کانبان یک سیستم مدیریتی تصویری است که به تیم‌ها کمک می‌کند فرآیندهای کاری خود را بهینه‌تر کنند، وظایف را به صورت چشم‌گیری نمایش دهند و به بهبود بهره‌وری بپردازند. برخلاف روش‌های سنتی مدیریت پروژه، kanban بر تحویل مداوم و بهبود‌های گام‌به‌گام تأکید دارد. در این مقاله با ما همراه باشید تا با اصول این روش و کاربردهای آن آشنا شویم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
کانبان چیست؟
در دنیای امروز که سرعت و انعطاف در کاربردهای مختلف اجتناب‌ناپذیر است، بهبود کارآیی و انعطاف‌پذیری امور امری حیاتی محسوب می‌شود. روش مدیریت پروژه و بهینه‌سازی جریان کار یا کانبان، اصطلاحی است که در حال حاضر در سطوح گوناگون و وسیعی از صنایع جهانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
کانبان، نه تنها یک سیستم مدیریت پروژه، بلکه یک رویکرد بهینه‌سازی جریان کار نیز محسوب می‌شود. این مفهوم، به وسیله کلمه ژاپنی kanban که به معنای نشانه تصویری است، مطرح شده و اصول آن به مرور زمان در دسته‌ها و صنایع گوناگون به کار گرفته شده است.
زمینه تاریخی
ریشه‌های کانبان به سیستم تولید تویوتا در دهه ۱۹۴۰ برمی‌گردد، جایی که این روش ابتدا برای بهینه‌سازی فرآیندهای تولید به‌کار گرفته شد. با گذر زمان، اصول آن به‌طور گسترده‌تری در سایر صنایع مانند فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه و حتی بهداشت و درمان استفاده شده است.
اهمیت کانبان در جریان‌های کاری معاصر
در محیط‌های کاری پویا امروزی که سازگاری و واکنش‌پذیری امور اساسی است، kanban یک چارچوب انعطاف‌پذیر فراهم می‌کند که به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا به اولویت‌های متغیر به‌سرعت واکنش نشان دهند. سادگی و تأکید بر تصویرسازی کار، این روش را به یک گزینه محبوب برای سازمان‌هایی تبدیل می‌کند که به دنبال راهکارهای مدیریت پروژه کارآمد هستند.
اصول اساسی کانبان
kanban به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که با انعطاف و بهبود مداوم، به چالش‌ها پاسخ دهند و پروژه‌ها را با کیفیت بالاتری اجرا کنند. اصول اساسی کانبان عبارت‌اند از:
- تصویرسازی جریان کار
- ایجاد محدودیت در حالت‌های پیش‌رو
- مدیریت جریان
- صدور سیاست‌های فرآیند
- اجرای حلقه‌های بازخورد
در ادامه هر یک از این اصول را بررسی می‌کنیم.
تصویرسازی جریان کار
یکی از اصول اساسی این تکنیک، تصویرسازی جریان کار است. با ایجاد نمایش تصویری از وظایف بر روی تخته، تیم‌ها به دیدگاه در مورد وضعیت هر کار دست پیدا می‌کنند که شفافیت و مسئولیت‌پذیری را ترویج می‌کند.
ایجاد محدودیت در حالت‌های پیش‌رو
از محدود کردن تعداد وظایف در حال انجام در هر لحظه حمایت می‌کند. این اقدام جلوی احساس فشار و شلوغی به تیم‌ها را می‌گیرد و اطمینان حاصل می‌شود که هر کار از توجه مستقلی برخوردار باشد که به جریان کاری بی‌مشکل منجر می‌شود.
مدیریت جریان
جریان مؤثر از اهمیت بالایی در کانبان برخوردار است. با شناسایی و حذف گلوگاه‌ها، تیم‌ها می‌توانند جابجایی وظایف را بهینه‌سازی کنند، که به تحویل سریع‌تر و قابل پیش‌بینی‌تر منجر می‌شود.
