری کمک می‌کند.
5. چک‌لیست‌ها باید حاوی جزئیاتی درباره رویه‌هایی که قبل از شروع پروژه باید تکمیل شوند، باشند.

مراحل سیستم 5s چیست؟

در بخش «پنج مرحله نظام 5S چیست؟» به‌صورت خلاصه با پنج مرحله این چرخه آشنا شدیم؛ در این بخش نگاهی دقیق‌تر به هر کدام از این مراحل یا اصول می‌اندازیم.

مرتب‌سازی

 اولین گام برای پیاده‌سازی نظام 5S  این است که محل کار خود را مرتب و هر چیز غیرضروری‌ای را حذف کنید. به این ترتیب شلوغی کاهش پیدا می‌کند و می‌توانید آنچه را نیاز دارید، سریع‌تر پیدا کنید و به کار ببندید.

نظم و ترتیب بخشیدن

 پس از مرتب کردن و دور ریختن فایل‌ها و لوازم اضافه، نوبت به ساماندهی کردن هر آنچه در محیط موجود است، می‌رسد. باید سیستمی برای تعیین جای نگهداری و چگونگی ساماندهی اشیا طراحی کنید. این مرحله تکمیل‌کننده مرحله قبل است و کمک می‌کند کارکنان آنچه را که نیاز دارند به آسانی و در کم‌ترین زمان ممکن پیدا کنند.

پاکیزه‌سازی

 قدم بعدی تمیز کردن محل کارتان است. این مرحله شامل گردگیری، جارو کردن و اطمینان از تمیز بودن تمام سطوح است. کار کردن در یک محیط تمیز لذت‌بخش‌تر است و به افزایش تمرکز و بازده کارکنان کمک می‌کند. علاوه بر این پاکیزه نگه داشتن محل کار، با کاهش انتشار میکروب‌ها جلوی بیماری کارکنان و مرخصی‌های اجباری ناشی از آن را می‌گیرد.

استانداردسازی

 در مرحله چهارم باید با توجه به مراحل پیشین، قوانینی را برای نحوه انجام کارها تنظیم کنید و اطمینان حاصل کنید که همه از آن‌ها پیروی می‌کنند. در واقع در این مرحله باید شرایطی فراهم کنید که سه گام مرتب کردن، ترتیب بخشیدن و پاکیزه‌سازی به عنوان استانداردهایی برای تمام فعالیت‌ها جدی گرفته شوند.

پایداری

 آخرین گام حفظ روند توضیح داده شده در مراحل فوق، در گذر زمان است. مرتب سازی، ساماندهی و تمیز کردن محیط کار باید به صورت مداوم انجام شود تا با گذشت زمان دوباره انباشتگی و آشفتگی به وجود نیاید. پیاده‌سازی سیستم 5s باید به بخشی از روال روزانه شما تبدیل شود تا بتوانید از مزایای آن بیشترین بهره را ببرید.

فواید استفاده از سیستم 5S چیست؟

تا اینجا با نظام آراستگی محیط کار، نحوه پیاده‌سازی و برخی مزایای آن آشنا شدیم. در این بخش با هم بررسی می‌کنیم که این سیستم چگونه می‌تواند برای کسب‌وکار‌ها مفید باشد. در ادامه شماری از مزایای پیاده‌سازی 5s را می‌خوانیم:

• با ساماندهی محل کار کارایی را بهبود می‌بخشد.
• ضایعات را کاهش می‌دهد و به شناسایی و رفع عیوب سیستم کمک می‌کند.
• ارتباطات مجموعه و نحوه همکاری با سایر سازمان‌ها را بهبود می‌بخشد.
• ایمنی و بهداشت را افزایش می‌دهد.
• روحیه و انگیزه کارکنان را تقویت می‌کند و از این طریق، باعث افزایش کارایی و تعهد آن‌ها می‌شود.
• استرس و اضطراب کارکنان را کاهش می‌دهد.

حوزه کاربرد 5S چیست؟

در این بخش بررسی می‌کنیم چه سازمان‌هایی نیاز به پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار دارند. هنگامی که بخش‌های مختلف یک سازمان کاربردی، مرتب و تمیز سازماندهی شده‌اند، کسب‌وکار‌ها شانس بیشتری برای بهبود کیفیت، افزایش بهره‌وری، افزایش رضایت کارمندان، تامین محیط کار ایمن‌تر، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و غیره پیدا می‌کنند. سیستم ۵s راهی برای سازماندهی محیط کار و رسیدن این مزایا ارائه می‌کند؛ پس هر سازمانی که دنبال تحقق اهداف فوق است، می‌تواند از نظام ۵S بهره ببرد و به کمک آن یک محیط کار ایمن، کارآمد و مؤثر بنا کند. از جمله حوزه‌های کاربرد این سیستم نیز می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• انواع شرکت‌ها
• کارخانه‌های تولیدی
• ادارات خصوصی و دولتی
• کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ
• مدارس
• بیمارستان‌ها و کلینیک‌ها
• آشپزخانه‌های عمومی و رستوران‌ها

مراحل پیاده سازی سیستم 5S

مراحل پیاده‌سازی سیستم 5S به‌صورت کامل به شرح زیر است:

آموزش کارکنان: ابتدا کارکنان باید با اصول و اهداف 5S آشنا شوند. آموزش‌ها باید به‌صورتی باشد که هر فرد نقش خود را در اجرای صحیح این سیستم درک کند.

