سیستم مدیریت کیفیت یا QMS چیست؟

سیستم مدیریت کیفیت یا QMS یک سیستم ساختاریافته است که فرایندها و مسئولیت‌ها را برای ارائه مداوم محصولات و خدمات باکیفیتی که الزامات نظارتی و رضایت مشتری را در نظر دارد، مستند می‌کند. هدف یک سیستم مدیریت کیفیت ارائه چارچوبی است که ارتباطات، همکاری و ثبات را در سراسر سازمان شما بهبود ببخشد، درصد خطا و ایجاد ضایعات را کاهش دهد و بهبود مستمر را ترویج کند. نرم‌افزار QMS یک پلتفرم است که به شما کمک می‌کند تا فرایندهای مدیریت کیفیت را در سراسر سازمان خود ساده و خودکار کنید.

سیستم مدیریت کیفیت یا QMS چیست؟

داشتن شهرت و اعتبار در زمینه کیفیت یکی از عوامل مهم در جذب بازار امروز است؛ محصولات باکیفیت برابر است با مشتریان راضی‌تر و درآمد بالاتر. یک سازمان باید فرایندها و ابزارهای مدیریت کیفیتی داشته باشد که از کل سازمان پشتیبانی کند. برای داشتن گواهینامه qms، الزامات سیستم مدیریت کیفیت باید به طور مداوم اجرا و بازنگری شوند. فرایندهای سیستم مدیریت کیفیت شامل چهار جزء مختلف است:

• تعیین خط‌مشی کیفیت
• برنامه‌ریزی و تضمین کیفیت
• کنترل کیفیت
• بهبود کیفیت

روش اجرایی سیستم مدیریت کیفیت

برخی از بهترین شیوه‌ها برای اجرای مدیریت کیفیت در یک سازمان را در ادامه فهرست کرده‌ایم:

• مشخص‌کردن معیارهای کیفیت در سازمان
• مشارکت ذی‌نفعان برای شناسایی و تعریف استانداردهای کیفیت
• دریافت بازخورد و پیشنهادات مشتریان در مورد معیارهای کیفیت
• اتخاذ رویکرد پیشگیرانه به‌جای رویکرد واکنشی
• اجرای فرایند مدیریت کیفیت مستمر در طول چرخه‌عمر
• مطابقت با معیارهای کیفیت برای ایجاد بهبود یا اصلاح
• بررسی و به‌روزرسانی استانداردها و معیارهای کیفیت به طور دوره‌ای
• تجزیه‌وتحلیل تأثیر مدیریت کیفیت در سراسر صنعت
• تلاش برای بهبود مستمر

اصول سیستم مدیریت کیفیت

هفت اصل مدیریت کیفیت وجود دارد که باید به‌عنوان یک سازمان روی آن تمرکز کنید:

1. تمرکز بر مشتری
2. ایجاد بهبود
3. مشارکت مردم
4. رهبری
5. تصمیم‌گیری مبتنی بر شواهد
6. رویکرد مبتنی بر فرایند
7. مدیریت روابط

مزایای QMS چیست؟

برخی از مزایای استفاده از بهترین شیوه‌های مدیریت کیفیت در صنعت عبارت‌اند از:

• کاهش و مدیریت بهتر هزینه‌ها
• افزایش سودآوری
• افزایش وفاداری و حفظ مشتری
• بهبود روحیه کارکنان
• سازگاری با شرایط بازار، قوانین محیطی و سایر مقررات دولتی

محبوب‌ترین استاندارد سیستم مدیریت کیفیت

در سال ۲۰۲۱ (آخرین سالی که ISO ارقام مربوط به اخذ گواهینامه استاندردها را منتشر کرد)، بیش از یک میلیون سازمان در سراسر جهان به طور مستقل گواهینامه ISO 9001 را دریافت کردند. طبق این آمار تا به امروز سازمان جهانی استاندارد، ایزو ۹۰۰۱ را به‌عنوان پرکاربردترین و محبوب‌ترین استاندارد سیستم مدیریت کیفیت در جهان معرفی کرده است. سازمان جهانی استاندارد طی یک بررسی گسترده در سال ۲۰۱۷ اعلام کرد که بیش از ۵ میلیون گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ بین سال‌های ۲۰۱۲ تا ۲۰۱۷ صادر شده است که نشان می‌دهد با مدرن‌شدن جامعه صنعتی، نیاز بسیاری از مشاغل به گواهینامه این استاندارد به‌طور گسترده افزایش پیدا کرده است.

