شخصی ‌سازی استانداردهای ایزو – ۱۰ نکته برای موفقیت

شخصی ‌سازی استانداردهای ایزو به معنای تطبیق و تنظیم این استانداردها به نحوی است که به نیازها و شرایط خاص یک شرکت یا سازمان خاص پاسخ دهد. به جای اجرای کورکورانه و سفت و سخت الزامات استانداردهای ایزو، شخصی‌سازی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا این استانداردها را با انعطاف‌پذیری بیشتری در سیستم‌های مدیریت خود اعمال کنند. در این مقاله، ما به بررسی نحوه استفاده مؤثر از استانداردهای ISO بدون ایجاد تغییرات غیرضروری در روش فعلی کار شرکت می‌پردازیم.

چرا باید استانداردهای ایزو را شخصی‌سازی کنیم؟

استانداردهای ISO، به منظور کمک به شرکت‌ها در بهبود فرآیندها و دستیابی به اهداف آن‌ها در زمینه‌های کیفیت، محیط‌زیست و… طراحی شده‌اند. این استانداردها جنبه عمومی دارند و به همین دلیل بسیار گسترده هستند و اجرای تمام الزامات آن‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.

با توجه به اینکه هر شرکت و سازمان دارای نیازها، اهداف و فرآیندهای منحصربه‌فردی است، با شخصی ‌سازی استانداردهای ایزو، می‌توان الزامات را به نحوی تنظیم کرد که با شرایط خاص سازمان هماهنگی داشته باشد و به بهبود واقعی و مؤثر فرآیندها منجر شود. این رویکرد باعث می‌شود تا بار امور اداری و هزینه‌های غیرضروری کاهش یابد و سیستم مدیریت به شکلی کارآمدتر و متناسب با نیازهای واقعی شرکت عمل کند.

شخصی ‌سازی استانداردهای ایزو بر اساس نیازهای شرکت

باید درک کنیم که الزامات ISO فقط درباره پر کردن یک سری اسناد و فرم‌ها نیست، بلکه درباره پیاده‌سازی و نگهداری یک سیستم مدیریت است که به بهبود مستمر در کیفیت، محیط زیست و محیط کار کمک می‌کند و در طول زمان کل شرکت یا سازمان را بهتر می‌کند.

به همین دلیل توصیه می‌شود از انجام تغییرات غیرضروری در روش فعلی کار شرکت فقط برای برآورده کردن الزامات استاندارد خودداری کنید. در عوض، از انعطاف‌پذیری و قابلیت تطبیق استانداردها استفاده کنید و آن‌ها را با روش کار خود و شرکتتان تطبیق دهید تا بهترین اثر را ایجاد کنید. فراموش نکنید که هدف استانداردهای ایزو این است که سیستم مدیریت و فرآیندهای موجود شرکت را تکمیل کرده و بهبود دهد، نه اینکه هزینه و بار اداری جدیدی ایجاد کند.

چگونه استانداردهای ایزو را مطابق با نیازهای خود شخصی‌سازی کنیم؟

برای شخصی ‌سازی استانداردهای ایزو مطابق با نیازهای شرکت خود، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

1. تحلیل نیازها و فرآیندهای موجود:
   • ابتدا باید به دقت نیازها و اهداف کسب‌وکار خود را بررسی کنید.
   • فرآیندهای فعلی را تحلیل کنید تا نقاط قوت و ضعف آنها را بشناسید.
   • مشکلات و چالش‌های موجود در فرآیندها را شناسایی کنید.
2. شناسایی الزامات اصلی و فرعی استانداردها:
   • استانداردهای ایزو را به دقت مطالعه کنید و الزامات اصلی و فرعی آنها را شناسایی کنید.
   • مشخص کنید کدام الزامات برای شرکت شما ضروری و کدام یک قابل تطبیق و تغییر هستند.
3. ایجاد راه‌حل‌های سفارشی:
   • با توجه به تحلیل نیازها و فرآیندهای موجود، راه‌حل‌های سفارشی برای تطبیق استانداردها ایجاد کنید.
   • از تجربیات دیگر شرکت‌ها و مشاوران با تجربه استفاده کنید، اما به جای کپی کردن راه‌حل‌های آنها، راه‌حل‌های متناسب با شرایط خود را ایجاد کنید.
4. تطبیق استانداردها با فرآیندهای موجود:
   • استانداردهای ایزو را به نحوی تطبیق دهید که با فرآیندهای موجود شما همخوانی داشته باشند.
   • از ایجاد تغییرات غیرضروری خودداری کنید و به جای آن، استانداردها را به گونه‌ای تنظیم کنید که فرآیندهای موجود را بهبود بخشند.
5. استفاده از فناوری و سیستم‌های IT:
   • از سیستم‌های IT و نرم‌افزارهای مدیریت مانند نرم‌افزارهای اختصاصی برای پشتیبانی از پیاده‌سازی استانداردها استفاده کنید.
6. آموزش و مشارکت کارکنان:
   • کارکنان خود را با اهداف و مزایای استانداردهای ایزو آشنا کنید.
   • از آنها بخواهید که در فرآیند تطبیق و پیاده‌سازی استانداردها مشارکت فعال داشته باشند.
   • بازخورد آنها را جمع‌آوری کرده و از نظراتشان برای بهبود فرآیندها استفاده کنید.
7. پیگیری و ارزیابی مداوم:
   • به طور منظم پیگیری کنید که استانداردهای ایزو چگونه در شرکت شما پیاده‌سازی می‌شوند و آیا به اهداف مورد نظر دست یافته‌اید یا خیر.
   • ارزیابی‌ها و بازبینی‌های دوره‌ای انجام دهید تا مطمئن شوید که فرآیندهای شما همچنان با الزامات استانداردها همخوانی دارند و بهبودهای لازم اعمال می‌شوند.

