روش اجرایی خرید و تدارکات شامل مجموعه‌ای از فرآیندها و رویه‌ها است که برای تهیه و تأمین کالاها یا خدمات از منابع داخلی یا خارجی به کار می‌رود. این روش شامل مراحل مختلفی از شناسایی نیازها و تأمین‌کنندگان تا مذاکره، قراردادنامه‌نویسی، پایش عملکرد و مدیریت ریسک است. در این مقاله، به بررسی روش اجرایی خرید و تدارک در استانداردهای ISO، با تمرکز بر ISO 9001:2015 می‌پردازیم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
- روش اجرایی خرید و تدارکات چیست؟
- اهمیت روش اجرایی خرید و تدارکات
- یکپارچگی فرایند خرید و تدارکات در استانداردهای ISO
- مراحل کلیدی در روش اجرایی خرید و تدارکات
- مزایای استفاده از روش اجرایی خرید و تدارکات
- چالش‌های اجرای خرید و تدارک در استانداردهای ایزو
- روش اجرایی خرید و تدارکات در ایزو ۹۰۰۱
- نمونه روش اجرایی خرید و تدارکات در ایزو ۹۰۰۱
- جمع‌بندی
- سوالات متداول
- از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
روش اجرایی خرید و تدارکات چیست؟
استانداردهای ISO یکی از چارچوب‌های بین‌المللی شناخته شده‌اند که برای اطمینان از کیفیت، کارآیی و پایداری در صنایع مختلف طراحی شده‌اند. از جمله جنبه‌های مختلف عملیات هر کسب‌وکار که توسط استانداردهای ISO پوشش داده می‌شود، خرید و تدارکات هستند. هدف اصلی از روش اجرایی خرید و تدارکات، اطمینان از انجام عملیات بهتر، افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت و کارایی محصولات و خدمات است.
اهمیت روش اجرایی خرید و تدارکات
خرید و تدارکات بخش‌های حیاتی از فرآیندهای سازمانی هستند زیرا شامل تهیه کالاها و خدمات از منابع خارجی می‌شوند. اجرای رویه‌های قوی برای این فرایند اطمینان می‌دهد که سازمان‌ها ورودی‌های با کیفیت با قیمت‌های رقابتی دریافت می‌کنند که منجر به عملکرد کارآمد و رضایت سهام‌داران می‌شود.
یکپارچگی فرایند خرید و تدارکات در استانداردهای ISO
استانداردهای ISO، فرآیندهای خرید و تدارک را یکپارچه می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که سازمان‌ها زنجیره تأمین خود را به‌طور مؤثر مدیریت کرده و اهداف کیفیت و محیط‌زیستی را برآورده کنند.
مراحل کلیدی در روش اجرایی خرید و تدارکات
اجرای خرید و تدارک در استانداردهای ISO شامل چند مرحله کلیدی است که عبارت‌اند از:
- شناسایی سهام‌داران و نیازمندی‌ها: شناسایی سهام‌داران از جمله مشتریان، تأمین‌کنندگان، سازمان‌های نظارتی و بخش‌های داخلی و درک نیازها و انتظارات آن‌ها در مورد فرآیندهای خرید و تدارک است.
- برقراری رویه‌های تدارک :سازمان‌ها باید رویه‌های تدارکات را تدوین کنند که مراحل مربوط به انتخاب، ارزیابی و مدیریت تأمین‌کنندگان را شرح دهند. این رویه‌ها باید با الزامات استانداردهای ISO هماهنگ باشند و به سهام‌داران مربوطه اطلاع داده شوند.
- ارزیابی و انتخاب تأمین‌کنندگان: سازمان‌ها باید معیارهایی برای ارزیابی و انتخاب تأمین‌کنندگان بر اساس عواملی مانند کیفیت، قیمت، تحویل و عملکرد محیطی تدوین کنند. عملکرد تأمین‌کننده باید به‌طور منظم ارزیابی شود تا اطمینان از پایبندی به نیازهای سازمان حاصل شود.
- مدیریت قرارداد: مدیریت قرارداد موثر اساسی است تا اطمینان حاصل شود که توافقات با تأمین‌کنندگان رعایت شده و هرگونه انحراف یا اختلاف به‌زودی برطرف می‌شود. سازمان‌ها باید فرآیندهایی برای بررسی، اصلاح و لغو قراردادهای به‌موقع برپا کنند.
مزایای استفاده از روش اجرایی خرید و تدارکات
اجرای فرایند خرید و تدارکات در استانداردهای ISO مزایای مختلفی را برای سازمان‌ها به همراه دارد، از جمله:
- بهبود مدیریت کیفیت: با رعایت رویه‌های استاندارد تدارکات و انتخاب تأمین‌کنندگان قابل اطمینان، سازمان‌ها می‌توانند کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند.
- بهبود عملکرد محیطی: در نظر گرفتن عوامل محیطی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اثرات مخرب خود را کاهش داده و تعهد به پایداری نشان دهند.
- کاهش هزینه و افزایش کارایی: رویه‌های موثر می‌تواند با مذاکره با تأمین‌کنندگان، خرید انبوه و فرآیندهای بهینه، به صرفه‌ترین شرایط را فراهم کند که رقابت‌پذیری و سودآوری را افزایش می‌دهد.
