ممیزی چیست؟ انجام ممیزی یکی از مراحل دریافت انواع گواهینامه ایزو است. گواهینامه‌های ایزو از مهم‌ترین استانداردهای جهانی برای کیفیت و مدیریت هستند. این گواهینامه‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند فرآیندهای خود را بهبود بدهند و با جلب رضایت مشتری، آماده ورود به بازارهای گسترده‌تر شوند. برخلاف تصور عموم مردم، با موفقیت گذراندن ممیزی‌های مربوطه و اخذ این گواهینامه‌ها به هیچ عنوان دشوار و پرهزینه نیست. در ادامه با ما همراه باشید تا با انواع ممیزی و تفاوت آن با بازرسی‌های معمول آشنا شویم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
ممیزی چیست؟
طبق تعریف، ﻣﻤﯿﺰی «ﺷﯿﻮهای ﺑﺮای ارزﯾﺎﺑﯽ اﺛﺮﺑﺨﺸـﯽ ﺳﯿﺴـﺘﻢ ﻣـﺪﯾﺮﯾﺖ ﮐﯿﻔﯿـﺖ یک سازمان ﺑـﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﺷﻨﺎﺳـﺎﯾﯽ رﯾﺴـﮏﻫﺎ و حصول اطمینان از ﺑﺮآورده ﺷﺪن اﻟﺰاﻣﺎت استانداردهای مختلف» است. روش‌های مختلفی برای انجام ممیزی در یک شرکت وجود دارد که عبارت‌اند از:
ممیزی فرایند
در ممیزی فرایند، انواع فرایندها و دستورالعمل‌هایی که یک سازمان در مراحل مختلف فعالیتش به کار می‌بندد، مورد بررسی قرار می‌گیرد. هدف انجام این ممیزی تعیین میزان انطباق روش‌هایی که در سازمان اجرا می‌شوند، با الزامات و روش‌های از پیش تعیین شده در استانداردهای موردنظر است. این نوع ممیزی موارد دیگر از جمله منابع و محیط کار را هم با الزامات تطبیق می‌دهد و بررسی می‌کند که فرایندهای سازمان بهینه و اثربخش هستند یا نه.
ممیزی محصول
ممیزی محصول یکی دیگر از انواع ممیزی است. در ممیزی محصول، محصولات یا خدماتی که سازمان مورد نظر ارائه می‌کند، مورد بررسی قرار می‌گیرند. در این ممیزی نیز درست مثل ممیزی فرایند، هدف ارزیابی میزان انطباق محصولات و خدمات با الزامات از پیش تعیین شده در گواهینامه‌های ایزو است.
ممیزی سیستم
ممیزی سیستم کمی با دو ممیزی‌ای که تا اینجا با آنها آشنا شدیم متفاوت است. در این نوع ممیزی، به جای کل سازمان، تمرکز روی سیستم‌های هدف به‌خصوصی است که از استاندارد موردنظر تاثیر می‌پذیرند. به طور مثال در ممیزی یک سازمان برای اخذ استاندارد ایزو ۹۰۰۱، سیستم مدیریت کیفیت آن سازمان بررسی می‌شود. تا با این روش مشخص شود خط‌مشی‌ها و الزامات نظارتی‌اش با خط‌مشی‌ها و الزامات ایزو ۹۰۰۱ مطابقت دارد یا نه.
اهمیت ممیزی در اخذ گواهینامه‌های ایزو
تا اینجا به سوال «ممیزی چیست» پاسخ دادیم، در این بخش می‌خواهیم با اهمیت انجام ممیزی در پروسه اخذ ایزو آشنا شویم. فرض کنید شما درخواست اخذ یکی از گواهینامه ایزو را به مرجع صدور ایزو (CB) موردنظرتان اراده داده‌اید. ارائه این درخواست یعنی شما ادعا دارید تمام دستورالعمل‌های اجرایی سازمان شما با الزامات و دستورالعمل‌های استاندارد ایزو درخواستی مطابقت دارد.
در مرحله بعد، مرجع صدور برای حصول اطمینان از درستی ادعای شما و بررسی این مسئله که تمامی الزامات ایزو مورد نظر، به درستی در سازمان شما اجرا می‌شوند یا نه، عملکرد سازمان شما را مورد ارزیابی قرار می‌دهد. این ارزیابی عملکرد، همان ممیزی یا Audit است.
