چارت سازمانی یا نمودار سازمانی چیست؟

چارت سازمانی سلسله مراتب و ساختار یک سازمان است که در قالب نمودار به تصویر کشیده می‌شود. این نمودار موقعیت شغلی و اطلاعات ضروری هر یک از کارکنان را نمایش می‌دهد. در حال حاضر بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها برای تقویت و شفاف‌سازی سیستم مدیریت خود، نمودارهای سازمانی جامعی تهیه کرده‌اند؛ اما ارائه این نمودار برای سازمان‌های متقاضی اخذ گواهینامه ایزو، الزامیست! برای شناخت انواع چارت‌های سازمانی و چگونگی ترسیم این نمودارهای کاربردی، تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.

چارت سازمانی چیست؟

هر سازمان متشکل از تعدادی کارمند است که به صورت سلسله‌مراتبی و در قالب یک مجموعه منسجم، فعالیت می‌کنند. در همه سازمان‌ها، کارهایی که افراد انجام می‌دهند با یکدیگر ارتباط تنگاتنگ دارند. چارت سازمانی (Organizational Chart) این روابط سلسله‌مراتبی در سازمان را به صورت واضح نمایش می‌دهد و یک تصویر بصری دقیق از نوع ارتباط میان کارکنان و بخش‌های مختلف سیستم ارائه می‌کند.

این نمودار می‌تواند شامل نام و تصویر کارکنان، سمت و وظایف آن‌ها، اطلاعات تماس و ایمیل و غیره باشد و نشان بدهد هر کارمند، در کدام بخش سازمان و زیر نظر چه کسی فعالیت دارد. چارت سازمانی یکی از مهم‌ترین مدارکی است که سازمان‌ها باید هنگام ثبت درخواست برای اخذ گواهینامه ایزو، به مرجع صدور مورد نظرشان ارائه کنند.

چرا تهیه چارت‌های سازمانی ضرورت دارد؟

با تهیه یک نمودار سازمانی جامع و ارائه آن به کارکنان، همه افراد فعال در سازمان، می‌دانند باید به چه کسی گزارش بدهند و از چه کسی دستور بگیرند. همچنین در صورت بروز مشکل، این چارت به مدیران مجموعه کمک می‌کند تا راحت‌تر علت را بیابند و به آن رسیدگی کنند. کاربرد دیگر این نمودار برای آشنا کردن نیروهای جدید با تیم‌های مختلف سازمان، سایر کارکنان، روابط میان آن‌ها، مسئولیت‌های هر کدام و موارد این‌چنینی است.

چارت‌های سازمانی کاربردها و مزایای دیگری هم دارند که در زیر تعدادی از مهم‌ترین آن‌ها را مشاهده می‌کنید:

• ایجاد نظم و احساس مسئولیت در کارکنان
• کمک به رشد و توسعه کسب‌و‌کار
• بهبود روابط میان کارکنان
• افزایش حس رضایتمندی و خرسندی کارکنان
• کمک به ایجاد و استفاده فرصت‌ها
• کمک به شفاف‌سازی و تقویت سیستم مدیریتی
• تعیین و به‌روزرسانی دقیق مسئولیت‌ها و وظایف هر یک از کارکنان
• از مدارک لازم برای اخذ برخی گواهینامه‌های بین‌المللی مثل گواهینامه‌های ایزو

عناصر اصلی چارت سازمانی

چارت سازمانی به ۴ عنصر اصلی تقسیم می‌شوند که در بخش زیر موارد را توضیح داده ایم…

1. سطح مدیریت عالی (Top Management)

این سطح شامل مدیران ارشد و هیئت‌مدیره است که مسئول تعیین استراتژی‌ها، اهداف کلان و مسیر کلی سازمان هستند. آن‌ها تصمیمات اساسی درباره سرمایه‌گذاری، توسعه و جهت‌گیری سازمان می‌گیرند و بر عملکرد کلی بخش‌ها نظارت می‌کنند.