با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید استانداردهای ایزو را به گونه‌ای شخصی‌سازی کنید که بهترین تطابق را با نیازها و اهداف شرکت شما داشته باشند و به بهبود عملکرد کلی سازمان کمک کنند.

اهمیت شخصی ‌سازی استانداردهای ایزو

هنگام اخذ ایزو مهم است که تنها بر رعایت دقیق همه الزامات و فرآیند صدور گواهینامه تمرکز نکنیم، بلکه تلاش کنیم ارزش واقعی برای شرکت ایجاد کنیم. شخصی‌سازی به معنای درک کسب‌وکار و نیازهای شرکت و تطبیق سیستم مدیریت به گونه‌ای است که بدون ایجاد هزینه‌های غیرضروری از این نیازها حمایت کند.

با تمرکز همزمان بر الزامات و وضعیت منحصر به فرد شرکت، می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که بیشترین بهره را از سیستم‌های مدیریت می‌بریم، در حالی که هزینه‌ و پیچیدگی‌ها را به حداقل می‌رسانیم.

اهمیت انعطاف‌پذیری و قابلیت تطبیق استانداردهای ISO در شخصی‌سازی

استانداردهای ISO انعطاف‌پذیر و قابل تطبیق هستند. این استانداردها شامل تعدادی الزامات اصلی و فرعی هستند که بسیاری از آن‌ها در استانداردهای مختلف همپوشانی دارند. به همین دلیل فضای زیادی برای ایجاد راه‌حل‌های سفارشی برای پاسخگویی به نیازها و عملیات منحصربه‌فرد شرکت‌ها وجود دارد.

۱۰ نکته برای موفقیت در شخصی ‌سازی استانداردهای ایزو

راز موفقیت در شخصی‌سازی استانداردهای iso این است که ابتدا نیازها و فرآیندهای خاص شرکت خود را به دقت بررسی کنید و سپس الزامات استاندارد را به گونه‌ای تطبیق دهید که با این نیازها همخوانی داشته باشد. به جای اجرای سفت و سخت تمام جزئیات، بر روی ایجاد راه‌حل‌های سفارشی که فرآیندهای موجود را بهبود می‌بخشند تمرکز کنید. همچنین، از فناوری برای ساده‌سازی و مدیریت بهتر استفاده کنید و کارکنان خود را در این فرآیند مشارکت دهید تا همگی در دستیابی به اهداف شرکت همکاری کنند. برای گرفتن بهترین نتیجه خوب است موارد زیر را نیز در نظر بگیرید:

۱- از کپی کردن سیستم‌های مدیریت دیگر شرکت‌ها خودداری کنید

هر شرکت منحصر به فرد است، بنابراین کپی کردن سیستم مدیریت یک شرکت دیگر ممکن است منجر به عدم تطابق آن با کسب‌وکار و نیازهای خاص شما شود. الهام گرفتن از دیگران یا تکیه بر کارشناسان با تجربه هوشمندانه است، اما انجام یک “کپی-پیست” نتیجه مثبت زیادی نخواهد داشت.

۲- بیش از حد نیاز مستندات ایجاد نکنید

بسیاری از شرکت‌ها تمایل دارند اسناد گسترده‌ای ایجاد کنند که ممکن است نگهداری و دنبال کردن آن‌ها دشوار باشد. بر مستندسازی مهم‌ترین فرآیندها تمرکز کنید و آن‌ها را به طور منظم به‌روزرسانی کنید. در این قسمت باید زمان لازم را برای درک هدف الزامات استانداردها بگذارید تا بتوانید نشان دهید که به آن عمل می‌کنید.

۳- ابتدا فرآیندهای موجود را بازبینی کنید

قبل از پیاده‌سازی فرآیندهای جدید برای برآورده‌کردن الزامات ISO، فرآیندهای موجود خود را بازبینی کنید و نقاط بهبود را شناسایی کنید. در یک نقشه‌برداری فرآیندی معمولاً نقاط ضعف یا نواقص در فرآیندهای جاری کشف می‌شود، این یک فرصت عالی برای اصلاح است!