تشکیل تیم‌های کاری: تیم‌هایی از کارکنان برای نظارت و اجرای هماهنگ 5S در بخش‌های مختلف تشکیل می‌شود تا اجرای هر مرحله به‌درستی پیگیری شود.

تدوین دستورالعمل‌ها و استانداردها: استانداردهای مشخص و دستورالعمل‌های مدونی برای هر مرحله از 5S تهیه می‌شود تا همه بخش‌ها طبق این رویه‌ها عمل کنند.

اجرای تدریجی مراحل ۵S: سیستم 5S به ترتیب از سازماندهی، نظم‌دهی، تمیزکاری، استانداردسازی و انضباط اجرا می‌شود و به تدریج در کل محیط کاری پیاده‌سازی می‌شود.

بازبینی و بهبود مداوم: سیستم باید به‌طور مداوم بازبینی شده و مشکلات احتمالی اصلاح شوند. تیم‌ها نتایج را ارزیابی و پیشنهادات بهبود را اعمال می‌کنند.

ایجاد فرهنگ پایدار ۵S: از طریق آموزش‌های مستمر و نظارت، اصول 5S به‌صورت یک فرهنگ در سازمان نهادینه می‌شود و به‌عنوان یک رویکرد دائمی حفظ می‌شود.

عوامل موثر در اجرای 5s

عوامل موثر در اجرای موفق 5S عبارتند از:

1. تعهد مدیریت ارشد
2. آموزش کارکنان
3. مشارکت همه افراد سازمان
4. برنامه‌ریزی دقیق
5. تعیین اهداف مشخص
6. ایجاد فرهنگ سازمانی مناسب
7. ارتباطات موثر
8. پیگیری و ارزیابی مستمر
9. تشویق و قدردانی از تلاش‌ها
10. تخصیص منابع کافی
11. استانداردسازی فرآیندها
12. ایجاد سیستم بازخورد
13. انعطاف‌پذیری در اجرا
14. همسویی با استراتژی‌های کلان سازمان

نمونه‌ای از فایو اس در کارخانه

به عنوان یک مثال عملی از سیستم 5S، کاربرد این سیستم در خط تولید خودرو را بررسی می‌کنیم:

1. سیری (مرتب سازی): کارگران ابزارهای غیرضروری را از ایستگاه کاری خود حذف می‌کنند و فقط ابزارهای مورد نیاز برای نصب قطعات خاص خودرو را نگه می‌دارند.
2. سیتون (نظم و ترتیب): هر ابزار جای مشخصی دارد. مثلاً، آچارها بر روی تابلوی ابزار که جای وسیله با طرحی از هر ابزار مشخص شده قرار می‌گیرند تا به سرعت قابل تشخیص و دسترسی باشند.
3. سیسو (پاکیزه سازی): در پایان هر شیفت، کارگران ایستگاه کاری خود را تمیز می‌کنند، از جمله پاک کردن روغن ریخته شده و جمع‌آوری زباله‌ها.
4. سیکتسو (استانداردسازی): دستورالعمل‌های مصور برای هر مرحله از مونتاژ در هر ایستگاه کاری نصب می‌شود تا اطمینان حاصل شود که همه کارگران از روش‌های استاندارد پیروی می‌کنند.
5. شیتسوکه (انضباط): مدیران به طور منظم بازرسی انجام می‌دهند تا اطمینان حاصل کنند که اصول 5S رعایت می‌شود و کارگران برای پیشنهادات بهبود تشویق می‌شوند.

جمع‌بندی

تمیزکردن یا مرتب‌کردن عمومی ممکن است مزایایی داشته باشد، اما نباید آن‌را با پیاده‌سازی نظام ۵S اشتباه بگیرید. سیستم ۵S مجموعه خاصی از پنج اصل مهم است که به کمک سازماندهی محل کار، به افزایش کارایی کارکنان و مجموعه منجر می‌شود. ۵S شامل پنج مرحله خاص است: مرتب‌سازی، نظم و ترتیب دادن، پاکیزه‌سازی، استانداردسازی و پایداری. مجموعه این مراحل برای سازماندهی محل کار و افزایش ایمنی و کارایی طراحی شده‌اند و به افراد امکان می‌دهند بدون اتلاف وقت، وظیفه خود را انجام دهند.

سوالات متداول

در این مقاله بررسی کردیم که 5S یک روش مدیریتی ژاپنی است که بهبود کیفیت و بهره‌وری در محیط کار را هدف قرار می‌دهد. این روش برای بهبود نظم و تمیزی در محیط کار، بهره‌وری در استفاده از فضا و ابزارها، جلوگیری از ضایعات و افزایش ایمنی  به کار می‌رود. در ادامه به برخی از سوالات متداول در این مورد پاسخ خواهیم داد:

از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟

اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF  یا ASCB  صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.

دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.

در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.

---