2. سطح مدیریت میانی (Middle Management)

مدیران میانی به‌عنوان واسطه بین مدیریت عالی و تیم‌های اجرایی عمل می‌کنند و وظیفه اجرای استراتژی‌ها و تخصیص منابع را دارند. آن‌ها عملکرد کارکنان را ارزیابی کرده و به بهبود کارایی تیم‌ها کمک می‌کنند، درعین‌حال به مدیریت عالی گزارش می‌دهند.

3. سطح عملیاتی و اجرایی (Operational and Frontline Staff)

این سطح شامل کارکنانی است که مستقیماً وظایف روزانه و عملیات اجرایی را انجام می‌دهند، مانند تکنسین‌ها و فروشندگان. آن‌ها با پیروی از دستورالعمل‌ها کار می‌کنند و در برخی موارد مستقیماً با مشتریان در ارتباط هستند تا خدمات سازمان را ارائه دهند.

4. واحدهای پشتیبانی (Support Units)

واحدهای پشتیبانی، مانند منابع انسانی، مالی، فناوری اطلاعات و روابط‌عمومی، مستقیماً در تصمیم‌گیری‌ها و عملیات اجرایی نیستند؛ اما با ارائه خدمات تخصصی از عملکرد کلی سازمان حمایت می‌کنند و به بهبود کارایی و ارتباطات سازمان کمک می‌کنند.

مراحل ترسیم چارت سازمانی

مراحل ترسیم چارت سازمانی عموماً شامل موارد زیر می‌شود. این مراحل یک رویکرد عمومی برای تهیه چارت سازمانی هستند و ممکن است بسته به نوع سازمان یا در شرایط خاص متفاوت باشند:

1. جمع‌آوری اطلاعات: اطلاعات مربوط به سازمان را جمع‌آوری کنید، از جمله ساختار سازمانی فعلی، واحدها، سلسله مراتب، وظایف و مسئولیت‌های افراد در سازمان.
2. تعیین سطوح سازمانی: سطوح سازمانی را تعیین کنید، از جمله سطح بالایی مدیرعامل یا رئیس، سطوح مدیریتی و سطوح عملیاتی.
3. طراحی ساختار: ساختار سازمانی را طراحی کنید. این مرحله شامل تعیین واحدهای سازمانی، سلسله مراتب بین آنها و روابط سازمانی است.
4. تخصیص وظایف و مسئولیت‌ها: وظایف و مسئولیت‌های هر واحد سازمانی را تعیین کنید و آنها را در چارت سازمانی نشان دهید.
5. ارتباطات سازمانی: ارتباطات سازمانی از جمله خطوط ارتباطی بین واحدها و افراد را شناسایی کنید و آنها را در چارت سازمانی نمایش دهید.
6. ترسیم چارت سازمانی: با استفاده از نرم‌افزارهای گرافیکی یا ابزارهای دیگر، چارت سازمانی را رسم کنید و اطلاعات مربوطه را در آن وارد کنید.
7. بررسی و به‌روزرسانی: چارت سازمانی باید به‌روزرسانی شود و با تغییرات سازمانی مطابقت داشته باشد. بنابراین، منظماً چارت سازمانی را بررسی کنید و در صورت نیاز، تغییرات موردنیاز را اعمال کنید.

انواع چارت سازمانی

نمودارهای سازمانی بسته به نوع ساختاری که دارند، به انواع گوناگون تقسیم می‌شوند. شما قبل از اقدام برای تهیه چارت سازمانی، می‌بایست با انواع آن آشنا شوید تا بتوانید با در نظر گرفتن میزان گستردگی سازمانتان و نوع ساختارش، یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. در ادامه با انواع چارت‌های سازمانی مورد استفاده در سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف آشنا می‌شویم.

