گواهینامه IMS | ترکیب ایزو ۹۰۰۱، ۱۴۰۰۱ و ۴۵۰۰۱ با مدیریت یکپارچه

گواهینامه IMS به پیاده‌سازی یکپارچه چند سیستم مدیریتی در یک سازمان اشاره دارد؛ در بسیاری از شرکت‌ها این ساختار بر پایه سه استاندارد ISO ۹۰۰۱ برای مدیریت کیفیت، ISO ۱۴۰۰۱ برای مدیریت محیط‌زیست و ISO ۴۵۰۰۱ برای ایمنی و بهداشت شغلی شکل می‌گیرد.

هدف IMS این نیست که سه سیستم مستقل در کنار یکدیگر ایجاد شوند؛ بلکه بخش‌های مشترک آن‌ها مانند مدیریت مستندات، اهداف، ریسک‌ها، ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت تا حد امکان در یک ساختار هماهنگ اداره می‌شوند. نتیجه این رویکرد می‌تواند کاهش کارهای تکراری، کنترل ساده‌تر فرآیندها و استفاده بهتر از منابع سازمان باشد.

گواهینامه IMS چیست؟

گواهینامه IMS اصطلاحی رایج برای نشان‌دادن استقرار یک سیستم مدیریت یکپارچه در سازمان است. در مدل متداول IMS، الزامات استانداردهای ISO ۹۰۰۱، ISO ۱۴۰۰۱ و ISO ۴۵۰۰۱ در یک ساختار هماهنگ پیاده‌سازی می‌شوند تا سازمان مجبور نباشد برای موضوعات مشترک، سیستم‌ها و فرآیندهای کاملاً جداگانه ایجاد کند.

در نتیجه، سازمان همچنان باید الزامات تخصصی هر استاندارد را رعایت کند؛ اما بخش‌های مشترکی مانند کنترل اطلاعات مدون، ممیزی داخلی، اقدامات اصلاحی، تعیین اهداف و بازنگری مدیریت می‌توانند به‌صورت یکپارچه مدیریت شوند.

IMS مخفف چیست؟

IMS مخفف Integrated Management System به معنی “سیستم مدیریت یکپارچه” است. منظور از یکپارچگی این است که سازمان به‌جای اداره چند سیستم مدیریتی مستقل و موازی، الزامات مشترک آن‌ها را در یک چارچوب واحد مدیریت کند.

آیا IMS یک استاندارد مستقل ISO است؟

خیر. استاندارد مستقلی با عنوان ISO IMS وجود ندارد.  IMS یک روش برای یکپارچه‌کردن الزامات چند استاندارد سیستم مدیریتی است.

بنابراین سازمان هنگام ممیزی باید انطباق خود را با استانداردهای مشخصی مانند ISO ۹۰۰۱، ISO ۱۴۰۰۱ و ISO ۴۵۰۰۱ نشان دهد. این استانداردها می‌توانند در قالب یک سیستم و ممیزی هماهنگ بررسی شوند، اما الزامات تخصصی هرکدام همچنان اعتبار خود را حفظ می‌کنند.

این تفاوت هنگام بررسی پیشنهاد مراجع صدور نیز مهم است؛ اگر با عنوان «گواهینامه IMS» مواجه شدید، مشخص کنید دقیقاً چه استانداردهایی، با چه دامنه کاربرد و توسط چه مرجعی در فرآیند ارزیابی قرار گرفته‌اند.

گواهینامه IMS شامل چه استانداردهایی است؟

رایج‌ترین ساختار سیستم مدیریت یکپارچه شامل سه استاندارد ISO ۹۰۰۱، ISO ۱۴۰۰۱ و ISO ۴۵۰۰۱ است.

ISO 9001؛ سیستم مدیریت کیفیت

ISO 9001 استاندارد بین‌المللی سیستم مدیریت کیفیت است و به سازمان کمک می‌کند فرآیندهای خود را بهتر مدیریت کند، نیازهای مشتری را بشناسد و برای بهبود مستمر عملکرد برنامه داشته باشد.

در IMS، ISO ۹۰۰۱ معمولاً بخش مرتبط با مدیریت کیفیت، کنترل فرآیندها، ارزیابی عملکرد و رضایت مشتری را پوشش می‌دهد.