۴- مدیریت را از روز اول به طور فعال درگیر کنید

مدیریت باید متعهد باشد و به طور فعال از پیاده‌سازی سیستم مدیریت حمایت کند تا موفقیت آن را تضمین کند. بدون تعهد آن‌ها، دستیابی به اهداف شرکت به طور مؤثر می‌تواند دشوار (یا تقریباً غیرممکن) باشد.

۵- آموزش‌های روشن و منظم ارائه دهید

بسیاری از شرکت‌ها، آموزش‌های کافی به کارکنان خود درباره سیستم مدیریت و هدف آن ارائه نمی‌کنند. با ارائه آموزش‌های منظم و روشن، اطمینان حاصل ‌کنید که همه افراد اهداف مشترکی را دنبال می‌کنند.

۶- اهداف واقع‌بینانه و قابل اندازه‌گیری تعیین کنید

یک اشتباه رایج، تعیین اهداف غیرواقع‌بینانه یا نامشخص است. اطمینان حاصل کنید که اهداف واقع‌بینانه، قابل اندازه‌گیری و مرتبط با استراتژی کلی شرکت هستند.

۷- به طور منظم فرایند را پیگیری و ارزیابی کنید

بسیاری از شرکت‌ها در پیگیری عملیات خود به طور مؤثر در طول سال مشکل دارند زیرا اغلب یک برنامه واضح مانند یک تقویم سالانه ندارند. آن‌ها در درک و تطبیق الزامات پیچیده ISO با کار روزمره خود به مشکل می‌خورند.

فراموش نکنید که برخی موارد، مانند سیاست‌ها، حداقل یک بار در سال نیاز به بازبینی دارند و برخی دیگر، مانند اهداف و برنامه‌های عملی، نیاز به پیگیری منظم‌تری دارند. بنابراین، ایجاد یک برنامه و توافق درباره آنچه که باید پیگیری شود ضروری است.

۸- با ذی‌نفعان ارتباط برقرار کنید

یک اشتباه رایج این است که ذی‌نفعان، مانند مشتریان و تأمین‌کنندگان، به خصوص کارکنان، در مورد نحوه تاثیر استانداردهای ISO بر سازمان به اندازه کافی آشنایی ندارند. با داشتن ارتباطات باز و شفاف، می‌توانید اعتماد ایجاد کرده و برند خود را هم در داخل و هم در خارج تقویت کنید. وقتی ذینفعان درک می‌کنند که شما اقداماتی انجام می‌دهید تا زندگی آن‌ها را بهتر کنید، معمولاً بهتر همکاری می‌کنند.

۹- مدیریت ریسک را با کسب‌وکار تطبیق دهید

مدیریت ریسک بخش مهمی از استانداردهای ISO است. بسیاری از شرکت‌ها ارزیابی ریسک جامع را با استفاده از تجزیه‌وتحلیل SWOT  انجام می‌دهند. این فرایند برای یافتن ریسک‌ها و فرصت‌ها در سطح استراتژیک خوب است، اما اغلب ارزیابی ریسک‌های عملیاتی را از دست می‌دهد. بنابراین، ارزیابی ریسک‌های عملیاتی با استفاده از نقشه‌های فرآیندی و درگیر کردن کارکنان در ارزیابی ریسک بسیار مهم است.

 ۱۰- تغییرات را به صورت تدریجی پیاده‌سازی کنید

تلاش برای پیاده‌سازی همه تغییرات به یکباره می‌تواند طاقت‌فرسا باشد و منجر به مقاومت کارکنان شود. با معرفی تدریجی و مستمر تغییرات، می‌توانید انتقال را آسان‌تر کرده و شانس موفقیت را افزایش دهید. همچنین به شما فرصت می‌دهد تا به طور مستمر بازخوردی از نحوه کار دریافت کنید و بتوانید آینده سیستم را به مرور زمان برای حداکثر تأثیر تطبیق دهید.

جمع‌بندی

با شخصی ‌سازی استانداردهای ایزو مطابق با نیازها و شرایط خاص هر شرکت، می‌توان به طور مؤثرتری به اهداف مدیریتی و بهبود مستمر دست یافت. این روش نه تنها بار اداری و هزینه‌های غیرضروری را کاهش می‌دهد، بلکه باعث می‌شود سیستم‌های مدیریتی به شکلی کارآمدتر و متناسب با فرآیندهای واقعی شرکت عمل کنند. با استفاده از فناوری‌های مناسب و مشارکت فعال کارکنان، شرکت‌ها می‌توانند استانداردهای ایزو را به گونه‌ای پیاده‌سازی کنند که بیشترین ارزش و بهره‌وری را برای سازمان به همراه داشته باشد.

از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟

اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.

دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.

در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.