چارت‌های سازمانی سلسله‌مراتبی (Hierarchical Org Charts)

نمودار سازمانی سلسله‌مراتبی محبوب‌ترین و ساده‌ترین نوع نمودار سازمانی محسوب می‌شود. اکثر شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک و بزرگ از این نوع نمودار استفاده می‌کنند، در این چارت یک فرد به عنوان رئیس و مافوق کل مجموعه معرفی می‌شود. سایر کارکنان هم با توجه به سه عامل در گروه‌های زیرمجموعه‌ای گوناگون جای می‌گیرند. این عوامل عبارت‌اند از:

1. عملکرد کارکنان
2. محصولات و خدمات بخشی از سازمان که در آن مشغول به کار هستند
3. محل کار و سکونت کارکنان

چارت‌های سازمانی افقی (Horizontal Org Charts)

چارت سازمانی افقی از دیگر نمودارهای سازمانی است که بیشتر به درد سازمان‌های کوچک و استارتاپ‌ها می‌خورد. البته سازمان‌های بزرگ و گسترده هم می‌توانند از این نوع نمودار استفاده کنند. در این نمودار غالبا نقش‌های مافوقی کمرنگ است و کارکنان استقلال بیشتری دارند؛ به همین دلیل امکان دارد در سازمان‌های گسترده و شرکت‌های ملی و بین‌المللی، آن‌طور که باید، عمل نکند.

چارت‌های سازمانی خطی (Line Org Charts)

نمودار سازمانی خطی نمونه دیگری از نمودارهای سازمانی ساده است. این نمودار از نظر بعضی حتی ساده‌ترین نمودار سازمانی محسوب می‌شود؛ چرا که در آن نام افراد به ترتیب سمت شغلی‌ای که دارند، نوشته می‌شود. این چارت بیشتر برای سازمان‌هایی مناسب است که ترجیح می‌دهند کارکنانشان در تصمیم‌گیری استقلال داشته باشند. البته اینطور نیست که در ساختار سازمانی خطی هیچ‌گونه نظارتی از جانب مدیران اعمال نشود؛ اما این نظارت خیلی کمتر از سایر ساختارها است و برای هر بخش به صورت جداگانه اعمال می‌شود.

چارت‌های سازمانی ماتریسی (Matrix Org Charts)

چارت ماتریسی در مقایسه با نمودارهای قبلی کمی پیچیده‌تر است؛ زیرا در این نمودار ارتباطات میان کارکنان درون یک شبکه تنظیم می‌شود. در سازمان‌هایی که از چارت ماتریسی استفاده می‌کنند، ممکن است نقش افراد و مافوق‌های آن‌ها در هر پروژه متفاوت باشد؛ چرا که هدف از این چارت این است که کارکنان بر اساس تخصص و مهارتی که دارند، در کنار یکدیگر برای انجام پروژه‌های گوناگون تلاش کنند.

چارت‌های سازمانی شبکه‌ای (Network Org Charts)

چارت سازمانی شبکه‌ای انعطاف‌پذیرتر از چارت‌های سلسله‌مراتبی است. این نوع نمودار از یک نظر شبیه به چارت ماتریسی است؛ در این چارت نیز روابط درون شبکه تنظیم می‌شود و سلسله‌مراتبی نیست. از طرفی این نمودار هم درست مثل نمودار سازمانی ماتریسی، پیچیدگی‌هایی دارد.

این نمودار سازمانی در اصل روابط میان مدیران میان‌رده‌ و مافوق‌های آن‌ها را در داخل و گاهی بیرون سازمان، نشان می‌دهد؛ از همین رو می‌توان گفت تمام عملکردهای کارکنان و به خصوص مدیران را تحت نظارت قرار می‌دهد.

چارت‌های سازمانی تقسیمی (Divisional Org charts)

نمودار سازمانی تقسیمی برای سازمان‌هایی مناسب است که در آن‌ها، هر بخش از سازمان، عملکرد مستقلی برای خود دارد. مطابق این چارت، هیچکدام از بخش‌های سازمان از بخش‌های دیگر تاثیر نمی‌پذیرند. جدا بودن بخش‌های یک سازمان از هم گاهی یک مزیت به حساب می‌آید و گاهی هم یک عیب؛ چرا که وقتی واحدها عملکردی مستقل دارند، مطمئنا شکست آن‌ها تاثیری در عملکرد دیگر واحدها نخواهد داشت. از طرف دیگر همین عدم تاثیر، مشکلاتی هم در سیستم حسابرسی کل سازمان ایجاد می‌کند یا باعث کمرنگ‌تر شدن تاثیر بخش‌ها در دستیابی سازمان به اهداف کلی و چشم‌اندازهایش می‌شود.

