مراحل اخذ ایزو معتبر برای شرکتها و سازمانها
مراحل اخذ ایزو بر خلاف تصور عموم مدیران و صاحبین کسبوکارها به هیچ عنوان دشوار، پیچیده، زمانبر و پرهزینه نیست. امروزه مراجع صدور معتبری در ایران وجود دارند که زیر نظر یک نهاد اعتباردهی بینالمللی فعالیت میکنند. این مراکز در کوتاهترین زمان و با کمترین هزینه، تنها با ارائه مستنداتی که نشاندهنده رعایت الزامات گواهینامهها در شرکت شماست، گواهینامه مورد نظر را برای شما صادر میکنند. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا با مراحل اخذ گواهینامه ایزو آشنا شوید.
آنچه در این مطلب میخوانید:
مراحل اخذ ایزو در ایران
مراحل اخذ ایزو بر خلاف تصور عموم مدیران و صاحبین کسبوکارها به هیچ عنوان دشوار، پیچیده، زمانبر و پرهزینه نیست و گامهایی بسیار ساده دارد. حتی برخی از مراجع صدور امکان صادرکردن گواهینامه در مدتزمان کمتر از یک هفته را هم دارند. این مراحل عبارت هستند از:
- مرحله ۱: شناخت استانداردها و انتخاب گواهینامه مناسب
- مرحله ۲: آمادهسازی و تخصیص منابع
- مرحله ۳: انتخاب یک مرجع صدور معتبر
- مرحله ۴: پیشممیزی و تجزیه و تحلیل مشکلات
- مرحله ۵: توسعه و پیادهسازی یک سیستم مدیریت مناسب
- مرحله ۶: انجام یک ممیزی داخلی
- مرحله ۷: صدور گواهینامه
در ادامه هر کدام از این مراحل دریافت گواهینامههای ایزو را با هم بررسی میکنیم:
مرحله ۱: شناخت استانداردها و انتخاب گواهینامه مناسب
در گام اول از مراحل اخذ ایزو و پیش از اقدام برای دریافت گواهینامه، باید با انواع استانداردهایی که این سازمان برای صنایع و کسبوکارهای فعال در حوزههای مختلف ارائه کرده است آشنایی مختصری پیدا کنید تا بتوانید گواهینامههای مناسب برای کسبوکار خودتان را تشخیص بدهید.
در ادامه باید بررسی کنید کدام یک از این استانداردها برای صنعت و حوزهای که شما در آن فعالیت دارید، مناسب است و با اهداف شما برای گسترش شرکت همراستا است. دقت کنید انتخاب یک استاندارد اشتباه و اخذ گواهینامه آن، عملا هیچ تاثیری روی بهبود کسبوکار شما نخواهد داشت!
استانداردهای ایزو به دو دسته عمومی و تخصصی تقسیم میشوند. استانداردهای عمومی که تعدادی از آنها در بالا معرفی شدند، روی بهبود پارامترهای کلی و مشترک در حوزههای مختلف و به خصوص مسائل مدیریتی متمرکز هستند و برای بیشتر کسبوکارها و صنایع مناسب هستند. علاوه بر این استانداردها، استانداردهای تخصصیتری هم برای شرکتهای فعال در حوزههای مختلف تدوین شدهاند. شما میتوانید با مطالعه درباره این استانداردها و دریافت مشاوره از کارشناسان ایزو، مناسبترین گواهینامه یا گواهینامهها را انتخاب کنید. استفاده از مشاوره ایزو دو مزیت دارد:
- شناخت بهترین، مناسبترین و موثرترین استاندارد ایزو برای یک کسبوکار بهخصوص
- پیادهسازی و اجرای درست الزامات و دستورالعملهای مربوط به آن استاندارد
به عبارت دیگر مشاور ایزو در اولین گام از مراحل اخذ ایزو به شما کمک میکند استاندارد و گواهینامه مناسب سازمانتان را انتخاب کنید و سپس با تکیه بر دانش و تجربهای که دارد شما را در مسیر آمادهسازی سازمان راهنمایی میکند. بنابراین با وجود مشاور، دیگر مجبور نخواهید بود تمام استانداردهای ایزو را بشناسید یا تکتک دستورالعمل ها و بندهای استاندارد انتخابی را مطالعه کنید؛ به این ترتیب فرایند اخذ ایزو نیز با سرعت بیشتری طی خواهد شد.
مرحله ۲: آمادهسازی و تخصیص منابع
برای اخذ ایزو، ابتدا باید پشتیبانی مدیریت ارشد شرکت خود را جلب و منابع مالی مورد نیاز را آماده کنید. تیم مدیریت باید متعهد شود تمام منابع مورد نیاز برای صدور گواهینامه و پیادهسازی الزامات آن را فراهم کند. میتوانید برا تخمین منابع مالی مورد نیاز برای انجام تعهدات استاندارد، با کارشناسان یک مرجع صدور معتبر مشورت کنید.
