ایزو 21500 (استاندارد مدیریت پروژه)

ISO ۲۱۵۰۰ یک استاندارد بین‌المللی در حوزه مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو است که مفاهیم پایه و زمینه سازمانی این حوزه را مشخص می‌کند. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند زبان و درک مشترکی درباره مدیریت پروژه‌ها ایجاد کنند و چارچوب مدیریتی خود را با استانداردهای خانواده ISO ۲۱۵۰۰ هماهنگ سازند.

نکته مهم این است که در ساختار جدید خانواده ISO، راهنمای تخصصی مدیریت یک پروژه در ISO 21502:2020 ارائه شده و ISO ۲۱۵۰۰:۲۰۲۱ بیشتر نقش استاندارد پایه برای مفاهیم و زمینه مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو را دارد.

ایزو ۲۱۵۰۰ چیست؟

ISO 21500 راهنمایی در مورد مفاهیم و فرایندهای مدیریت پروژه است و در بهبود عملکرد پروژه‌ها نقش دارد. اخذ گواهینامه ایزو ۲۱۵۰۰ یک روش حرفه‌ای است که بهترین تجارب مدیریت پروژه را با هم ترکیب می‌کند. این استاندارد برای سازمان‌های دولتی و خصوصی با اندازه‌های مختلف و همچنین پروژه‌ها، برنامه‌ها و پورتفولیوها صرف‌نظر از اندازه، پیچیدگی یا مدت آن‌ها قابل استفاده است.

آیا ISO ۲۱۵۰۰ گواهینامه دارد؟

ISO ۲۱۵۰۰:۲۰۲۱ برخلاف استانداردهایی مانند ISO ۹۰۰۱، ISO ۱۴۰۰۱ یا ISO ۴۵۰۰۱ یک استاندارد سیستم مدیریت با مجموعه‌ای از الزامات قابل صدور گواهینامه به شیوه رایج نیست؛ بلکه استانداردی راهنما برای مفاهیم و چارچوب مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو است.

ممکن است برخی مؤسسات خصوصی خدمات ارزیابی، آموزش یا Certificate با عنوان ISO ۲۱۵۰۰ ارائه کنند، اما این موضوع را نباید با گواهینامه سیستم مدیریتی Accredited مانند ISO ۹۰۰۱ یکسان دانست.

همچنین ISO ۲۱۵۰۰ مدرکی برای اثبات مهارت شخصی مدیر پروژه نیست. برای ارزیابی صلاحیت فردی مدیران پروژه باید به مدارک و Schemeهای حرفه‌ای مرتبط با مدیریت پروژه مراجعه کرد.

نسخه ۲۰۲۱ ISO ۲۱۵۰۰ عنوان Context and concepts دارد و ISO آن را استاندارد پایه خانواده مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو معرفی می‌کند؛ راهنمای مدیریت پروژه در ISO ۲۱۵۰۲:۲۰۲۰ قرار گرفته است.

منبع: https://www.iso.org/standard/75704.html?utm_source=chatgpt.com

آخرین ورژن ISO ۲۱۵۰۰

آخرین نسخه منتشرشده این استاندارد ISO 21500:2021 با عنوان: Project, programme and portfolio management — Context and concepts  در مارس ۲۰۲۱ منتشر شد و جایگزین ISO ۲۱۵۰۰:۲۰۱۲ شد.

نسخه ۲۰۱۲ عمدتاً با عنوان «راهنمای مدیریت پروژه» شناخته می‌شد؛ اما در بازنگری جدید ساختار خانواده استاندارد تغییر کرد. اکنون:

• ISO 21500:2021 به زمینه و مفاهیم مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو می‌پردازد.
• ISO 21502:2020 راهنمای تخصصی مدیریت پروژه است.
• ISO 21503:2022 به مدیریت برنامه می‌پردازد.
• ISO 21504:2022 راهنمای مدیریت پورتفولیو است.
• ISO 21505 موضوع حاکمیت پروژه، برنامه و پورتفولیو را پوشش می‌دهد.

بنابراین اگر هدف سازمان بهبود عملی روش مدیریت پروژه‌ها باشد، مطالعه ISO ۲۱۵۰۲ در کنار ISO ۲۱۵۰۰ اهمیت زیادی دارد.