برخی از مراجع صدور می‌توانند مرحله ممیزی را برای علاقه‌مندان به صورت غیرحضوری انجام بدهند. در ممیزی غیرحضوری شما باید مدارک و مستنداتی را که نشان‌‌دهنده پیاده‌سازی الزامات گواهینامه درخواستی‌تان هستند، به مرجع صدور ارائه و تایید آنها را دریافت کنید. در صورت اطمینان بخش بودن نتیجه ممیزی، مرجع صدور گواهینامه مورد نظر را صادر و برای شما ارسال می‌کند.
مراحل کلی انجام ممیزی
ممیزی، فرایندی است که در آن با استفاده از روش‌های منظم و استاندارد، وضعیت و عملکرد یک سیستم، سازمان یا فرایند بررسی و ارزیابی می‌شود. هدف اصلی آن شناسایی نقاط قوت، ضعف، تهدیدها و فرصت‌ها به‌منظور بهبود مستمر است. در اینجا مراحل کلی انجام ممیزی را به‌صورت کاملاً یونیک و بهینه توضیح می‌دهیم:
۱.تعریف اهداف و محدوده: در این مرحله، باید اهداف ممیزی مشخص شوند (مثل ارزیابی عملکرد، تطابق با استانداردها یا شناسایی مشکلات) و همچنین باید تعیین کرد که کدام بخش‌ها یا فرآیندها قرار است مورد بررسی قرار گیرند.
۲.طراحی نقشه ممیزی: در این مرحله، نحوه اجرای ممیزی برنامه‌ریزی می‌شود. زمان‌بندی، منابع مورد نیاز، و روش‌های جمع‌آوری داده‌ها (مثل مصاحبه‌ها، نظرسنجی‌ها یا بررسی مستندات) تعیین می‌شود.
۳.جمع‌آوری داده‌ها: اطلاعات مربوط به فرآیند یا سیستم مورد نظر جمع‌آوری می‌شود. این داده‌ها می‌توانند از طریق بررسی مستندات، مشاهدات مستقیم، مصاحبه با افراد و نظرسنجی‌ها به دست آیند.
۴.ارزیابی عملکرد و شواهد: داده‌های جمع‌آوری شده مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرند. این ارزیابی معمولاً شامل مقایسه با استانداردها یا اهداف پیشین است تا نقاط قوت و ضعف شناسایی شود.
۵.شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌ها: در این مرحله، فرصت‌های بهبود و تهدیدهایی که ممکن است عملکرد را تحت تاثیر قرار دهند، شناسایی می‌شوند. این کار می‌تواند با استفاده از ابزارهایی مثل ماتریس SWOT انجام شود.
۶.تدوین گزارش ممیزی: گزارشی شامل یافته‌ها، تحلیل‌ها، و پیشنهادات بهبود تهیه می‌شود. این گزارش باید شفاف و مستند باشد تا مدیران بتوانند تصمیمات لازم را اتخاذ کنند.
۷.پیگیری و اصلاحات: پس از گزارش‌دهی، پیگیری‌های لازم انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که پیشنهادات و تغییرات اعمال شده‌اند. ممکن است پس از مدتی ممیزی مجددی انجام شود تا تاثیر این اصلاحات بررسی گردد.
ممیزی داخلی و خارجی در پروسه اخذ گواهینامه ایزو
ممیزی داخلی یا پیش‌ممیزی فرایند بررسی عملیات‌های مهم در سازمان است که توسط یکی از کارمندان خود سازمان و یا ممیز خارجی انجام می‌شود. این ممیزی به این دلیل داخلی نامیده شده که ممیز آن، فردی به انتخاب خودِ سازمان و هیئت مدیره است و مرجع صدور گواهینامه ایزو، هیچ دخالتی در آن ندارد. انجام این ممیزی کمک می‌کند مطمئن شوید مسیر را درست آمده‌اید و برای دریافت گواهینامه ایزو مشکلی نخواهید داشت.
منظور از ممیزی خارجی همان ممیزی است که توسط یک فرد ثالث (معمولا کارشناس CB) انجام می‌شود. حال که دانستیم تفاوت این دو نوع ممیزی چیست، باید تاکید کنیم انجام ممیزی خارجی برای دریافت گواهینامه‌های ایزو ضروری است. اما هدف از ممیزی داخلی، بررسی شرایط و براورد هزینه‌ها و آماده شدن برای ممیزی خارجی است و انجام آن الزام قانونی ندارد.
