چک لیست ممیزی ایزو – انواع چک لیست برای ممیزی داخلی یا خارجی

چک لیست ممیزی ایزو یک ابزار ارزیابی است که بر اساس استانداردها و راهنمایی‌های ارائه شده توسط سازمان بین‌المللی استانداردها (ایزو) تهیه می‌شود و برای بررسی و ارزیابی پایبندی به این استانداردها و راهنمایی‌ها در یک سازمان یا پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. هدف اصلی از استفاده از چک لیست ممیزی ایزو، اطمینان حاصل کردن از رعایت استانداردها، شناسایی نقاط ضعف و بهبود عملکرد و کیفیت در سازمان یا پروژه است. در این مقاله با ما همراه باشید تا با عنوان چک‌لیست‌ها و اهمیت استفاده از آن‌ها آشنا شوید.

 

چک لیست چیست؟

چک لیست یا فهرست کنترلی، یک ابزار مهم در مدیریت و برنامه‌ریزی است که برای رصد و کنترل وظایف، فعالیت‌ها و موارد مختلف در یک فرآیند یا پروژه استفاده می‌شود. این فهرست معمولاً شامل یک سری آیتم‌ها یا موارد است که باید بررسی یا انجام شوند. فضایی نیز برای علامت‌زدن یا نشان‌گذاری آن‌ها به عنوان «انجام شده» یا «در حال انجام» در نظر گرفته می‌شود. هدف اصلی از استفاده از چک لیست، جلوگیری از فراموشی یا انجام ناقص وظایف مختلف و اطمینان از انجام دقیق و به موقع آن‌ها است.

ممیزی ایزو چیست؟

ممیزی ایزو فرآیندی است که در آن سازمان‌ها برای ارزیابی میزان تطابق سیستم‌های مدیریت خود با الزامات استانداردهای ایزو، مورد بررسی قرار می‌گیرند. این فرآیند توسط ممیزان داخلی یا خارجی انجام می‌شود و شامل بررسی مستندات، فرآیندها، و عملکردها برای اطمینان از رعایت استانداردها و شناسایی نقاط ضعف یا بهبود می‌باشد. هدف اصلی ممیزی ایزو بهبود کیفیت، کارایی و انطباق سازمان با استانداردهای بین‌المللی است که به ارتقای عملکرد و اعتماد مشتریان کمک می‌کند.

چک لیست ممیزی ایزو چیست؟

وقتی شما به دنبال حفظ استانداردهای بالا در سازمان خود هستید، ایزو یکی از بهترین راهبردهاست. یکی از ابزارهای مهم برای این کار، چک لیست ممیزی ایزو است. این چک لیست‌ها، دستورالعمل‌ها و فرآیندهایی هستند که به شما کمک می‌کنند تا مطمئن شوید فعالیت‌های سازمان شما با استانداردهای موردنیاز ایزو هماهنگ هستند. درواقع چک لیست‌های ممیزی ایزو شامل موارد مختلفی است که باید بررسی شود، از جمله فرآیندها، فعالیت‌ها، مستندات، اجراها و سایر عناصر مرتبط با استانداردهای ایزو.

اجزا اصلی چک لیست ممیزی ایزو

برخی از مؤلفه‌های اساسی چک لیست‌های ممیزی ایزو برای تضمین کیفیت عبارتند از:

• بررسی مستندات: بررسی اسناد مورد استفاده برای پیاده‌سازی استانداردها.
• ارزیابی فرآیندها: ارزیابی فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان بر اساس استانداردهای مربوطه.
• تأیید پایبندی: اطمینان از اینکه سازمان در تمام مراحل، استانداردهای ایزو را رعایت کرده است.

انواع ممیزی ایزو

برای استانداردهای ایزو، انواع مختلفی از ممیزی‌ها وجود دارد که هر کدام برای هدف خاصی استفاده می‌شوند. در اینجا مهمترین  ممیزی ایزو که مرتبط با ایزوهای مختلف هستند را توضیح می‌دهم:

۱. ممیزی ایزو ۹۰۰۱ (سیستم مدیریت کیفیت)

ایزو ۹۰۰۱ استانداردی جهانی برای مدیریت کیفیت است که بر بهبود کیفیت و افزایش رضایت مشتریان تمرکز دارد. ممیزی ایزو ۹۰۰۱ به ارزیابی کارایی سیستم‌های مدیریت کیفیت سازمان و بررسی انطباق آن‌ها با الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ می‌پردازد. این ممیزی می‌تواند داخلی یا خارجی باشد و به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای کیفیت خود را بهبود دهد و رضایت مشتریان را افزایش دهد.