صدور سیاست‌های فرآیند
ارتباط واضح یکی دیگر از اصول اساسی است. صدور صریح سیاست‌های فرآیند اطمینان می‌دهد که همه اعضا تیم چگونگی حرکت وظایف از طریق جریان کار را می‌فهمند که احتمال ابهام یا خطا را کاهش می‌دهد.
اجرای حلقه‌های بازخورد
اجرای حلقه‌های بازخورد نیز به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که به طور منظم فرآیندهای خود را بررسی و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنند و تغییرات لازم را اعمال کنند.
نحوه استفاده از کانبان
این شیوه ساده، تیم را به سمت یک مدیریت پروژه انعطاف‌پذیر و شفاف هدایت می‌کند تا از مزایای بهبود مستمر در اجرای پروژه‌ها بهره‌مند شوند. مراحل پیاده‌سازی تکنیک کانبان عبارت‌اند از:
- ایجاد تخته کانبان
- تعیین مراحل جریان کار
- اختصاص وظایف
- استفاده از شناورها برای سازماندهی بهتر
در ادامه با مراحل پیاده‌سازی این تکنیک آشنا می‌شویم.
ایجاد تخته کانبان
ایجاد یک تخته اولین گام در پیاده‌سازی این تکنیک است. این تخته ممکن است فیزیکی یا دیجیتال باشد و به عنوان یک نمایش تصویری از جریان کار عمل کند، که ستون‌های مختلفی را به ترتیب مراحل مختلف فرآیند نمایش می‌دهد.
تعیین مراحل جریان کار
شناسایی و تعریف مراحل جریان کار بر تخته کانبان برای حفظ وضوح حیاتی است. مراحل معمول شامل «انجام نشده»، «در حال اجرا» و «انجام شده» هستند، اما مراحل خاص ممکن است بسته به ماهیت کار تغییر کنند.
اختصاص وظایف
هر وظیفه یا مورد کاری با یک کارت روی تخته نمایان می‌شود. اختصاص وظایف به اعضای تیم اطمینان می‌دهد که مسئولیت‌ها روشن است و هر کس می‌داند چه کاری را باید انجام دهد.
استفاده از شناورها برای سازماندهی بهتر
شناورها دسته‌های افقی در تخته کانبان هستند که می‌توانند بر اساس معیارهای مختلفی مانند اولویت، فاز پروژه یا عضو تیم دسته‌بندی شوند. این امکان به سازماندهی بهتر و مدیریت جریان‌های کاری پیچیده‌تر کمک می‌کند.
مزایای استفاده از kanban
مزایای استفاده از تکنیک کانبان در کسب‌وکار شامل موارد زیر است:
- افزایش کارآیی: با محدود کردن وظایف در حال انجام و تمرکز بر بهینه‌سازی جریان کار، موجب افزایش کارآیی می‌شود.
- ارتقاء ارتباطات: به دلیل نمای بصری کانبان، اعضای تیم به سرعت وضعیت وظایف را مشاهده کرده و امکان همکاری و هماهنگی را راحت‌تر می‌کند.
- انعطاف بیشتر: تیم‌ها می‌توانند به تغییرات اولویت‌ها بدون اختلال در جریان کار سریعاً پاسخ دهند که به خصوص برای پروژه‌های پویا مناسب است.
- بهبود مداوم: حلقه‌های بازخورد منظم، فرصت‌هایی برای بهبود فرآیندها ایجاد می‌کنند و در طول زمان به نتایج بهتری منجر می‌شود.