تفاوت بین بازرسی و ممیزی چیست؟
برخی افراد ممیزی را با بازرسی اشتباه می‌گیرند. ممیزی و بازرسی شاید در ظاهر مشابه به نظر برسند، اما تفاوت های اساسی با یکدیگر دارند. از جمله این تفاوت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بازرسی غالبا فقط بر بررسی محصول یا خدمت (خروجی سیستم) تمرکز دارد. اما ممیزی همان‌طور که در بخش انواع ممیزی چیست گفتیم، به سه شکل مختلف انجام می‌شود و می‌تواند روی فرایند، محصول یا سیستم تمرکز داشته باشد.
- ممیزی و بازرسی در نحوه انجام بررسی‌های موردنیاز متفاوت هستند. در ممیزی تمام فرایندها، سیستم‌ها و محصولات به صورت دقیق مورد بررسی قرار می‌گیرند، در بازرسی به کمک لیستی از پرسش‌هایی با جواب بله یا خیر، بررسی می‌شود که آیا خروجی سیستم الزامات موردنظر آن را برآورده می‌کند یا نه.
- از دیگر تفاوت‌های ممیزی و بازرسی تفاوت در اهداف است. در بخش «ممیزی چیست» گفتیم که ممیزی با هدف حصول اطمینان از انطباق دستورالعمل‌های اجرایی یک سازمان یا محصولات و خدماتش با الزامات ایزو، انجام می‌شود. هدف ممیزی بهبود فرایندها به کمک برنامه‌ریزی‌های دقیق و کلی است. اما بازرسی معیارهای محدودتری دارد و با هدف قبول یا رد یک محصول یا خدمت انجام می‌شود.
- بازرسی‌هایی که درون سازمان‌ها و شرکت‌ها انجام می‌شوند در بیشتر مواقع رسمیت ندارند؛ در حالی که ممیزی از جمله عملیات مستند و رسمی است که در جهت دستیابی به اهداف مهم در سازمان‌ها انجام می‌شود.
- بازرسی بر گذشته متمرکز است، ولی ممیزی بر آینده تمرکز دارد چرا که فرصت‌ها، نقاط ضعف و قوت سازمان و راه‌های بهبود عملکرد در آینده را شناسایی می‌کند.
جمع‌بندی
در این مقاله دیدیم ممیزی چیست و انواع و حوزه نظارت آن کدام است. ﻣﻤﯿﺰی ﺷﯿﻮهای ﺑﺮای ارزﯾﺎﺑﯽ اﺛﺮﺑﺨﺸـﯽ ﺳﯿﺴـﺘﻢ ﻣـﺪﯾﺮﯾﺖ ﮐﯿﻔﯿـﺖ یک سازمان ﺑـﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﺷﻨﺎﺳـﺎﯾﯽ رﯾﺴـﮏﻫﺎ و حصول اطمینان از ﺑﺮآورده ﺷﺪن اﻟﺰاﻣﺎت استانداردهای مختلف است. ممیزی به سه نوع ممیزی فرایند، محصول و سیستم تقسیم و به دو صورت داخلی و خارجی انجام می‌شود. برای اخذ گواهینامه‌های ایزو سازمان‌های باید ممیزی خارجی را با موفقیت پشت سر بگذارند.
سوالات متداول
ممیزی استانداردهای ایزو فرایندی است که توسط یک سازمان مستقل و معتبر صورت می‌گیرد. در این فرایند، سازمان ممیزی عملکرد و سیستم‌های یک سازمان را براساس معیارهای استاندارد ISO ارزیابی می‌کند. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:
استفاده از ممیزی استانداردهای ISO به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهبودهای قابل توجهی در عملکرد، کیفیت، بهره‌وری و اعتمادسازی به دست بیاورند و بهبودهای مستمر را در سطح سازمانی داشته باشند.
اصول ممیزی استاندارد به ممیزان کمک می‌کنند تا فرایند ممیزی را به طور موثر و کارآمد انجام داده و نتایج دقیق و قابل اعتمادی را ارائه دهند.
چک لیست ممیزی یا لیست کنترل، یک ابزار است که به صورت جدول یا فهرستی از موارد مشخص و قابل بررسی تهیه می‌شود. این لیست شامل سوال‌ها، موارد کنترلی و معیارهایی است که ممیز برای ارزیابی یک فرایند، سیستم یا محصول مشخص به آنها پاسخ می‌دهد.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
