مدارک اخذ ایزو برای گواهینامه‌های مختلف متفاوت است، اما این مدارک در حالت کلی شامل دو دسته مدارک فنی و تخصصی و مدارک حقوقی و ثبتی می‌شوند. معمولا مراجع صدور لیست دقیقی از مدارک لازم برای گرفتن ایزو مورد نظر را در اختیار شما می‌گذارد، اما در این مقاله نیز، برای افزایش آگاهی شما، انواع مدارک مورد نیاز برای دریافت گواهینامه‌های ایزو را بررسی کرده‌ایم و لیستی از مدارک فنی و ثبتی لازم برای اخذ برخی ایزوهای پرکاربرد ارائه کرده‌ایم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
- ۵ مدرک مهم جهت اخذ گواهینامه ایزو
- مدارک لازم برای گرفتن گواهینامه‌های ایزو چیست؟
- نکته مهم درباره مدارک اخذ ایزو
- فرایند مستند سازی جهت تهیه مدارک مورد نیاز چگونه است؟
- مدارک اخذ ایزو ۹۰۰۱ (استاندارد مدیریت کیفیت)
- فرم درخواست گواهینامه ایزو شامل چه چیز هایی است؟
- مراحل اخذ ایزو
- شرایط دریافت گواهینامه ایزو چیست؟
- جمع‌بندی
- سوالات متداول
- از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
۵ مدرک مهم جهت اخذ گواهینامه ایزو
- دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی
- خط‌مشی کیفیت
- نمودار سازمانی
- سوابق و گزارش‌های ممیزی داخلی
- سوابق آموزشی کارکنان
مدارک لازم برای گرفتن گواهینامه‌های ایزو چیست؟
برای دریافت هر گواهینامه مهمی، چه در سطح ملی و چه در سطح بین‌المللی، متقاضی باید مجموعه‌ای از اسناد و مدارک به مرجع صدور آن گواهینامه ارائه بدهد. گواهینامه‌های ایزو نیز از این قاعده مستثنی نیستند. برخی مدارک اخذ ایزو برای دریافت گواهینامه‌های ایزو مختلف، منحصر به استاندارد مورد نظر هستند و برخی مدارک عمومی‌ترند و ارائه آنها برای دریافت هر کدام از گواهینامه‌های ایزو الزامی است.
در حالت کلی اسناد و مدارک مورد نیاز برای دریافت گواهینامه‌های ایزو به دو دسته تقسیم می‌شوند: ۱. اسناد و مدارک فنی ۲. اسناد و مدارک حقوقی. در ادامه با این دو دسته از اسناد و اهمیت آنها برای دریافت گواهینامه‌های ایزو بیشتر آشنا می‌شویم.
مدارک فنی و تخصصی لازم برای صدور گواهینامه ایزو
منظور از مدارک فنی و تخصصی، مستنداتی است که نشان می‌دهد الزامات گواهینامه ایزو مورد نظر در یک سازمان پیاده شده است و دستورالعمل‌های آن به کار بسته شده‌اند. این مستندات شامل اسناد و مدارک زیر هستند:
چارت سازمانی، دستورالعمل پیاده‌سازی استاندارد، روش‌های اجرایی، چک‌لیست‌های داخلی، نتایج ممیزی‌های دو‌مرحله‌ای خارجی، نظام‌نامه سازمان، دستورالعمل ورود مواد اولیه و دستورالعمل خروج کالا از انبار (مختص کارخانجات تولیدی).
اسناد حقوقی و حاکمیتی لازم برای صدور گواهینامه ایزو
همان‌طور که گفتیم برای اخذ گواهینامه ایزو، علاوه بر مدارک فنی و تخصصی، ارائه مجموعه‌ای از مدارک حقوقی و ثبتی هم ضروری است. این مدارک شامل اسناد ثبتی شرکت‌ها و مدارک ثبتی مثل پروانه و جواز کسب صاحبین علائم تجاری و کسب‌وکارها است. ارائه این مدارک از این جهت ضرورت دارد که وجود شرکت شما و اعتبار ثبت آن را از نظر حقوقی ثابت می‌کند.