۲. ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ (سیستم مدیریت زیست محیطی)

ایزو ۱۴۰۰۱ استانداردی است که به مدیریت زیست محیطی سازمان‌ها اختصاص دارد. ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ به بررسی این موضوع می‌پردازد که آیا سازمان‌ها به درستی فرآیندهای مدیریت زیست محیطی خود را تنظیم کرده‌اند و آیا اقدامات لازم برای کاهش اثرات منفی بر محیط زیست انجام شده است یا خیر. این نوع ممیزی به ویژه برای سازمان‌هایی که تأثیرات زیست محیطی دارند، حیاتی است و کمک می‌کند تا عملکرد زیست محیطی خود را بهبود دهند.

۳. ممیزی ایزو ۴۵۰۰۱ (سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی)

ایزو ۴۵۰۰۱ استانداردی برای مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا محیط کار ایمنی برای کارکنان فراهم کنند. ممیزی ایزو ۴۵۰۰۱ به ارزیابی فرآیندها و سیستم‌های مدیریت ایمنی در سازمان پرداخته و بررسی می‌کند که آیا اقدامات لازم برای کاهش خطرات شغلی و ایجاد محیط کاری امن برای کارکنان انجام شده است یا خیر. این ممیزی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سطح ایمنی و بهداشت در محیط کاری را ارتقا دهند.

انواع چک لیست ایزو

یک فهرست کنترلی است که برای بررسی و ارزیابی استانداردها، فرآیندها و رویه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. این فهرست‌ها معمولاً بر اساس استانداردهای ایزو طراحی شده‌اند و برای حفظ استانداردهای کیفیت، مدیریت محیط زیست، مدیریت ایمنی و سایر استانداردهای بین‌المللی استفاده می‌شوند. انواع چک لیست‌های ایزو ممکن است شامل موارد زیر باشد:

چک لیست ممیزی داخلی

چک لیست ممیزی داخلی ایزو یک فهرست کنترلی است که توسط تیم یا افراد داخلی یک سازمان تهیه و استفاده می‌شود. هدف اصلی این چک لیست، بررسی و ارزیابی فرآیندها، سیستم‌ها و عملکردهای داخلی سازمان است. این نوع از چک لیست‌ها ممکن است برای اطمینان از پیروی از استانداردها، بهبود کیفیت و بهره‌وری، کاهش ریسک‌ها و بهبود عملکرد استفاده شود.

بخش‌های اصلی چک لیست ممیزی داخلی:

بررسی مستندات: به‌روزرسانی مستندات طبق استاندارد.

  آموزش کارکنان: ارزیابی آموزش‌ها و صلاحیت کارکنان.

بررسی فرآیندها: هماهنگی فرآیندها با استاندارد ایزو.

مدیریت ریسک: شناسایی و کاهش ریسک‌ها.

کنترل کیفیت: بررسی اقدامات بهبود مستمر.

چک لیست ممیزی خارجی

چک لیست ممیزی خارجی ایزو یک فهرست کنترلی است که توسط یک سازمان مستقل یا یک ممیز خارجی تهیه و استفاده می‌شود. هدف اصلی این چک لیست، بررسی و ارزیابی استانداردها، فرآیندها و عملکردهای سازمان از دیدگاه یک نهاد مستقل است. این ارزیابی معمولاً به منظور اعطای گواهی‌نامه‌های ایزو و تأیید پایبندی به استانداردهای مربوط انجام می‌شود.

بخش‌های اصلی چک لیست ممیزی خارجی:

بررسی مستندات: آمادگی و انطباق با استاندارد.

انطباق قانونی: رعایت الزامات قانونی.

کارایی فرآیندها: بررسی عملکرد و اثربخشی فرآیندها.

اقدامات اصلاحی: شناسایی مشکلات و اقدامات اصلاحی.

تفاوت های کلیدی چک لیست ممیزی داخلی و خارجی

تمرکز ممیزی داخلی بر بهبود داخلی: ممیزی داخلی بیشتر بر شناسایی نقاط ضعف داخلی و بهبود عملکرد داخلی تمرکز دارد.

هدف ممیزی خارجی تأیید انطباق برای گواهینامه: ممیزی خارجی به‌طور خاص به دنبال تأیید این است که آیا سازمان می‌تواند گواهینامه ایزو را دریافت یا تمدید کند یا خیر.

مزایای استفاده از چک لیست‌ها برای ممیزی ایزو

استفاده از چک لیست ممیزی ایزو به شما این امکان را می‌دهد که:

• پایبندی به استانداردها را تضمین کنید.
• نقاط ضعف را شناسایی کرده و بهبود بخشید.
• بهبود کارایی و افزایش بهره‌وری ایجاد کنید.