ISO 14001؛ سیستم مدیریت محیط‌زیست

ایزو ۱۴۰۰۱ شناخته‌شده‌ترین استاندارد بین‌المللی برای سیستم‌های مدیریت محیط‌زیست در سراسر جهان است. این استاندارد برای طراحی و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت زیست‌محیطی (EMS) کاربرد دارد. چارچوب و دستورالعمل‌هایی ارائه می‌دهد تا عناصر مهم موردنیاز برای موفقیت یک EMS را از دست ندهید.

سازمان در این بخش باید جنبه‌ها و پیامدهای زیست‌محیطی فعالیت خود را شناسایی کند و برای کنترل و بهبود عملکرد محیط‌زیستی برنامه داشته باشد.

ISO 45001؛ سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی

ISO ۴۵۰۰۱ استاندارد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی است و جایگزین OHSAS ۱۸۰۰۱ شده است. تمرکز این استاندارد بر شناسایی خطرات محیط کار، کاهش ریسک‌های ایمنی و بهداشت شغلی، مشارکت کارکنان و بهبود عملکرد OH&S سازمان است.

وجود ISO ۴۵۰۰۱ در IMS کمک می‌کند موضوع ایمنی کارکنان و محیط کار در کنار کیفیت و مسائل زیست‌محیطی، بخشی از سیستم مدیریتی سازمان باشد.

IMS با یکپارچه کردن این استانداردها، به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا از هم‌پوشانی فرایندها جلوگیری کرده، هزینه‌ها را کاهش داده و عملکرد کلی خود را بهبود دهند. این سیستم برای سازمان‌هایی که به دنبال ارتقای کیفیت، رعایت الزامات زیست‌محیطی و افزایش ایمنی کارکنان هستند، یک راه‌حل جامع و کارآمد ارائه می‌دهد.

مراحل اخذ گواهینامه IMS

مدت زمان دریافت IMS به چه عواملی بستگی دارد؟

برای اخذ IMS نمی‌توان یک زمان ثابت برای همه شرکت‌ها تعیین کرد. مدت اجرای پروژه به اندازه سازمان، تعداد کارکنان و سایت‌ها، دامنه فعالیت، تعداد استانداردهای موردنظر، میزان آمادگی سیستم موجود و تعداد عدم انطباق‌های شناسایی‌شده بستگی دارد.

سازمانی که قبلاً الزامات استانداردهای ISO ۹۰۰۱، ISO ۱۴۰۰۱ یا ISO ۴۵۰۰۱ را به‌درستی اجرا کرده است، معمولاً مسیر ساده‌تری برای ایجاد سیستم مدیریت یکپارچه خواهد داشت و در حدود ۲ هفته می‌تواند گواهی ims را دریافت کند.

در یک سیستم IMS واقعی چه چیزهایی یکپارچه می‌شوند؟

داشتن سه گواهینامه به‌تنهایی به معنی وجود یک سیستم مدیریت یکپارچه نیست. ارزش واقعی IMS زمانی ایجاد می‌شود که فرآیندهای مشترک استانداردها واقعاً در سطح سازمان با یکدیگر هماهنگ شوند.

در یک سیستم IMS درست، معمولاً می‌توان بخش‌هایی مانند موارد زیر را یکپارچه کرد:

• کنترل و نگهداری اطلاعات مدون
• تعیین خط‌مشی و اهداف مدیریتی
• مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها
• تعریف مسئولیت‌ها و اختیارات
• آموزش و مدیریت شایستگی کارکنان
• ممیزی داخلی
• مدیریت عدم انطباق و اقدام اصلاحی
• پایش شاخص‌ها و ارزیابی عملکرد
• بازنگری مدیریت

بااین‌حال، موضوعات تخصصی باید هویت خود را حفظ کنند. برای مثال ارزیابی جنبه‌های زیست‌محیطی در ISO ۱۴۰۰۱ با شناسایی خطرات ایمنی و بهداشت شغلی در ISO ۴۵۰۰۱ یکسان نیست؛ بنابراین «یکپارچه‌سازی» نباید به معنی ادغام غیرمنطقی همه فرم‌ها و ارزیابی‌ها باشد.

همین تفکیک میان فرآیندهای مشترک و الزامات تخصصی یکی از شاخص‌های مهم یک IMS اصولی است.