نکته مهم درباره مدارک اخذ ایزو
نکته مهمی که به آن توجه داشته باشید ای است که مدارک اخذ ایزو برای هر یک از گواهینامه‌ها و استانداردهای ایزو متفاوت است. مثلا اگر شما متقاضی دریافت ایزو ۹۰۰۱ باشید، باید یک سری مدارک ارائه دهید و اگر متقاضی دریافت ایزو ۴۵۰۰۱ باشید، باید مدارک دیگری به مرجع صدور گواهینامه ارائه دهید؛ چون چارت سازمانی مناسب برای هر کدام از این استانداردها و یا دستورالعمل‌های پیاده‌سازی آنها، متفاوت از یکدیگر است.
البته جای نگرانی نیست، پس از اینکه با راهنمایی کارشناسان مرجع صدور مورد نظرتان، گواهینامه ایزو مناسب برای کسب‌وکار خود را انتخاب کردید، مرجع صدور لیست دقیقی از مدارک لازم برای گرفتن ایزو مورد نظر را در اختیار شما می‌گذارد و راهنمایی‌های لازم در این زمینه را نیز به شما ارائه می‌کند.
فرایند مستند سازی جهت تهیه مدارک مورد نیاز چگونه است؟
فرآیند مستندسازی جهت تهیه مدارک اخذ گواهینامه ایزو (ISO) معمولاً شامل مراحل زیر است:
- شناسایی استاندارد مناسب: انتخاب استاندارد ایزو مرتبط با نیازهای سازمان.
- بررسی فرآیندهای موجود: تحلیل فرآیندها و شناسایی نقاط نیازمند بهبود.
- تدوین سیاست‌ها و روش‌ها: تنظیم مستندات شامل سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها و رویه‌های کاری.
- ایجاد مدارک و فرم‌ها: تهیه فرم‌ها و اسناد لازم برای ثبت و پیگیری فعالیت‌ها.
- اجرای سیستم مدیریت: پیاده‌سازی سیستم و آموزش کارکنان.
- بازبینی داخلی: ارزیابی داخلی برای اطمینان از تطابق با استاندارد.
- آماده‌سازی برای ممیزی خارجی: انجام ممیزی توسط نهاد خارجی و دریافت گواهینامه.
- نگهداری و بهبود مستمر: حفظ و بهبود مستندات برای استمرار گواهینامه.
مدارک اخذ ایزو ۹۰۰۱ (استاندارد مدیریت کیفیت)
در ادامه به عنوان نمونه‌ای برای آشنایی بیشتر شما برای مدارک مورد نیاز برای اخذ گواهینامه‌های ایزو، اسناد و مدارک لازم برای گرفتن گواهینامه ISO 9001:2015 را که جزو پرطرفدارترین استانداردهای ایزو است، با هم مطالعه می‌کنیم. این مدارک و اسناد در سه دسته اسناد اجباری، اسناد غیراجباری و سوابق اجباری جای می‌گیرند که در ادامه با آنها آشنا می‌شویم:
اسناد و مدارک اجباری اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱
ارائه این مدارک و اسناد در همه کشورها برای اخذ ایزو ۹۰۰۱ الزامی است:
- بند ۴.۳: محدوده سیستم مدیریت کیفیت QMS
- بند ۵.۲: تعیین سیاست کیفیت
- بند ۶.۲: اهداف مورد نظر برای افزایش کیفیت
- بند ۸.۴.۱: معیارهای انتخاب و ارزیابی تامین‌کنندگان
اسناد و مدارک غیراجباری اخذ ایزو ۹۰۰۱
غیراجباری بودن این دسته از مدارک اخذ ایزو، بدین معنا نیست که هر شرکتی مایل باشد، می‌تواند آنها را ارائه دهد و به این ترتیب امتیاز بیشتری نسبت به سایر شرکت‌ها دریافت کند. این دسته از مدارک در برخی کشورها و توسط بعضی مراجع صدور ایزو، مطالبه می‌شوند؛ اما در برخی کشورهای دیگر، توسط مراجع دیگر مطالبه نمی‌شوند. اگر مرجع صدور مورد نظر، این دسته از مدارک اخذ ایزو را از شما بخواهد، این مدارک نیز به اسناد و مدارک اجباری ضمیمه خواهند شد:
- بند ۴.۱ و بند ۴.۲: تعیین زمینه فعالیت سازمان و ذینفعان
- بند ۶.۱: روش‌های رسیدگی به خطرات و بهره‌مندی از فرصت‌ها