اهمیت مدیریت پروژه

مدیریت پروژه از اهمیت بسیاری برخوردار است زیرا به وسیله‌ی بهینه‌سازی استفاده از منابع، زمان و هزینه‌ها، کنترل ریسک‌ و ارتباطات مؤثر، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را به‌صورت موفق به پایان برسانند. این سیستم نقش مهمی در ارتقاء بهره‌وری، افزایش کیفیت خروجی‌ها و ایجاد رقابت‌پذیری برای سازمان‌ها دارد. استفاده از استانداردهای بین‌المللی مدیریت پروژه به دلیل ایجاد ساختارها و فرآیندهای مدیریتی مناسب، می‌تواند به توسعه فردی و حرفه‌ای تیم‌های پروژه کمک کند.

مفاهیم کلیدی ISO ۲۱۵۰۰

در نسخه ۲۰۲۱، ISO ۲۱۵۰۰ چارچوب مشترکی برای درک ارتباط میان پروژه، برنامه، پورتفولیو و محیط سازمانی ایجاد می‌کند. این استاندارد به سازمان کمک می‌کند موضوعاتی مانند موارد زیر را در یک چارچوب واحد بررسی کند:

• ارتباط پروژه‌ها با اهداف و استراتژی سازمان
• تفاوت پروژه، برنامه و پورتفولیو
• نقش حاکمیت و تصمیم‌گیری
• ایجاد ارزش و منافع برای سازمان
• ارتباط مدیریت پروژه با ساختار و محیط سازمانی

تفاوت ISO ۲۱۵۰۰ و ISO ۲۱۵۰۲ چیست؟

این دو استاندارد مکمل یکدیگرند، اما کاربرد یکسانی ندارند.

ISO 21500:2021 بیشتر بر زمینه و مفاهیم کلی مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو تمرکز دارد؛ درحالی‌که ISO 21502:2020 راهنمای مشخص‌تری برای مدیریت پروژه ارائه می‌کند.

اگر هدف شما شناخت ساختار کلی مدیریت پروژه در سازمان است، ISO ۲۱۵۰۰ نقطه شروع مناسبی است؛ اما برای مدیریت عملی پروژه‌ها ISO ۲۱۵۰۲ ارتباط مستقیم‌تری دارد.

چگونه ISO ۲۱۵۰۰ را در سازمان به کار بگیریم؟

استفاده از ISO ۲۱۵۰۰ الزاماً به معنی ایجاد یک سیستم جدید و مستقل نیست. سازمان ابتدا باید شیوه فعلی مدیریت پروژه‌های خود را بررسی کند و مشخص کند پروژه‌ها، برنامه‌ها و پورتفولیوها چگونه با اهداف سازمان ارتباط دارند.

در ادامه می‌توان:

1. اصطلاحات و مفاهیم مدیریت پروژه را در سازمان یکپارچه کرد.
2. نقش پروژه‌ها، برنامه‌ها و پورتفولیوها را مشخص کرد.
3. مسئولیت‌ها و ساختار حاکمیتی را شفاف کرد.
4. روش‌های مدیریت پروژه را با ISO ۲۱۵۰۲ تطبیق داد.
5. رویه‌های موجود را براساس نیاز سازمان بهبود داد.

این استاندارد برای تحمیل یک روش ثابت مدیریت پروژه طراحی نشده و می‌تواند در کنار روش‌های پیش‌بینی‌محور، چابک، تکرارشونده یا ترکیبی مورد استفاده قرار گیرد.

کاربرد ISO ۲۱۵۰۰

ISO ۲۱۵۰۰ برای سازمان‌هایی مناسب است که چندین پروژه، برنامه یا مجموعه‌ای از پروژه‌های مرتبط را مدیریت می‌کنند و می‌خواهند زبان و چارچوب مشترکی برای مدیریت آن‌ها ایجاد کنند.

از جمله کاربردهای آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ایجاد درک مشترک از مفاهیم مدیریت پروژه در سازمان
• هماهنگی بهتر میان مدیریت ارشد، مدیران پروژه و تیم‌ها
• ارتباط بهتر پروژه‌ها با اهداف استراتژیک سازمان
• کمک به طراحی ساختار مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو
• تسهیل استفاده از سایر استانداردهای خانواده ISO ۲۱۵۰۰
• ایجاد مبنایی مشترک برای سازمان‌های پروژه‌محور و پیمانکاری

الزامات ایزو ۲۱۵۰۰

استاندارد ۲۱۵۰۰ شامل یک سری الزامات است که سازمان‌ها برای پیاده‌سازی موفق مدیریت پروژه باید رعایت کنند. این الزامات، اساسی برای ارتقاء بهره‌وری و کیفیت پروژه‌هاست و شامل موارد زیر می‌شود:

• تعیین اهداف و محدودیت‌های پروژه
• تشکیل تیم‌ها و مسئولیت‌های آن‌ها
• برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی
• مدیریت ریسک‌ها و تغییرات
• ارتباطات داخلی و خارجی
• مراحل اجرای پروژه
• ارزیابی عملکرد و اصلاحات
• مستندسازی فعالیت‌ها و نتایج