آخرین نسخه استانداردهای سیستم مدیریت یکپارچه IMS

هزینه اخذ گواهینامه IMS به چه عواملی بستگی دارد؟

هزینه اخذ IMS فقط به صدور یک مدرک محدود نمی‌شود و بسته به شرایط هر سازمان متفاوت است. مهم‌ترین عوامل اثرگذار عبارت‌اند از:

• تعداد استانداردهایی که قرار است در IMS قرار بگیرند
• تعداد کارکنان و محل‌های فعالیت سازمان
• دامنه فعالیت مورد ارزیابی
• میزان آمادگی و مستندات موجود
• نیاز یا عدم نیاز به خدمات مشاوره و آموزش
• مدت و پیچیدگی ممیزی
• مرجع صدور و نوع اعتبار موردنیاز

در حال هزینه اخذ گواهینامه ims بین ۱۴.۰۰۰.۰۰۰ تومان تا ۲۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان متغیر است.

Annex SL چه نقشی در یکپارچه‌سازی استانداردهای IMS دارد؟

یکی از دلایلی که امکان یکپارچه‌کردن استانداردهای مدیریتی ISO وجود دارد، ساختار هماهنگ این استانداردها است.

Annex SL و ساختار هماهنگ استانداردهای سیستم مدیریتی باعث شده‌اند بسیاری از استانداردها دارای ترتیب بندها، مفاهیم و الزامات پایه مشترک باشند. موضوعاتی مانند:

• زمینه سازمان
• رهبری
• برنامه‌ریزی
• پشتیبانی
• عملیات
• ارزیابی عملکرد
• بهبود

در استانداردهای مدیریتی مختلف با ساختاری هماهنگ مطرح می‌شوند.

این شباهت ساختاری کمک می‌کند سازمان به‌جای ایجاد چند سیستم موازی، یک سیستم مدیریتی واحد طراحی کند که بتواند الزامات چند استاندارد را هم‌زمان پوشش دهد.

نقش چرخه PDCA در IMS

در پیاده‌سازی همه سیستم‌های مدیریتی از چرخه بهبود مستمر PDCA یا چرخه دمینگ استفاده می‌شود.

این چرخه شامل چهار مرحله است:

• Plan: برنامه‌ریزی
• Do: اجرا
• Check: ارزیابی و بررسی
• Act: اقدام برای اصلاح و بهبود

به همین دلیل، اهداف، برنامه‌ها، پایش عملکرد، اقدامات اصلاحی و بهبود مستمر را می‌توان در IMS با دیدگاهی هماهنگ مدیریت کرد.

شرایط اخذ گواهینامه IMS چیست؟

برای دریافت گواهینامه IMS، صرف تهیه چند فرم یا دستورالعمل کافی نیست. سیستم مدیریتی باید متناسب با فعالیت واقعی سازمان طراحی و اجرا شده باشد و شواهد اجرای آن در ممیزی قابل ارائه باشد.

مهم‌ترین پیش‌نیازها عبارت‌اند از:

1. مشخص‌شدن دامنه یا Scope سیستم مدیریت
2. انتخاب استانداردهای موردنیاز سازمان
3. شناسایی فرآیندها و مسئولیت‌های سازمان
4. بررسی الزامات قانونی و قراردادی مرتبط
5. تدوین اطلاعات مدون موردنیاز
6. آموزش افراد مرتبط
7. اجرای الزامات در فرآیندهای واقعی سازمان
8. انجام ممیزی داخلی
9. انجام بازنگری مدیریت
10. اصلاح عدم انطباق‌های شناسایی‌شده پیش از ممیزی صدور

این موارد باید متناسب با اندازه، فعالیت و پیچیدگی سازمان طراحی شوند؛ بنابراین حجم مستندات و نحوه اجرای IMS در یک شرکت کوچک الزاماً مشابه یک کارخانه یا مجموعه چندسایتی نیست.

مزایای اخذ گواهینامه IMS برای شرکت‌ها

مهم‌ترین مزیت IMS این است که سازمان مجبور نیست فرآیندهای مشترک سه سیستم مدیریتی را چند بار و به شکل جداگانه انجام دهد.

پیاده‌سازی گواهینامه IMS کارایی را از طریق ساده‌سازی فرایندها و اسناد افزایش می‌دهد. سیستم مدیریت یکپارچه فرایند‌های تکراری را حذف می‌کند، عملکرد سیستم را بهبود می‌بخشد و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.

کاهش فرآیندهای تکراری

کنترل اسناد، ممیزی داخلی، اقدامات اصلاحی، پایش عملکرد و بازنگری مدیریت در استانداردهای مختلف نقاط مشترک زیادی دارند. IMS امکان می‌دهد این فعالیت‌ها تا حد منطقی در یک ساختار هماهنگ مدیریت شوند.