- بند ۷.۱.۲ ، بند ۷.۲ ، بند ۷.۳: اسناد مربوط به آموزش و آگاهی کارمندان و تایید صلاحیت سازمان
- بند ۷.۱.۵: مدارک مربوط به اندازه‌گیری و نگهداری تجهیزات
- بند ۷.۵: روش‌های کنترل اسناد و مدارک
- بند ۸.۲: شیوه‌های فروش محصولات
- بند ۸.۵: شیوه‌های تولید محصول و ارائه خدمات
- بند ۸.۵.۴: شیوه‌های انبارداری مدارک اخذ ایزو
- بند ۸.۷ و بند ۱۰.۲: شیوه‌ی مدیریت ناهماهنگی‌ها و اقدامات اصلاحی
- بند ۹.۱.۲: شیوه‌های نظارت بر رضایت مشتریان
- بند ۹.۲: روش‌های ممیزی داخلی
- بند ۹.۳: شیوه بررسی مدیریت
سوابق اجباری مدرک اخذ ایزو ۹۰۰۱
در کنار موارد نامبرده در بالا، ارائه برخی اسنادی که نشان‌دهنده سوابق کاری سازمان هستند نیز اجباری است. این دسته از مدارک اخذ ایزو موارد زیر را شامل می‌شوند:
- بند ۷.۱.۵.۱: سوابق کالیبراسیون تجهیزات اندازه‌گیری و نظارت
- بند ۷.۲: سوابق آموزش‌های صورت‌گرفته، مهارت‌ها، تجربه‌ها و صلاحیت‌ها
- بند ۸.۲.۳.۲: سوابق بررسی الزامات محصولات و خدمات
- بند ۸.۳.۲: سوابق و اسناد بررسی میزان بازدهی خروجی
- بند ۸.۳.۳: اسناد مربوط به ورودی، طراحی و توسعه
- بند ۸.۳.۴: سوابق نشان‌دهنده کنترل طراحی‌ها و میزان توسعه
- بند ۸.۳.۵: مدارک و سوابق نشان‌دهنده خروجی‌های طراحی‌ها و توسعه‌ها
- بند ۸.۵.۱: مشخصات محصولات تولیدی و خدمات
- بند ۸.۵.۳: اسناد و مدارک نشان‌دهنده دارایی مشتری
- بند ۸.۵.۶: اسناد مربوط به کنترل و نظارت بر تغییر
- بند ۸.۶: مدارک نشان‌دهنده انطباق محصولات و خدمات با معیارها و الزامات ایزو
- بند ۸.۷.۲: محصولات و خدمات خروجی ناسازگار با معیارهای ایزو
- بند ۹.۱.۱: نتایج حاصل از اندازه‌گیری‌ها
- بند ۹.۲: برنامه‌های ممیزی (حسابرسی) داخلی
- بند ۹.۳: نتیجه بررسی‌های مدیریت
- بند ۱۰.۱: نتیجه اقدامات اصلاحی انجام شده
فرم درخواست گواهینامه ایزو شامل چه چیز هایی است؟
فرم درخواست گواهینامه ایزو برای مدارک اخذ ایزو معمولاً شامل اطلاعات زیر است:
- اطلاعات سازمانی:
- نام کامل سازمان
- آدرس و موقعیت مکانی
- اطلاعات تماس (تلفن، ایمیل)
- شماره ثبت و شناسه ملی سازمان (در صورت وجود)
- نوع استاندارد درخواستی:
- استاندارد مورد نظر (مانند ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001)
- نسخه استاندارد (مثلاً نسخه ۲۰۱۵ برای ISO 9001)
- حوزه فعالیت:
- شرح کامل فعالیت‌ها و خدمات سازمان
- بخش‌هایی که استاندارد برای آنها اعمال خواهد شد
- اندازه و مقیاس سازمان:
- تعداد کارکنان
- تعداد شعب یا مکان‌های فیزیکی
- وضعیت فعلی سیستم مدیریت:
- آیا سازمان قبلاً گواهینامه ایزو داشته است؟
- توضیح درباره پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریتی موجود
- مستندات و مدارک موجود:
- فهرست مستندات موجود مثل سیاست‌ها، رویه‌ها و دستورالعمل‌ها
- مدارک مربوط به ممیزی‌های داخلی یا ارزیابی‌های پیشین
- تاریخ‌های مورد نظر:
- تاریخ مورد نظر برای انجام ممیزی خارجی
- جدول زمانی پیشنهادی برای فرآیند صدور گواهینامه
- امضای مدیر مسئول:
- نام و امضای مدیر عامل یا مدیر مسئول برای تایید درخواست
این فرم معمولاً به همراه مستندات پشتیبانی ارسال می‌شود تا نهاد صدور گواهینامه بتواند ارزیابی اولیه را انجام دهد.