چالش‌های اجرای خرید و تدارک در استانداردهای ایزو
سازمان‌ها ممکن است در این مسیر با چالش‌هایی در پیاده‌سازی روش اجرایی خرید و تدارکات طبق استانداردهای ISO روبه‌رو شوند از جمله:
- مسائل پایش: اطمینان از رعایت استانداردها و الزامات قانونی ISO ممکن است پیچیده و زمان‌بر باشد که نیازمند منابع و تخصص است.
- تخصیص منابع: اجرای رویه‌های قوی خرید و تدارک ممکن است نیاز به سرمایه‌گذاری‌های قابل توجهی در فناوری، آموزش و نیروی انسانی داشته باشد. برخی از سازمان‌ها ممکن است در دستیابی به آن‌ها دچار مشکل شوند.
- مدیریت روابط با تأمین‌کنندگان: حفظ روابط مثبت با تأمین‌کنندگان و رسیدگی به مسائلی مانند مشکلات کیفیت، تأخیر تحویل و اختلافات قراردادی ممکن است چالشی باشد که نیازمند ارتباطات و مهارت‌های مذاکره مؤثر است.
روش اجرایی خرید و تدارکات در ایزو ۹۰۰۱
ISO 9001:2015 از سازمان‌ها می‌خواهد که معیارهایی برای انتخاب، ارزیابی و بازاریابی تأمین‌کنندگان تعیین کنند. اهمیت انتخاب عواملی مانند عملکرد تأمین‌کننده، تطابق محصول، عملکرد تحویل و قیمت را نیز باید در نظر بگیرند و اطلاعات مهم در مورد فعالیت‌های ارزیابی تأمین‌کنندگان خود را حفظ کنند.
نمونه روش اجرایی خرید و تدارکات در ایزو ۹۰۰۱
نمونه‌ای از روش اجرایی خرید و تدارکات در استاندارد ایزو ۹۰۰۱ شامل مراحل زیر است:
- شناسایی نیازها: در این مرحله، نیازها و الزامات مرتبط با خرید و تدارکات بررسی می‌شود، از جمله نیازهای مشتریان، نیازهای قانونی و مقررات مربوطه.
- انتخاب تأمین‌کنندگان: پس از شناسایی نیازها، تأمین‌کنندگان در دسترس را بررسی و ارزیابی می‌کنیم و سپس گزینه‌های مناسب را انتخاب می‌کنیم که با الزامات استاندارد و نیازهای ما سازگار باشند.
- مذاکره: در این مرحله، شرایط و قیمت با تأمین‌کنندگان مورد مذاکره قرار می‌گیرد تا شرایط مناسب برای هر دو طرف تعیین شود.
- قراردادنامه‌نویسی: سپس، قراردادی با تأمین‌کنندگان منعقد می‌شود که شامل شرایط و ضوابط خرید و تدارکات است.
- پایش و ارزیابی عملکرد: در طول اجرای قرارداد، عملکرد تأمین‌کنندگان پایش و ارزیابی می‌شود تا اطمینان حاصل شود که الزامات استاندارد و توافقات قراردادی رعایت می‌شود.
- مدیریت ریسک: همواره ریسک‌های مرتبط با خرید و تدارکات بررسی و مدیریت می‌شود تا اثرات منفی آن‌ها بر فرآیند کاری کاهش یابد.
این مراحل می‌تواند به عنوان یک الگوی کلی برای اجرای خرید و تدارکات به روش ایزو ۹۰۰۱ مورد استفاده قرار گیرد. هر سازمان ممکن است نیازهای خاص خود را نیز به این الگو اضافه کند یا تغییراتی در آن ایجاد کند.
جمع‌بندی
روش اجرایی خرید و تدارکات در استانداردهای ISO برای سازمان‌هایی که به دنبال بهبود کیفیت، کارایی و پایداری خود هستند بسیار حیاتی است. شرکت‌ها با رعایت رویه‌های استاندارد، انتخاب تأمین‌کنندگان قابل اعتماد و در نظر گرفتن عوامل محیطی، می‌توانند به مزایای قابل توجهی مانند بهبود مدیریت کیفیت، بهبود عملکرد محیطی و کاهش هزینه دست پیدا کنند.
سوالات متداول
فرایند خرید و تدارکات بخش‌های حیاتی از فرآیندهای سازمانی هستند که منجر به عملکرد کارآمد و رضایت سهام‌داران می‌شوند. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:
این روش اجرایی شامل مجموعه‌ای از فرآیندها و رویه‌ها است که برای تهیه و تأمین کالاها و خدمات به کار می‌رود. هدف اصلی از این روش، اطمینان از انجام عملیات بهتر، افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت و کارایی محصولات و خدمات است.
بهینه‌سازی این روش اجرایی با استفاده از فناوری‌های نوین، بهبود فرآیندها، افزایش هماهنگی بین اعضای تیم، ارتقاء مهارت‌ها و دانش کارکنان و ارزیابی مداوم عملکرد و نتایج می‌تواند صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش کارایی را به ارمغان بیاورد.
مراحل اصلی فرایند خرید و تدارکات شامل شناسایی نیازها، ارزیابی تأمین‌کنندگان، مذاکره، قرارداد‌نویسی، پایش و ارزیابی عملکرد، مدیریت ریسک و مدیریت قرارداد است.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