نظارت ساده و متمرکز

گرفتن گواهینامه IMS به تحقق شفافیت در مجموعه کمک می‌کند و کنترل همزمان و دقیق فرایندها و رویه‌های مختلف را ممکن می‌سازد.

هماهنگی بهتر بین واحدهای سازمان

وقتی کیفیت، محیط‌زیست و ایمنی در سه سیستم کاملاً جداگانه مدیریت شوند، احتمال ایجاد رویه‌ها و اهداف متناقض افزایش پیدا می‌کند. IMS کمک می‌کند واحدهای مختلف بر اساس خط‌مشی و اهداف هماهنگ‌تری فعالیت کنند.

استفاده بهینه از منابع

یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت با صرفه‌جویی در منابع انسانی، زمان و هزینه‌ها، به سازمان شما سود می‌رساند و با کنار گذاشتن داده‌های کم‌اهمیت و بررسی اسناد مهم‌تر، امکان نظارت دقیق‌تر بر فرایندهای مهم را فراهم می‌کند.

آمادگی بهتر برای ممیزی

وقتی سیستم به‌درستی یکپارچه شده باشد، بخشی از ممیزی‌های استانداردهای مختلف نیز می‌تواند به شکل هماهنگ برنامه‌ریزی شود. در نتیجه سازمان به‌جای آماده‌سازی چندباره برای موضوعات مشترک، یک سیستم منسجم برای ارائه شواهد و سوابق خواهد داشت.

اعتبار گواهینامه IMS را چگونه بررسی کنیم؟

پیش از دریافت گواهینامه IMS، اعتبار مدرک را فقط از روی لوگو یا ظاهر گواهی ارزیابی نکنید. حداقل موارد زیر باید بررسی شوند:

1. نام دقیق استانداردهای درج‌شده روی گواهینامه
2. سال و نسخه استانداردها
3. نام مرجع صدور یا Certification Body
4. دامنه یا Scope گواهینامه
5. نام سازمان دارنده گواهینامه
6. شماره گواهینامه
7. تاریخ صدور و وضعیت اعتبار
8. امکان استعلام گواهینامه
9. مشخصات نهاد اعتباردهنده، در صورتی که گواهی تحت اعتبار صادر شده باشد

به Scope توجه ویژه داشته باشید. دامنه درج‌شده روی گواهینامه باید با فعالیت واقعی شرکت و نیازی که برای آن IMS دریافت می‌کنید هم‌خوانی داشته باشد.

مراجع صادرکننده گواهینامه IMS

گواهینامه‌های استانداردهای مدیریتی توسط Certification Body یا مرجع صدور گواهینامه صادر می‌شوند. در گواهی‌های تحت اعتبار، Certification Body نیز توسط یک Accreditation Body یا نهاد اعتباردهنده ارزیابی شده است.

برای انتخاب مرجع صدور، بهتر است سه موضوع را جداگانه بررسی کنید:

• آیا مرجع صدور برای استاندارد موردنظر صلاحیت دارد؟
• آیا گواهینامه امکان استعلام دارد؟
• آیا نوع اعتبار آن برای مشتری، کارفرما یا مناقصه شما قابل قبول است؟

بنابراین نباید همه گواهینامه‌ها را صرفاً با عبارت «بین‌المللی» یکسان در نظر گرفت. ملاک انتخاب باید نوع اعتبار موردنیاز، امکان استعلام و پذیرش گواهی توسط کارفرما یا بازار هدف شما باشد.

آیا اخذ IMS برای کسب‌وکار شما مناسب است؟

IMS بیشترین ارزش را برای سازمانی ایجاد می‌کند که واقعاً به بیش از یک سیستم مدیریتی نیاز داشته باشد.

برای مثال اگر یک مجموعه تولیدی علاوه بر کنترل کیفیت، با موضوعات مهم زیست‌محیطی و خطرات ایمنی کارکنان مواجه است، اجرای سه سیستم کاملاً مستقل می‌تواند باعث ایجاد مستندات و فرآیندهای موازی شود. IMS در چنین شرایطی امکان مدیریت هماهنگ‌تر این حوزه‌ها را فراهم می‌کند.