مراحل اخذ ایزو
برای تهیه مدارک اخذ ایزو باید ابتدا مراحل زیر را طی کنید تا بتوانید مدارک کاملی
- انتخاب استاندارد مناسب: سازمان باید استاندارد ایزوی متناسب با نیاز خود را انتخاب کند.
- آموزش کارکنان: کارکنان باید با الزامات استاندارد و نحوه پیاده‌سازی آن آشنا شوند تا به اجرای موثر آن کمک کنند.
- تحلیل وضعیت فعلی: فرآیندها و مستندات موجود سازمان بررسی می‌شود تا مشخص شود چه تغییراتی برای انطباق با ایزو لازم است.
- تدوین مستندات: مستندات مرتبط با استاندارد (سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، رویه‌ها) تدوین و آماده می‌شوند.
- اجرای سیستم مدیریت: سیستم مدیریت مطابق با الزامات استاندارد در سازمان به اجرا در می‌آید.
- ممیزی داخلی: سازمان یک ممیزی داخلی انجام می‌دهد تا مطمئن شود سیستم به درستی پیاده شده و الزامات رعایت شده‌اند.
- انتخاب نهاد صدور: یک نهاد معتبر برای انجام ممیزی خارجی و صدور گواهینامه انتخاب می‌شود.
- ممیزی خارجی و صدور گواهینامه: ممیزان نهاد خارجی سازمان را ارزیابی کرده و در صورت تطابق با استاندارد، گواهینامه صادر می‌کنند.
شرایط دریافت گواهینامه ایزو چیست؟
شرایط دریافت گواهینامه ایزو شامل چندین الزام و اقدام است که سازمان‌ها باید آنها را رعایت کنند. این شرایط به طور کلی شامل موارد زیر است:
- پیاده‌سازی سیستم مدیریت مرتبط:
- سازمان باید یک سیستم مدیریت (مثل سیستم مدیریت کیفیت برای ISO 9001 یا سیستم مدیریت محیط زیست برای ISO 14001) را مطابق با الزامات استاندارد مورد نظر پیاده‌سازی کند.
- مستندسازی:
- سازمان باید سیاست‌ها، روش‌ها، رویه‌ها و دستورالعمل‌های خود را به صورت دقیق مستند کند و این مستندات را در عملیات روزمره خود به کار گیرد.
- آموزش کارکنان:
- کارکنان باید با الزامات استاندارد ایزو آشنا شوند و آموزش‌های لازم را دریافت کنند تا بتوانند آن را به درستی اجرا کنند.
- انجام ممیزی داخلی:
- قبل از درخواست گواهینامه، سازمان باید یک ممیزی داخلی انجام دهد تا مطمئن شود که سیستم مدیریت به درستی اجرا شده و با الزامات استاندارد ایزو همخوانی دارد.
- انطباق با الزامات قانونی و مقرراتی:
- سازمان باید اطمینان حاصل کند که تمام قوانین و مقررات محلی و بین‌المللی مرتبط با حوزه کاری خود را رعایت می‌کند.
- بهبود مستمر:
- سازمان باید نشان دهد که فرآیندهای خود را به صورت مستمر بهبود می‌بخشد تا کیفیت، ایمنی یا عملکرد محیط زیستی خود را ارتقا دهد.