مرحله ۳: انتخاب یک مرجع صدور معتبر
همانطور که گفته شد، مسئولیت صدور گواهینامه های ایزو با مراجعی است که توسط این سازمان انتخاب شدهاند. این مراجع با نام اختصاری CB شناخته میشوند و در نقاط مختلف کشورهای عضو سازمان بینالمللی استاندارد، به طور رسمی فعالیت میکنند.
CBها و گواهینامههای صادر شده توسط آن فقط زمانی معتبر خواهد بود که مرجع مورد نظر تحت نظارت و اعتباردهی نهادهایی مثل IAF و ASCB فعال باشد. سازمان بینالمللی استاندارد به کسبوکارها توصیه میکند از اعتبار مرجع صدور مورد نظر خود مطمئن شوند؛ چرا که گذراندن یک فرایند دقیق صدور گواهینامه به سود خود کسبوکارها خواهد بود.
برای کسب اطمینان از اعتبار مراجع صدور ابتدا باید تصویر یک گواهینامه نمونه از آنها درخواست و سپس مشخصات مرجع صدور و مرجع اعتباردهی آن را از روی گواهینامه پیدا کنید. در نهایت باید به وبسایت مرجع اعتباردهی مراجعه و نام مرجع صدور موردنظر خود را جستجو کنید. اگر نام مرجع صدور در لیست نهاد اعتباردهی ثبت نشده باشد، گواهینامههای صادر شده توسط این مجموعه معتبر نیستند. برای دریافت اطلاعات تکمیلی دراینباره میتوانید مقاله «استعلام گواهینامه ایزو» را مطالعه کنید.
مرحله ۴: پیشممیزی و تجزیه و تحلیل مشکلات
شناسایی و تجزیه و تحلیل مشکلات یکی از ضروریترین مراحل اخذ ایزو است. این ارزیابی اولیه به شما کمک میکند تا از اشکالات موجود در سیستم مدیریت فعلی خود و همچنین میزان انطباق کسبوکارتان با الزامات استاندارد و اقدامات لازم برای تکمیل این انطباق مطلع شوید.
برای انجام پیشممیزی میتوانید از کارشناسان داخلی شرکت خودتان کمک بگیرید یا در صورت نیاز یک نیروی ممیز از شرکت مشاور موردنظرتان استخدام کنید. در پیشممیزی باید نحوه پیادهسازی الزامات گواهینامه موردنظر را هم بررسی و هزینههای هر مرحله را برآورد کنید.
مرحله ۵: توسعه و پیادهسازی یک سیستم مدیریت مناسب
برای دریافت گواهینامه، باید یک سیستم مدیریت جامع که راهحلهایی برای تمام مشکلات کشف شده در مرحله قبلی ارائه میدهد، ایجاد کنید. ایجاد این سیستم مدیریت میتواند شامل معرفی فرایندها و رویههای کنترلی جدید، ارائه مسئولیتهای جدید به کارکنان، ساختاردهی سیاستهای مورد نیاز و غیره باشد. سپس باید برای پیادهسازی این سیستم و عملیاتیکردن آن، برای کارکنانتان جلسات آموزشی برگزار و آنها را با نقشهای جدیدشان آشنا کنید.
مرحله ۶: انجام ممیزی داخلی و خارجی
صدور گام بعدی از مراحل اخذ ایزو و قبل از ثبت درخواست برای صدور گواهینامه، باید مطمئن شوید که سیستم مدیریت پیادهسازی شده تمام الزامات استاندارد موردنظر را برآورده میکند. حسابرسی داخلی بسیار مهم است و باید توسط تواناترین کارشناسان شرکت شما که دانش و بینش لازم را در مورد سیستمهای مدیریت دارند، انجام شود. ممیزی داخلی هم توسط ممیزهای واجد شرایط و متخصصی که مرجع صدورتان به عنوان یک شخص ثالث به شما معرفی میکند بهصورت حضوری یا غیرحضوری انجام میشود.
نتایج ممیزی داخلی اهمیت بسیاری در صدور گواهینامه دارد. همچنین هنگامی که یک ممیزی داخلی کامل انجام میشود، شما از وضعیت انطباق مجموعه خود با سیستم مدیریت طراحی شده مطلع خواهید شد. متوجه میشوید کدام الزامات کاملاً برآورده شده است و کدام الزامات تا حدی برآورده شده است یا اصلاً برآورده نشده است. بنابراین، بر اساس گزارش حسابرسی، میتوانید اقدامات اصلاحی لازم را برای رفع کلیه موارد عدم انطباق مشخص کنید.
مرحله ۷: صدور گواهینامه
در این مرحله کارشناسان CB مدارک مربوط به سازمان را مطالعه و بررسی میکنند. برای صدور برخی گواهینامههای حساس، یک ممیز از طرف مرجع صدور انتخابی، سیستم مدیریت شما را هم برای اطمینان از برآوردهشدن تمام الزامات گواهینامه مورد نظر ارزیابی میکند و نظرات خود را در مورد هرگونه نارسایی که در سیستم مشاهده شده و باید برطرف شود، به اشتراک میگذارد.