این سیستم به‌خصوص برای مجموعه‌های زیر می‌تواند مفید باشد:

• شرکت‌های تولیدی و صنعتی
• پیمانکاران پروژه‌های عمرانی و صنعتی
• شرکت‌های نفت، گاز و پتروشیمی
• مجموعه‌های مهندسی و EPC
• سازمان‌های دارای الزامات قراردادی یا مناقصه‌ای
• شرکت‌هایی که هم‌زمان ISO ۹۰۰۱، ISO ۱۴۰۰۱ و ISO ۴۵۰۰۱ را اجرا می‌کنند

اما اگر یک سازمان فقط به یک استاندارد مشخص نیاز دارد، ایجاد IMS صرفاً برای داشتن عنوان «سیستم مدیریت یکپارچه» الزاماً ارزش افزوده‌ای ایجاد نمی‌کند.

چالش‌ها و راهکار‌های اخذ استاندارد IMS

پیاده‌سازی سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) که ترکیبی از چندین سیستم مدیریتی است، می‌تواند چالش‌هایی را به همراه داشته باشد. برخی از چالش‌ها و راهکارهای مرتبط با پیاده‌سازی IMS عبارت‌اند از:

چالش‌ها:

1. مقاومت در برابر تغییر: کارکنان و مدیریت ممکن است به تغییرات در سیستم‌های کاری و فرایندها مقاوم باشند و این مقاومت می‌تواند مانع پیاده‌سازی مؤثر IMS شود.
2. هماهنگی فرایندها: ادغام سیستم‌های مختلف مدیریتی با هم ممکن است پیچیده باشد، به‌ویژه زمانی که هر سیستم نیاز به مستندات، ممیزی و فرایندهای خاص خود دارد.
3. هزینه‌های اولیه: هزینه‌های مربوط به آموزش، مشاوره و تغییرات فرایندها می‌تواند برای سازمان‌ها سنگین باشد.
4. مدیریت منابع: تخصیص منابع کافی برای اجرای صحیح سیستم یکپارچه ممکن است برای برخی سازمان‌ها دشوار باشد.
5. عدم آگاهی و آموزش کافی: نداشتن آگاهی کافی از الزامات هر سیستم مدیریتی و عدم آموزش مناسب کارکنان می‌تواند فرایند پیاده‌سازی را به چالش بکشد.

راهکارها:

1. آموزش و فرهنگ‌سازی: آموزش مستمر کارکنان و مدیریت برای ایجاد درک مشترک از اهمیت IMS و منافع آن، می‌تواند مقاومت در برابر تغییر را کاهش دهد.
2. برنامه‌ریزی دقیق و گام‌به‌گام: پیاده‌سازی IMS باید به طور گام‌به‌گام و با برنامه‌ریزی دقیق انجام شود تا فرایندهای مختلف به‌درستی هماهنگ شوند.
3. استفاده از مشاوران خبره: همکاری با مشاوران باتجربه در زمینه پیاده‌سازی IMS می‌تواند به تسهیل فرایند کمک کرده و از اشتباهات پرهزینه جلوگیری کند.
4. تخصیص منابع کافی: تخصیص منابع انسانی و مالی کافی از سوی مدیریت عالی برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز IMS ضروری است.
5. ایجاد سیستم نظارت و بازخورد: ارزیابی منظم عملکرد سیستم یکپارچه و بازخورد مستمر از کارکنان، به بهبود مستمر و اصلاح فرایندها کمک می‌کند.

جمع‌بندی

تمام سیستم‌های مدیریتی را برای کارآمد کردن سازمان، برآورده‌کردن نیازهای مشتری و حمایت از منافع ذی‌نفعان به کار می‌برند. جنبه‌های مشترک بسیاری در این استانداردهای مدیریتی تعریف کرده‌اند؛ بنابراین با اخذ و پیاده‌سازی جداگانه این استانداردها منجر به فرایندهای تکراری و اتلاف وقت و منابع سازمان شما می‌شوید. یک IMS موفق، زحمت و کار غیرضروری سیستم‌های مدیریتی متعدد را کاهش می‌دهد.

سوالات متداول

در این مقاله بررسی کردیم که گواهینامه IMS، به سازمان‌ها و شرکت‌هایی اعطا می‌شود که استانداردهای مدیریت یکپارچه را در سازمان خود پیاده کرده و تطبیق داده‌اند. این گواهی نشان می‌دهد که سازمان مورد مرور و ارزیابی قرار گرفته است و فرآیندهای مدیریتی آن با استانداردهای IMS سازگار است. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:

از کجا گواهینامه IMS بگیریم؟

اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF  یا ASCB  صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.

دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.

در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.