- انتخاب نهاد صدور گواهینامه (CB):
- سازمان باید یک نهاد معتبر صدور گواهینامه (Certification Body) را انتخاب کند تا ممیزی خارجی انجام داده و ارزیابی نهایی را انجام دهد.
- انجام ممیزی خارجی:
- نهاد صدور گواهینامه (CB) یک ممیزی خارجی انجام می‌دهد تا مطابقت سیستم مدیریت سازمان با الزامات ایزو را ارزیابی کند.
- تعهد به نگهداری و بهبود سیستم:
- سازمان باید متعهد به حفظ و نگهداری سیستم مدیریت خود باشد و در صورت نیاز، اصلاحات و بهبودهای لازم را اعمال کند.
در صورت رعایت این شرایط و موفقیت در ممیزی خارجی، گواهینامه ایزو به سازمان اعطا می‌شود.
جمع‌بندی
برای دریافت گواهینامه ایزو متقاضی باید مجموعه‌ای از اسناد و مدارک به مرجع صدور مورد نظر خود ارائه بدهد. برخی مدارک مورد نیاز برای دریافت گواهینامه‌های ایزو مختلف، منحصر به استاندارد مورد نظر هستند و برخی مدارک عمومی‌ترند. این اسناد به دو دسته‌ی اسناد و مدارک فنی و اسناد و مدارک حقوقی تقسیم می‌شوند. مدارک فنی و تخصصی، مستنداتی هستند که نشان می‌دهد الزامات گواهینامه ایزو مورد نظر در یک سازمان پیاده شده است و مدارک حقوقی شامل اسناد ثبتی شرکت‌ها و مدارک ثبتی مثل پروانه و جواز کسب صاحبین علائم تجاری و کسب‌وکارها است.
سوالات متداول
در این مقاله بررسی کردیم که گواهینامه ایزو نشانگر این است که یک سازمان سیستم مدیریت کیفیت مطابق با استانداردهای بین‌المللی تعیین شده توسط ISO را پیاده‌سازی کرده است. در ادامه به برخی از سوالات متداول در مورد مدارک ISO پاسخ می‌دهیم:
دریافت گواهینامه ایزو می‌تواند برای بهره‌وری، بهبود عملکرد، افزایش رضایت مشتریان و ایجاد اعتماد عمومی مفید باشد. همچنین، در برخی صنایع و بازارها، داشتن این گواهینامه‌ها می‌تواند شرط ضروری برای شرکت در مناقصات و قراردادهای بین‌المللی باشد.
۱- دستورالعمل‌ها و روش‌ها
۲- سیاست‌ها و راهنماها
۳- فهرست‌های کنترل و ثبت
۴- ثبت‌های مربوط به آموزش و آموزش‌های انجام شده
۵- سوابق آزمون و ارزیابی‌ها
۶- اسناد مرتبط با مدیریت ریسک
۷- نتایج بررسی‌ها و ارزیابی‌ها
۸- گزارش‌های عملکرد و ارزیابی سیستم مدیریت
۹- گزارش‌های حاکمیت سازمان
۱۰- گزارش‌های حوادث و نحوه مدیریت آنها
۱۱- سوابق آزمون و کالیبراسیون تجهیزات
۱۲- سوابق مربوط به رضایتمندی مشتریان
۱۳- سوابق مربوط به اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
۱۴- اسناد مربوط به بهبود مستمر
۱۵- گزارش‌های حسابرسی داخلی و خارجی
۱۶- سوابق آموزش و صلاحیت کارکنان
۱۷- اسناد مربوط به مدیریت تغییرات
۱۸- سوابق مربوط به مدیریت ارتباط با ذینفعان
۱۹- اسناد مربوط به مدیریت خطاها و انشعابات
۲۰- سوابق مربوط به مدیریت تامین کنندگان
مدت زمان برای دریافت گواهینامه ایزو ممکن است بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان و همچنین استعداد و تسلط سازمان در اجرای سیستم مدیریت مورد بررسی، متغیر باشد. زمان مورد نیاز برای ارزیابی و صدور گواهینامه باید توسط شرکت ارزیابی تخمین زده شود.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نامبرده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