پس از اثبات کارآمدی سیستم مدیریت و سازگاری آن با استاندارد موردنظر، گواهینامه ایزو برای شما صادر میشود. این گواهینامه سه سال اعتبار دارد و پس از آن، باید برای تمدید اقدام کنید. همچنین برای حفظ انطباق با ایزو در طولانیمدت، میتوانید ممیزیهای داخلی دورهای انجام دهید.
گواهینامه های ایزو توسط سازمان ایزو صادر نمیشوند!
سازمان ایزو یک نهاد مستقل بینالمللی است که مسئولیت تنظیم استانداردها و تدوین متن آنها را برعهده دارد. این سازمان برخلاف تصور بسیاری از مردم، مسئول صدور گواهینامههای ایزو نیست. حالا سوالی که مطرح میشود این است که پس چه کسانی مسئول صدور این گواهینامهها هستند و صاحبین کسبوکارها برای اخذ گواهینامههای ایزو معتبر باید به کجا مراجعه کنند؟!
سازمان بینالمللی استاندارد (ایزو) نهادهایی را به عنوان نماینده در کشورهای عضو برگزیده است تا مراحل اخذ گواهینامه ایزو را برای متقاضیان کوتاه و ساده کند. این نهادها مرجع صدور گواهینامههای ایزو در کشورهای موردنظر هستند و مسئولند پس از طی مراحل اخذ ایزو توسط متقاضی و انجام ممیزیها در صورت نیاز، گواهینامه مورد نظر را که تحت اعتبار سازمان ایزو و نهادهای اعتباردهی قرار دارد، برای او صادر کنند.
مجموعه EIQM یکی از مراجع صدور انواع گواهینامههای ایزو در ایران است که تحت اعتبار ASCB انگلستان فعالیت دارد و گواهینامههای مورد نظر شما در در کوتاهترین زمان ممکن صادر و برای شما ارسال میکند.
مزایای اخذ گواهینامه ایزو معتبر
با طی کردن مراحل اخذ ایزو، گواهینامه موردنظر صادر و در مدت زمان کوتاهی، بسته به نوع فعالیت CB مورد نظر، برای شما ارسال میشود. اخذ گواهینامههای ایزو و پیادهسازی الزامات آنها مزایای فراوانی برای کسبوکار شما خواهد داشت. مهمترین این مزایا عبارتند از:
- کاهش هزینهها و صرفهجویی در زمان و انرژی
- افزایش رضایت مشتریان و مصرفکنندگان
- پیشی گرفتن از رقبا و در دست گرفتن سهم عظیمی از بازار
- ایجاد فرصت راهیابی به بازارهای جهانی
- کمک به حفظ محیطزیست
- ایجاد اطمینان و اعتماد در مصرفکنندگان و سایر ذینفعان
جمعبندی
با اخذ هر یک از گواهینامههای ایزو و پیادهسازی الزامات آنها، گامی بزرگ در جهت دستیابی به اهدافتان برمیدارید. مراحل اخذ ایزو، برخلاف تصور عموم، ساده هستند و هزینه چندانی هم به کسبوکار تحمیل نمیکنند. این مراحل عبارتند از: شناخت استانداردها و انتخاب گواهینامه مناسب؛ آمادهسازی و تخصیص منابع؛ انتخاب یک مرجع صدور معتبر؛ پیشممیزی و تجزیه و تحلیل مشکلات؛ توسعه و پیادهسازی یک سیستم مدیریت مناسب؛ انجام یک ممیزی داخلی و صدور گواهینامه.
سوالات متداول
در این مقاله با مراحل اخذ ایزو آَشنا شدیم. لطفاً توجه داشته باشید که مراحل و مستندات مورد نیاز در مورد هر استاندارد خاص ISO ممکن است متفاوت باشد. در ادامه به برخی از سوالات متداول در این مورد پاسخ میدهیم اما برای اطلاعات دقیقتر، به استاندارد مورد نظر خود مراجعه کنید و یا با کارشناسان متخصص در زمینه استانداردهای ISO مشورت کنید.
مرحله اول اخذ گواهینامه ISO معمولاً شامل آمادهسازی و آگاهیبخشی است. در این مرحله، سازمان باید با استاندارد مورد نظر آشنا شود، نیازها و الزامات آن را درک کند و تصمیم بگیرد که آیا میخواهد این استاندارد را اخذ کند یا خیر.
مراحل اصلی اخذ ISO عبارتند از: برنامهریزی، تحلیل و طراحی سیستم، اجرا و اجرای آزمون، ارزیابی و بررسی و در نهایت صدور گواهینامه.
مستندات مورد نیاز برای اخذ ISO بستگی به نوع استاندارد و سازمان دارد. اما معمولاً شامل سیاستها، رویهها، فرآیندها، سوابق آموزشی، سوابق بازرسی و ارزیابی و سایر مستندات مرتبط با الزامات استاندارد میشود.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکتهای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامهای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نامبرده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر میتوانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