ایزو ۹۰۰۱ چارچوبی برای مدیریت کیفیت ارائه می‌دهد که شرکت‌ها می‌توانند از آن برای اطمینان از سازگاری کیفیت محصولات و خدمات خود با استانداردهای جهانی استفاده کنند. شرکت‌ها گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ را اخذ می‌کنند تا نشان دهند که مراقبت‌های لازم را برای حفظ استانداردهای کیفیت انجام داده‌اند. الزامات این استاندارد احتمال وجود ایراد در محصول یا نقص خدمات را کاهش می‌دهد و تضمین می‌کند که مشتریان شما می توانند با اطمینان خرید کنند.

اخذ ایزو ۹۰۰۱

برای اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱، باید مدارکی را مستند کنید که نشان دهد سیستم مدیریت کیفیت (QMS) در سازمان شما مستقر است و استانداردهای موردنیاز برای صدور گواهینامه را برآورده می‌کند. مدت‌زمان لازم صدور گواهینامه ISO 9001 برای هر کسب‌وکاری منحصربه‌فرد است و به عوامل زیادی از جمله اندازه سازمان شما، زمینه فعالیت و میزان رعایت الزامات کیفیت بستگی دارد.

ممیزی ایزو ۹۰۰۱

پیچیدگی اجرایی‌کردن و اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ بستگی به وسعت سازمان و حساسیت زمینه فعالیت شما دارد. مجموعه‌های مشاور ایزو نمایش واضحی از فرایندها و اسناد لازم در اختیار شما قرار می‌دهند تا اطمینان حاصل کنید که فرایند صدور گواهینامه آن‌قدرها هم که فکر می‌کنید پیچیده نیست.

پس از اقدام برای اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱، الزامات استاندارد در اختیار شما قرار می‌گیرد. توصیه می‌کنیم به الزامات نگاهی بیندازید و تا آنجا که می‌توانید اسناد موردنیاز را به‌صورت داخلی در محل پیاده‌سازی کنید. اما اگر نمی‌توانید یا آمادگی لازم برای پیاده‌سازی را ندارید می‌توانید درخواست دهید تا یک کارشناس در محل شما حاضر شود و الزامات را پیاده‌سازی کند. کارشناسان هر شکافی را در خط‌مشی‌ها و رویه‌های موجود شما شناسایی می‌کنند و گزارش کاملی از توصیه‌های خود و همچنین ابزارها و اطلاعاتی را که می‌توانید برای تهیه مستندات از آن‌ها استفاده کنید، در اختیار شما قرار می‌دهند.

بهبود مستمر به کمک سیستم مدیریت کیفیت

تعهد به بهبود مستمر یکی از بزرگ‌ترین نقاط قوت ایزو ۹۰۰۱ است. پس از دریافت گواهینامه این استاندارد، باید به‌صورت سالانه سیستم مدیریت کیفیت خود را بازبینی و تمدید کنید. این بازبینی‌های سالانه موجب می‌شود اطمینان حاصل کنید که QMS شما همچنان با استانداردهای بالای ISO 9001 مطابقت دارد و به شما کمک می‌کند تا مناطقی را که ممکن است نیاز به بهبود داشته باشند شناسایی کنید.

مزایای ایزو ۹۰۰۱ برای مشاغل کوچک چیست؟

اگر یک کسب‌وکار کوچک دارید، ممکن است مطمئن نباشید که آیا ایزو ۹۰۰۱ در سازمان شما ارزش سرمایه‌گذاری را دارد یا خیر. در ادامه برخی از مزایای این استاندارد برای مشاغل کوچک را بررسی خواهیم کرد.

جلب اعتماد و وفاداری مشتری

یکی از مزایای اصلی گواهینامه ISO 9001 این است که تعهد شما را به کیفیت و رضایت مشتری نشان می‌دهد. با رعایت الزامات این استاندارد می‌توانید اطمینان حاصل کنید که محصولات و خدمات شما انتظارات مشتریان را برآورده می‌کند و با مقررات و استانداردهای مربوطه مطابقت دارد. این تعهد به کیفیت می‌تواند شهرت شما را افزایش دهد و به این واسطه افراد بیشتری به شما اعتماد می‌کنند.

افزایش کارایی و بهبود فرایند

یکی دیگر از مزایای گواهینامه ISO 9001 این است که به شما کمک می‌کند فرایندهای خود را بهینه کنید و ضایعات و خطاها را حذف کنید. با به‌کارگیری اصول این استاندارد، می‌توانید اهداف، نقش‌ها و مسئولیت‌های روشنی را برای تیم خود تعیین کنید، رویه‌های خود را مستند و استاندارد کنید، نتایج خود تجزیه‌وتحلیل کنید و هرگونه مشکل را شناسایی و اصلاح کنید. این روند می‌تواند بهره‌وری، کیفیت و سودآوری شما را بهبود بخشد و همچنین فرهنگ بهبود مستمر و نوآوری را تقویت کند.