چارت‌های سازمانی تیم‌محور (Team-Based Org Charts)

نمودار سازمانی تیم‌محور مدرن‌ترین نمودار سازمانی به حساب می‌آید. در این نمودار، کارکنان سازمان بنا بر عوامل مختلفی مانند نوع وظیفه‌ای که بر عهده دارند، به تیم‌های گوناگون تقسیم می‌شوند. سپس هر یک از این تیم‌ها در مسیر دستیابی سازمان به اهدافش، حرکت می‌کند. سخت‌کوشی، انجام کار تیمی، تصمیم‌گیری گروهی و به‌کارگیری راهبردهای متفاوت حل مسئله از مزایای این نوع ساختار سازمانی هستند.

چارت سازمانی چه تفاوتی با ساختار سازمانی دارد؟

چارت سازمانی، نمودار بصری سلسله‌مراتب و جایگاه‌های شغلی در سازمان است و روابط گزارش‌دهی و ساختار مدیریتی را نشان می‌دهد؛ درحالی‌که ساختار سازمانی به مدل و نحوهٔ سازمان‌دهی کلی واحدها و فرایندها اشاره دارد، مثلاً اینکه سازمان به‌صورت وظیفه‌ای، ماتریسی یا شبکه‌ای مدیریت می‌شود. به طور خلاصه، چارت سازمانی تصویری از ساختار سازمانی است و ساختار سازمانی مفهوم پایه‌ای و چارچوب کلی است که نحوه سازمان‌دهی و ارتباطات داخلی را تعریف می‌کند.

نقش و اهمیت چارت سازمانی

چارت سازمانی نقش مهمی در تعیین و نمایش جایگاه‌ها، سلسله‌مراتب، و روابط بین بخش‌ها و کارکنان یک سازمان دارد. این ابزار بصری به کارکنان کمک می‌کند تا جایگاه خود و دیگران را در سازمان بشناسند و بدانند گزارش‌ها به چه کسی داده می‌شود و مسئولیت هر فرد یا تیم چیست. همچنین، چارت سازمانی به مدیران در تخصیص منابع، هدایت ارتباطات و ایجاد هماهنگی بین واحدها کمک می‌کند و مسیر رشد و ارتقای شغلی کارکنان را مشخص‌تر می‌سازد. این نمودار همچنین در برنامه‌ریزی، شفاف‌سازی فرایندها، و ایجاد نظم سازمانی بسیار مؤثر است.

چه کسی مسئول تهیه و تدوین چارت‌های سازمانی است؟

تدوین و تهیه چارت‌های سازمانی و نظارت بر اجرای آن‌ها، بر عهده مدیریت سازمان یعنی همان شخص مدیرعامل است. اما در این پروسه هیئت‌مدیره، سرپرستان بخش‌های مختلف سازمان و علی‌الخصوص مدیر منابع انسانی نیز نقشی پررنگ و مهم دارند. همچنین مدیران سازمان‌ها می‌توانند از مشاوران و افراد متخصص برای تهیه چارت سازمانی یا طراحی و اجرای یک ساختار سازمانی جدید کمک بگیرند.

جمع‌بندی

نمودارهای سازمانی بسته به نوع ساختاری که دارند، به انواع گوناگونی از جمله چارت‌های سازمانی سلسله‌مراتبی، افقی، خطی، ماتریسی و غیره تقسیم می‌شوند که هرکدام مزایا و معایبی دارند. همان‌طور که گفته شد، داشتن چارت سازمانی از واجبات اخذ گواهینامه‌های ایزو و دیگر گواهینامه‌های بین‌المللی است. پس اگر قصد دریافت ایزو دارید، باید یک چارت منظم و کارآمد تدوین کنید.

سوالات متداول

در این مقاله با چارت‌های سازمانی و اهمیت تهیه و تدوین آن‌ها آشنا شدید. گفتیم این ابزار به کارکنان و اعضای سازمان کمک می‌کند تا ساختار و سلسله مراتب سازمان را بهبود بخشند و از تقسیم بندی و وظایف هر بخش آگاهی داشته باشند. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:

از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟

اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF  یا ASCB  صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.

دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.

در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.

---