کانبان در صنایع مختلف
kanban به عنوان یک ابزار قدرتمند برای مدیریت پروژه‌های پیچیده شناخته می‌شود. این روش مدیریت پروژه و بهینه‌سازی جریان کار، در صنایع مختلف به کار گرفته می‌شود. مهم‌ترین نکته برای استفاده از آن در هر صنعتی، انعطاف بالا و قابل تنظیم بودن آن با نیازهای خاص هر سازمان است. این رویکرد، با توجه به چالش‌ها و نیازهای مختلف، در هر حوزه‌ای می‌تواند به بهبود کارایی و کیفیت خدمات منجر گردد. به عنوان مثال:
- در صنعت فناوری اطلاعات و توسعه نرم‌افزار: با استفاده از تخته کانبان، تیم‌ها می‌توانند به‌صورت واضح و دقیق وضعیت وظایف را مشاهده کرده و با اجرای حلقه‌های بازخورد، به بهبود مستمر فرآیندها بپردازند.
- در صنعت تولید و توزیع: با بهینه‌سازی زنجیره تأمین و مدیریت انبار، به تدریج به کاهش زمان تحویل محصولات، بهبود ارتباطات با تأمین‌کنندگان و افزایش بهره‌وری در فرآیند تولید منجر می‌شود.
- در حوزه خدمات مشتریان: با تصویرسازی جریان کار و اختصاص وظایف، تیم‌ها قادر به ارائه خدمات با کیفیت و به موقع به مشتریان و بهبود تعاملات می‌شوند.
- در مجموعه مالی و حسابداری: کمک می‌کند تا فرآیندهای مالی و موازنه وظایف حسابداری به دقت مدیریت شده و اطلاعات مالی به‌روز و دقیق باقی بمانند.
جمع‌بندی
در نهایت، کانبان به‌عنوان یک فلسفه بهینه‌سازی جریان کار و یک روش مدیریت پروژه، در صنایع مختلف بازده و کارآیی بالایی از خود نشان داده است. این رویکرد با تأکید بر تصویرسازی جریان کار، محدودیت در حالت‌های پیش‌رو و اجرای حلقه‌های بازخورد، تیم‌ها را قادر به بهبود مداوم و بهینه‌سازی فرآیندها می‌سازد. از صنایع فناوری اطلاعات و توسعه نرم‌افزار گرفته تا صنایع تولید و خدمات، kanban به عنوان یک ابزار چند منظوره، به تیم‌ها کمک می‌کند تا با چالش‌ها مواجهه کرده و پروژه‌ها را با کیفیت بالا و در زمان مناسب به اتمام برسانند.
سوالات متداول
در این مقاله بررسی کردیم که kanban به عنوان یک ابزار قدرتمند و جامع، در ایجاد تغییر و بهبود در سازمان‌های مختلف نقش بسیار موثری ایفا می‌کند. بهبود مستمر، انعطاف‌پذیری و افزایش تعاملات داخلی و خارجی از مزایای این رویکرد جهت بهبود عملکرد و توسعه‌ی پایدار سازمان‌ها محسوب می‌شود. در ادامه به برخی سوالات متداول در این باره پاسخ می‌دهیم:
خیر، نیازی به تجهیزات پیچیده نیست. می‌توانید یک تخته فیزیکی یا برد دیجیتال برای نمایش وظایف استفاده کنید. ابزارهای آنلاین و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه kanban نیز وجود دارند.
برای آموزش تیم، می‌توانید یک جلسه آموزشی ترتیب دهید و اصول اساسی کانبان را معرفی کنید. همچنین، مثال‌های عملی از استفاده از این تکنیک در پروژه‌های مشابه را به اشتراک بگذارید.
بله، به عنوان یک فلسفه مدیریت پروژه، برای پروژه‌های طولانی‌مدت نیز مناسب است. با استفاده از اصول اساسی این روش می‌توانید بهبود مستمر را در طول دوره‌های زمانی طولانی نیز حفظ کنید.
از کجا گواهینامه ایزو بگیریم؟
اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF یا ASCB صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود.
دومین نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که برای دریافت خدمات مشاوره یا صدور باید به دفتری مراجعه کنید که دارای پروانه و مجوز رسمی دولتی در آن حیطه باشد تا امکان پیگیری و استیفای حقوق در صورت بروز هر گونه مشکل برای شما محفوظ بماند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید.