افزایش مشارکت و انگیزه کارکنان

گواهینامه ISO 9001 تعامل و انگیزه کارکنان شما را افزایش می‌دهد. با مشارکت‌دادن کارکنان خود در طراحی، اجرا و ارزیابی سیستم مدیریت کیفیت، می‌توانید آگاهی، مالکیت و مسئولیت‌پذیری آنها را نسبت به کارشان افزایش دهید. این سیستم می‌تواند عملکرد کارکنان شما را بهبود بخشد و همچنین یک محیط کاری مثبت و مشارکتی ایجاد کند.

مدیریت ریسک

ایزو ۹۰۰۱ از سیستم مدیریت ریسک شما پشتیبانی می‌کند. با انجام ارزیابی ریسک و اجرای اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی، می‌توانید احتمال و تأثیر هرگونه تهدید یا خطرات بالقوه‌ای را که ممکن است بر کسب‌وکار شما تأثیر بگذارد، کاهش دهید. همچنین می‌توانید اطمینان حاصل کنید که از تعهدات قانونی، قراردادی و اخلاقی مربوط به صنعت خود پیروی می‌کنید. این استاندارد می‌تواند از کسب‌وکار شما در برابر جریمه‌ها، مجازات‌، شکایت‌ها و آسیب‌های اعتباری محافظت کند و همچنین انعطاف‌پذیری و سازگاری شما را افزایش دهد.

نحوه دریافت گواهینامه ISO 9001

اگر مایل به دریافت گواهینامه ISO 9001 هستید، ابتدا باید یک تجزیه‌وتحلیل شکاف انجام دهید تا وضعیت فعلی خود را ارزیابی کنید و زمینه‌هایی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنید. سپس باید یک سیستم مدیریت کیفیت را ایجاد و پیاده‌سازی کنید که الزامات ISO 9001 را برآورده کند و اهداف تجاری و نیازهای مشتری شما را منعکس کند.

یک ممیزی داخلی باید برای تأیید اثربخشی و انطباق سیستم مدیریت کیفیت شما انجام شود. بعضی شرکت‌ها ممکن است برای انجام ممیزی خارجی نیز الزام داشته باشند و در این مواقع باید از یک مرجع صدور گواهینامه معتبر کمک بگیرند. حفظ و بهبود مستمر سیستم مدیریت کیفیت از طریق بررسی‌ها، ممیزی‌ها و به‌روزرسانی‌های منظم بسیار مهم است.

اعتبار ایزو ۹۰۰۱ در سال ۲۰۲۳

آخرین ورژن ایزو ۹۰۰۱ مربوط به سال ۲۰۱۵ است و از آن به‌روزرسانی نشده است. اعتبار این گواهینامه در طول سال‌های اخیر بارها مورد سؤال قرار گرفت؛ اما الزامات همچنان بدون تغییر باقی‌مانده است. بسیاری از کاربران معتقدند به دلیل افزایش سرعت تحول دیجیتال در سال‌های اخیر، ایزو ۹۰۰۱ نیز احتیاج به بازبینی و به‌روزرسانی دارد. بااین‌حال احتمال کمی وجود دارد که ویرایش جدیدی از ایزو ۹۰۰۱ تا قبل از سال ۲۰۳۰ منتشر شود.

جمع‌بندی

هدف سیستم مدیریت کیفیت  ارائه چارچوبی است که ارتباطات، همکاری و ثبات را در سراسر سازمان شما بهبود ببخشد، درصد خطا و ایجاد ضایعات را کاهش دهد و بهبود مستمر را ترویج کند. ایزو ۹۰۰۱ نیز چارچوبی برای مدیریت کیفیت ارائه می‌دهد که شرکت‌ها می‌توانند از آن برای اطمینان از سازگاری کیفیت محصولات و خدمات خود با استانداردهای جهانی استفاده کنند. پیاده‌سازی ISO 9001 نه‌تنها اعتبار و وجهه شرکت را بهبود می‌بخشد، بلکه فرهنگ رشد مداوم و کار تیمی را نیز ایجاد می‌کند که در دنیای تجارت رقابتی امروزی مهم است.

از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟

اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF  یا ASCB  صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.

دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.

در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.

---