مراحل اخذ گواهینامه ۲۱۵۰۰

برای پیاده‌سازی ایزو ۲۱۵۰۰، مراحلی مانند تجزیه و تحلیل نیازها، تعیین فرآیندها و آموزش‌ها و راهنمایی‌های لازم برای تیم پروژه انجام می‌شود. این مراحل می‌توانند در پروژه‌های مختلف، متفاوت باشند اما در مجموع به ارتقاء عملکرد و بهره‌وری پروژه‌ها کمک کنند. مراحل اصلی برای پیاده‌سازی الزامات استاندارد و اخذ گواهینامه‌‌ عبارت‌اند از:

1. آموزش الزامات استاندارد
2. مستندسازی و پیاده‌سازی الزامات
3. ممیزی اقدامات انجام شده
4. صدور گواهینامه از مراجع صدور معتبر

مزایای مدیریت پروژه طبق ISO ۲۱۵۰۰

یکی از مهم‌ترین مزایای پیاده‌سازی ایزو ۲۱۵۰۰ افزایش کارایی و کیفیت پروژه‌ها است. با استفاده از این استاندارد، توانایی ارتباطات بین اعضای تیم پروژه افزایش می‌یابد و همچنین ریسک‌های مختلفی که ممکن است برای پروژه وجود داشته باشد، بهبود یافته و مدیریت می‌شود. برخی دیگر از این مزایا عبارت‌اند از:

• بهبود توانمندی سازمان در مدیریت پروژه‌ها
• بهبود تحویل پروژه
• ارائه یک فرایند و اصول مدیریت پروژه مشترک
• تصمیم‌گیری شفاف و بهبودیافته
• یکپارچه‌سازی با ایجاد یک زبان مشترک و تعریف فرایندهای استاندارد
• بررسی عملکرد
• افزایش رضایت مشتری
• به‌وجودآمدن مزیت رقابتی و به‌دست‌آوردن جایگاه بهتر

دریافت خدمات ارزیابی یا مشاوره ISO ۲۱۵۰۰

برای ISO ۲۱۵۰۰ نباید از همان مدل اعتبارسنجی استانداردهایی مانند ISO ۹۰۰۱ استفاده کرد. نسخه ۲۰۲۱ این استاندارد یک استاندارد راهنماست و ساختار عمومی صدور گواهینامه Accredited سیستم مدیریت برای آن تعریف نشده است.

اگر سازمانی خدمات ارزیابی، تأیید یا Certificate مرتبط با ISO ۲۱۵۰۰ ارائه می‌کند، پیش از دریافت خدمات مشخص کنید:

• سند صادرشده دقیقاً چه نوع مدرکی است؛
• ارزیابی بر چه معیارهایی انجام می‌شود؛
• مرجع صادرکننده چه صلاحیتی دارد؛
• کارفرما یا مناقصه موردنظر این مدرک را قبول می‌کند یا خیر.

اگر هدف اصلی سازمان بهبود مدیریت پروژه است، ارزش واقعی ISO ۲۱۵۰۰ در استفاده از چارچوب و مفاهیم آن و ترکیب آن با راهنمای اجرایی ISO ۲۱۵۰۲ است، نه صرفاً دریافت یک Certificate.

جمع‌بندی

ایزو ۲۱۵۰۰ یک دستورالعمل بین‌المللی است که برای مدیریت بهتر پروژه‌ها طراحی شده است. این استاندارد مجموعه‌ای از اصول، فرآیندها و مفاهیم است که به مدیران و تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا فرآیندهای پروژه را بهبود بخشند، ریسک‌ها را کاهش دهند و هماهنگی بهتری بین اعضای تیم ایجاد کنند. پیشنهاد می‌کنیم که سازمان‌ها از این استاندارد بهره بگیرند تا فرآیندها و پروژه‌های خود را با موفقیت به سرانجام برسانند.

سوالات متداول

در این مقاله به معرفی استاندارد ۲۱۵۰۰ و اهمیت آن برای مدیریت پروژه‌ها پرداختیم. این استاندارد به زبان ساده، راهنمایی مفیدی برای هر سازمان یا فردی است که می‌خواهد پروژه‌های خود را به بهترین شکل مدیریت کند و به نتایج موفقیت‌آمیزی دست یابد. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:

از کجا گواهینامه ایزو ۲۱۵۰۰ بگیریم؟

اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF  یا ASCB  صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.

دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.

در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.