چگونه یک چک لیست ممیزی ایزو موثر ایجاد کنیم؟

برای ایجاد یک چک لیست ممیزی موثر، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

1. درک کامل از استانداردها: ابتدا باید استانداردهای ایزو مربوط به حوزه‌ی مورد نظر خود را به دقت مطالعه کنید و درک کاملی از آنها داشته باشید.
2. شناسایی فرآیندها و رویه‌ها: فرآیندها، رویه‌ها و عملکردهای سازمانی خود را به دقت بررسی کرده و مواردی که نیاز به بررسی دارند را شناسایی کنید.
3. تعیین موارد مورد بررسی: با توجه به استانداردها و فرآیندهای موجود، مواردی را که باید در چک لیست ممیزی قرار گیرند را مشخص کنید. این موارد می‌توانند شامل مستندات، فرآیندها، ضوابط، سیستم‌ها و سایر عوامل مرتبط با استانداردها باشند.
4. تدوین چک لیست ممیزی ایزو: بر اساس موارد شناسایی شده، یک فهرست جامع و دقیق از مواردی که باید در ممیزی مورد بررسی قرار گیرند، تهیه کنید. این فهرست باید به شکلی سازمان‌یافته و قابل فهم باشد.
5. آزمایش و ارزیابی: پس از تهیه چک لیست، آن را به صورت آزمایشی در محیط سازمانی خود اعمال کنید و نتایج را ارزیابی کنید. اگر مواردی نیاز به تغییر دارند، آنها را اصلاح کنید.
6. به‌روزرسانی مداوم: چک لیست ایزو باید به‌روز شده و تطبیق داده شود تا با تغییرات استانداردها و فرآیندهای سازمان همگام باشد. بنابراین، به‌روزرسانی دوره‌ای و مداوم این چک لیست بسیار حیاتی است.

اشتباهات رایج در استفاده از چک لیست ممیزی

هنگام استفاده از چک لیست‌های ممیزی ایزو، باید از اشتباهات متداولی که ممکن است رخ دهند، پرهیز کرد. برخی از این اشتباهات عبارتند از:

• عدم دقت کافی: عدم بررسی دقیق تمامی جنبه‌های مورد نیاز.
• غفلت از مستندات: عدم به‌روزرسانی و بررسی مستندات مربوطه.
• چشم‌پوشی از اقدامات اصلاحی: عدم پیگیری و اعمال اصلاحی مورد نیاز.

بهترین روش ها برای انجام ممیزی ISO

برخی از روش‌های بهتر برای انجام ممیزی ایزو عبارتند از:

• زمان‌بندی منظم ممیزی‌ها: برنامه‌ریزی و انجام ممیزی‌ها در بازه‌های زمانی منظم.
• آموزش کافی ممیزان: اطمینان از داشتن ممیزانی با دانش کافی در زمینه استانداردهای ایزو.
• حفظ شفافیت و صداقت: حفظ صداقت و شفافیت در تمام مراحل ممیزی.

چالش‌های پیاده‌سازی چک لیست ممیزی ایزو

هنگام پیاده‌سازی چک لیست‌های ممیزی ایزو، ممکن است با چالش‌هایی مواجه شوید از جمله:

• مقاومت در برابر تغییرات: مقاومت اعضای سازمان در برابر تغییرات مورد نیاز برای پیشرفت.
• محدودیت منابع: محدودیت منابع مالی و انسانی برای انجام ممیزی‌های کامل.
• پیچیدگی استانداردها: پیچیدگی استانداردها و نیاز به تفسیر دقیق آنها.

جمع‌بندی

در نهایت، تأکید می‌کنیم که اهمیت استفاده از چک لیست‌ ممیزی ایزو برای حفظ استانداردها و بهبود عملکرد سازمان را جدی بگیرید. با پیگیری مراحل ارائه شده و اجرای دقیق این چک لیست‌ها، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا بهبودهای مستمری را در ساختار و عملکرد خود اعمال کنند.

سوالات متداول

در این مقاله بررسی کردیم که چک‌لیست iso یک ابزار مدیریتی است که شامل فهرستی از موارد یا وظایف است که باید بررسی و ارزیابی شوند. این فهرست معمولاً شامل جزئیاتی از استانداردها، رویه‌ها یا فرآیندهای مورد بررسی است و برای اطمینان از اجرای صحیح و کامل آن‌ها استفاده می‌شود. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:

از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟

اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.

دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.

در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.

---